התשובות לשאלה כיצד ניתן לקצץ באופן הנכון ביותר בהוצאות בארגון תלויות במבנה הארגון ובתרבות הארגונית השולטת. מנהלים מסוימים יעדיפו לפטר עובדים, אחרים ידרשו, לפחות בשלב הראשון, לקצץ משכורות בכירים כדי להוכיח מחויבות לעניין.
במקומות אחרים ילכו על קיצוץ פרוגרסיווי (יותר מבעלי המשכורות הגבוהות, פחות מבעלי המשכורות הנמוכות) ואחרים יעדיפו קיצוץ רוחבי כולל. במקביל לפתרונות הדרמטיים, הכוללים גם את הצד ההוני של החברה (מחזור הלוואות ואשראי), ניתן להדק את החגורה בעוד לא מעט דרכים. בעיקרון, ראוי לעבור על כל תחום שבו פועלת החברה ולבדוק בעזרת זכוכית מגדלת וירטואלית כיצד ניתן לעגל את הפינות. בחלק מן המקרים הקיצוץ הוא מינימלי, אבל כבר אמרו חכמים שגם המסע הארוך ביותר מתחיל בצעד ראשון.
1. בדקו את צי הרכב: ודאו כי כל המכוניות מנוצלות ואף אחת לא עומדת כאבן שאין לה הופכין, בדקו את הסדרי הליסינג כדי לראות אם ניתן להוזיל משמעותית את המחירים על ידי מעבר לסוג רכב אחר. במקביל, כדאי לשקול העברת עובדים לתדלוק עצמי. לכאורה, מדובר בחיסכון פעוט לכל תדלוק, אלא שהוא מצטבר לחיסכון גדול. בדקו גם אם ניתן להורות לעובדים לא לנסוע לבד הלוך וחזור מן העבודה. יצירת צוותי הסעה טובה גם לקיצוץ וגם לזיהום האוויר. בדקו את הסדרי החנייה - האם ניתן ללחוץ על בעלי החניון להוזיל תעריפים? האם ניתן לחייב את העובדים בסכום סמלי בעבור החנייה?
2. עברו למחלקת תיירים: תקופת השגשוג נגמרה לעת עתה. זה הזמן לשקול לבטל את הנוהג לטוס במחלקת עסקים ולעבור למחלקת תיירים. ההבדלים במחיר יכולים להגיע לכמה אלפי דולרים לכרטיס. בנוסף, רצוי לבדוק היטב את נחיצותה של כל נסיעה וכן הסדרים שנחתמו בעבר עם סוכני נסיעות חיצוניים.
3. החליפו מלונות: קשה לפגוע בתנאיו של עובד שיוצא לחו"ל בשליחותכם, בעיקר אם מדובר במקומות רחוקים, אבל זה הזמן לבדוק את מחירי המלונות ולחפש זולים יותר. בחברות רבות נהנו עובדים מחדרים פרטיים גם אם לנסיעה יצא יותר מאדם אחד. זה הזמן להפסיק את הנוהג.
4. צמצמו משמרות: בדקו את מספר המשמרות במפעל שלכם. האם כולן נחוצות? האם ניתן לוותר על משמרת אחת ביום או אולי לקצר משמרות? האם המפעל חייב לעבוד גם בשעות שבהן התשלום כפול כמו לילות וסופי שבוע? האם כוח האדם אכן יעיל או שמא נוצרה במהלך השנים סוג של אבטלה סמויה וניתן לקצץ מעט במספרי העובדים על פס הייצור?
5. צמצמו את הוצאות המזון והכיבוד: האם ניתן לקצץ במותרות בלי לפגוע בהענקת ארוחה מזינה לעובדים? בדקו אם ניתן לחייב מעט בתשלום בעבור כל ארוחה. זה הזמן לבדוק גם את תקציב מטבח העובדים או פינת הקפה. נכון שבימי טרום המשבר כלל המטבח מטעמים שונים ומגוונים, אלא שזה הזמן לצמצם את עשרות סוגי התה והקפה, המאפים ומטעמי הבריאות. בחברות רבות עלה ההיצע של המטבח על הביקוש וזה הזמן לחזור לפרופורציות.
6. בדקו את מספר ימי החופש: אם נותרו לעובדים ימי חופש עד סוף השנה הנוכחית - שקלו לדחותם. ניתן לעשות זאת על ידי הודעה מראש כי לא יאושרו ימי חופש בתקופה הקרובה, אלא אם אושרו טרם ניתנה ההודעה. ימי החופש שנידחו יצטברו לשנה הבאה. במקביל, אם כמות העבודה קטנה ניתן להוציא עובדים לחופשה מרוכזת בת שבוע או יותר על ידי הודעה בכתב שבועיים מראש. הוראות מסוג זה עלולות ליצור התמרמרות גדולה בקרב עובדים - תנו אותן בחוכמה וגלו התחשבות במקרים חריגים.
7. גבו תשלום סמלי בחדר הכושר: חדר כושר הוא מקום מצוין לפרוק בו אגרסיות. כמה חברות כבר הבינו כי מדובר בשירות שלא חייב להינתן לגמרי בחינם, וכי סכום סמלי בן מספר שקלים לשימוש לא יפגע במשכורתו של איש. אם אתם מממנים מדריך צמוד בחדר ניתן לקצץ את שעות הפעילות או להגבילן.
לכייף, לא לבזבז
8. שקלו מחדש את ה"פינוקים": שירותי פינוק מסובסדים כמו כביסה, סדנאות לשמירה על משקל או גמילה מעישון ואפילו מפגש עם פסיכולוג כדאי לתת כיום במחיר מלא. בדקו אם ניתן להפסיק פעילות של מדריכים חיצוניים ואם ניתן להחליפם בעובדים מקצועיים ובעלי רצון טוב. אולי מי מבין עובדיך הוא גם מדריך יוגה בזמנו החופשי, וישמח לתת סדנאות ללא תשלום לעובדים?
