עסקים קטנים - הונאות גדולות

עיתות משבר גורמות לעובדים לבחון דרכים יצירתיות להגדלת הכנסותיהם, לעיתים תוך ביצוע פעולות בלתי חוקיות בעסק כגון גניבות, מעילות והונאות. הניסיון מלמד כי מרבית העסקים פועלים לצמצום החשיפות רק לאחר שהסוסים ברחו מהאורווה.

רבים נוטים לחשוב כי בעסקים גדולים מתבצעות הונאות גדולות בעוד בעסקים קטנים מתרחשות הונאות קטנות. עם זאת, מחקרים שנערכו בארץ ובעולם מצביעים כי במרבית המקרים ההיפך הוא הנכון: היקף המעילות ביחס להיקף פעילותם הכספית, גדול בהרבה בעסקים קטנים לעומת העסקים הגדולים. יתרה מזאת, ניתן לציין כי האפשרות לבצע מעילה בעסק קטן גדולה יותר מהאפשרות בעסק גדול - מנהל חשבונות ראשי בעסק קטן יכול למעול בהיקפים גדולים יחסית לפעילות הארגון ללא איתור מוקדם על ידי בעלי העסק.

ההסבר לתופעה זו נובע משלוש סיבות עיקריות: ראשית, חוסר יכולת או רצון להקצות תקציב לביצוע בקרות נאותות על פעילות הארגון. שנית, חוסר מודעות מספיק לסיכונים שעלולים להיגרם כתוצאה מפעילות כאמור. ושלישית חשש כי פעילות המניעה תפגע בצביון המשפחתי של הארגון. שלוש הסיבות הללו ביחד יוצרות כר פורה לפעילות מועלים המנצלים עד תום מצב זה לביצוע מעילות.

מניעת מעילות בעסקים קטנים מבוססת על הגברת הבקרה בתוך האירגון ושיפור ההרתעה. את רוב הצעדים אשר יספקו את אלה, ניתן ליישם גם ללא השקעה כספית גדולה או ארגון מחדש של העסק:

בצעו הפרדת תפקידים - אחת מנקודות החולשה של עסקים קטנים היא הפרדת תפקידים לא נאותה: העובדה שבעסק מספר קטן של עובדים יותר לעיתים קרובות מצב בו אותה עובד מבצע שורה של פעולות החושפות את הארגון למעילות לדוגמא: עובד שמקבל שקים מלקוחות, רושם אותם בספרים ואחראי על ההתאמה עם הלקוח. למרות הבעייתיות בעסקים קטנים הרי שניתן לפתור בעיות אלו לא באמצעות הגדלת כוח האדם בעסק אלה על ידי שינוי הפעולות המבוצעות על ידי העובדים הקיימים והפרדת הפעולות בצורה טובה יותר בין העובדים. במידה ולא ניתן לפתור את חלוקת התפקידים בין העובדים הרי שיש להעביר פעולות רגישות כגון קבלת כספים מלקוחות או ביצוע תשלומים לבעלי העסק. פתרון אחר יכול להיות על ידי ביצוע בדיקות מדגמיות על הפעולות המבוצעות.

הקפידו להוציא העובדים לחופשה – מעילות רבות מתגלות כאשר העובד המועל יוצא לחופשה. עובדים שמבצעים מעילות נוטים שלא להעדר ממקום העבודה מתוך חשש אמיתי שלא יוכלו לתת הסברים לשאלות הנשאלות בעסק או מחשש שמישהו אחר יבצע פעולות בתחום פעילותם שעלול להביא לגילוי המעילה. הקפדה על מדיניות חופשות בעסק חיונית לא רק להיותכם מעסיקים טובים ומתחשבים אלא גם לסדר הטוב ולמניעת אי-סדרים.

בצעו ביקורות פתע - אחד מכלי הבקרה הטובים ביותר הינו ביקורת פתע. הביקורת צריכות להתבצע בתחומים רגישים כגון מלאיים, קופה, אמצעי תשלום וכד'. מומלץ לבצע ספירות פתע של מלאי, ספירת מזומנים, לקוח סמוי, בדיקת רציפות שקים, מסירת שקים ללא שם העסק ועוד עובד היודע שבכל עת יכולה להתבצע ביקורת פתע יחשוב פעמים לפניח ניצול של פרצות שלא נבדקות כלל. חשוב לבצע את הבדיקות באופן נעים שלא יפגע באווירה החיובית בעסק, אך עם זאת יבהיר לעובדים כי המעסיק מבצע את זכותו וחובתו הלגיטימית למעקב אחר המתנהל תחת קורתו.

בצעו רוטציה בעמדות מפתח – בדומה להפרדת תפקידים גם רוטציה יכולה להיות בעייתית בעסקים קטנים. עם זאת, בקרה זו חשובה לכל עסק. האפשרות להעסיק שני עובדים באותו תפקיד מסיעת במצבי חירום מעלה את הרמה המקצועית של העובדים באמצעות הרחבת ההבנה שלהם את העסק ועשויה לסייע גם להתמקצעות העובדים ולתפיסה שלהם את המערכת בכללותה.

מידע מעובדים לקוחות וספקים – כמו כל עבירה פלילית, גם במעילה השלב החשוב ביותר הוא המודיעין: מעילות רבות מתגלות כתוצאה מהלשנה או מידע שמגיע למנהלים. בעסקים קטנים זרימת המידע אולי קלה יותר אולם הקשרים החבריים בין העובדים מונעים בחלק מהמקרים דיווח על חשדות לאי סדרים. פתיחת ערוץ תקשורת דיסקרטי יכול לסייע לעובדים להעביר מידע אנונימי ללא חשש כי יחשבו כמלשינים. תיבת תלונות וטלפון של גורם חיצוני כגון רואה החשבון של העסק יכולים להיות פתרון יעיל לחשש של העובדים ממסירת מידע. פיתוח ערוצי תקשורת ישירים עם העובדים יסייעו מאוד למנוע מקרי מעילה ביעילות ובזמן.

הכותב הוא מומחה בזיהוי ואיתור מעילות ושותף במשרד אלקלעי מונרוב – בקרה וניהול סיכונים