9. בדקו אפשרות להפסיק הטבות: בדקו אם ניתן להפסיק הטבות כמו תשלום עבור ספרות מקצועית או ביגוד שאינו מדי עבודה. לעתים מהוות הטבות אלה חלק נכבד ממשכורתו של העובד, שאכן תיפגע, אך זה בוודאי עדיף על פיטוריו. כל זמן שלא מדובר בפגיעה בזכויות הסוציאליות של העובד יכול המנהל להחליט על ביטול הטבות אלה באופן מיידי.
10. בדקו את צריכת הנייר בארגון: אם עד היום לא נתתם הוראה להדפיס על כל נייר משני צדדיו - זה הזמן. דרשו מהעובדים להמעיט ככל האפשר בהדפסות, אלא אם אין כל ברירה אחרת. אל תהססו לקנוס עובד אם עשה שימוש מיותר בהדפסות. אחת הדרכים לצמצם היא להפחית את מספר המדפסות בארגון. התור שיכול להיווצר ליד המדפסת יכול להוות תמריץ שלילי לשימוש בה. גם יערות הגשם יודו לכם.
11. חסכו בהדפסות: האם באמת נדרשות כמה מדפסות צבעוניות או שמא הדפסה מינימלית בשחור-לבן תספק? בדקו האם ניתן לעשות מילוי מחדש של מכלי הדיו במקום קניית חדשים. בדקו מה יותר זול - קניית מדפסת חדשה או תיקונה.
12. שקלו מחדש סבסוד הוצאות תקשורת: סיבסדתם הוצאות תקשורת וטכנולוגיות שונות? זה הזמן לעצור. אם השתתפתם במימון מחשבים ניידים פרטיים, קווי אינטרנט ביתיים שאין בהם שימוש לצורכי עבודה או קווי טלפון שלא ברור לחלוטין שהם לצורכי המשרד - הפסיקו את המימון. במקביל, דרשו מהעובדים להתקין קווים זולים יותר מקווי בזק הרגילים וממנו רק אותם.
13. הגבילו את השימוש בכרטיסי האשראי של החברה: אמנם מעטים הם האנשים הנושאים אותם, אך לעתים ההוצאות שם גבוהות במיוחד. במקביל, צמצמו הוצאות אש"ל למינימום הכרחי, דרשו חשבוניות וודאו כי אין חריגה. צמצמו גם את היקף הוצאות האירוח.
14. בדקו את הסדרי הניקיון בחברה: סביבת העבודה חייבת להיות נקייה ואסתטית, אך ייתכן שניתן לקצץ מעט בתדירות הניקיון מבלי שהעובד או המשרד ייפגע.
15. בדקו את חשבונות הסלולר: אם הארגון משתמש בשתי חברות סלולר, כדאי לבדוק אם ניתן לנצל את התחרות לפתיחת הסכמים ובדיקתם המחודשת. הגבילו שימוש עובדים בסלולר ועודדו אותם להשתמש בקווים נייחים. זה זול ובעיקר בריא יותר. ודאו כי העובדים יודעים מה היקף השימוש האישי שלהם ואם חרגו - בכמה. חייבו עובדים שחרגו ללא סיבה טובה.
16. מנעו בזבוז בחשמל: בדקו חשבונות חשמל - האם המחשבים מכובים כולם בתום יום עבודה? האם ניתן לקצץ באורות הדולקים בכל מקום בבניין בשעות הערב? בניינים רבים מוארים חיצונית גם בשעות הלילה. בדקו האם מדובר בעניין בטיחותי ונחוץ או בעניין אסתטי-תדמיתי שעליו ניתן לוותר בימים אלה.
17. קראו את ההסכם עם חברת השמירה: ייתכן שזה הזמן ללחוץ על הוזלת תעריפים או מעבר לחברה אחרת. בדקו אם אתם זקוקים לכל השירותים שמציעה החברה או שמא ניתן לרדת לשירות מינימלי בלי שהדבר יפגע בביטחון העובדים או הציוד.
18. בחנו את ישיבות הדירקטוריון: ישיבות דירקטוריון עולות כסף. מחד, חברי הדירקטוריון חשובים כיום במיוחד, מאידך כדאי לבדוק כיצד הם נרתמים לקיצוץ בהוצאות. בדקו אם ניתן לקבל את הסכמתם לתשלום מופחת או להפסקתו לפרק זמן מסוים. בדקו אם ניתן להחליף חלק מן הישיבות בשיחות ועידה למיניהן.
19. אל תפסיקו פעילויות כיף: אל תפסיקו פעילות רווחה כמו ימי כיף או גיבוש, אבל בהחלט אפשר לקצץ אותה. טיול של יום אחד במקום יומיים יכול לספק את אותו אפקט. בדקו אם אתם באמת זקוק לגורם חיצוני לארגון הפעילות. ייתכן שעובדיכם בעלי התושייה יחשבו על פעילויות לא פחות מעניינות אך הרבה יותר זולות, ואף ישמחו להוציא אותן לפועל.
20. בדקו את שירותי החינם ללקוחות: אם עד היום נתתם קו 800-1 לפניות, אולי כדאי להחליפו בקו אחר. אולי ניתן לבקש תשלום סמלי בעבור חשבוניות שאינן ניתנות דרך האינטרנט. זה הזמן לחזור לשירותי הליבה שלכם. בדקו אם במסגרת המרדף על לב הלקוח הענקתם בעבר דברים שכיום קשה יותר לתת.