נושאים חמים

הכירו את המבנה הבלתי פורמלי של הארגון

הם האנשים המקושרים ביותר בארגון, בעלי ההשפעה הרחבה ביותר ואלה שכולם מתייעצים איתם, אך לאו דווקא הבכירים ביותר. היכרות עם האנשים שמרכיבים את המבנה הבלתי פורמלי של הארגון יעילה במיוחד כשדרושה השפעה ברמה הרגשית. במקום לחשוש מהם כדאי לגייס אותם לצד שלכם

עובדים ועובדות בחדר ישיבות (ShutterStock)
(צילום: shutterstock)

בכל פעם שר' רצה להזמין ציוד למחלקה שניהל, הוא התייאש רק מהמחשבה על מספר הפרוצדורות שיצטרך לעבור כדי להשיג את מבוקשו. רק לאחר שנתיים במקום העבודה שלו הוא מצא פתרון ששינה את פני הדברים: ר' יצר קשר עם מנהל הרכש וסיכם איתו כי רק לאחר שיזמין את הציוד הדרוש לו – ישלים את כל פעולות הביורוקרטיה. היום אומר ר' כי השיחה הזו היתה הצעד הטוב ביותר שביצע בכל דרכו הניהולית בארגון.

ר' אינו מיוחד. כל מי שעובד בארגון בינוני או גדול מכיר את המבנה הפורמלי של הארגון, המוגדר על ידי תפקידים ונהלים ברורים, שנועדו ליצור שפה ארגונית משותפת בין העובדים; וגם את המבנה הבלתי פורמלי של הארגון - כזה שאין בו נהלים מוגדרים והוא מתנהל על בסיס קשרים חבריים ובין אנשים בארגון, ש"מסתדרים" זה עם זה. זהו מבנה הכוח הנסתר בארגון, שמקביל למבנה הרשמי, אך לרוב מרכזי ממנו, ובעיקר בעתות משבר ושינוי. הכרת המבנה הבלתי פורמלי של הארגון מאפשרת לעובדים לנצל אותו למטרותינו על הצד הטוב ביותר.

בסקר שנערך בארה"ב נשאלו 390 מנהלים בחברות אמריקאיות מה יגרום להם להתעלם מנהלי הארגון ולפעול אחרת. התשובות לא היו מפתיעות: רוב המנהלים הודו בכל פעם שהם מוצאים דרך טובה או יעילה יותר לגרום לדברים לקרות, אין להם כל בעיה להתעלם מהנהלים ומהחוקים הארגוניים.

אף שמנהלים ערים לקיומו של המבנה הארגוני ה"לא מודע", לא פעם הם מוצאים את עצמם ללא יכולת לרתום אותו לצורכיהם. המבנה הלא פורמלי עובד בדיוק משום שהוא מחוץ לפורמלי, ולכן לא ניתן להתייחס אליו בדרכים שאליהן מתייחסים למבנה הרשמי: מצד אחד אסור לנסות לשלוט בו, למרות הפיתוי, ומצד שני אין לבטל את חשיבות המבנה הרשמי. כל אחד מהמבנים האלה משרת מטרה אחרת, המשלימה את מטרות הארגון. אך כדאי לזכור כי עבודה דרך המבנה הלא פורמלי יעילה במיוחד כאשר דרושה השפעה ברמה הרגשית, ופחות ברמה הקוגניטיבית.

שווי החברה נסק

ב-2002 המנכ"ל החדש של Bell-Canada ירש ארגון ותיק עם מנטליות של מונופול שהיה צורך לשנות אותו מבחינה תרבותית, עסקית וניהולית כדי לשרוד. לאחר שתוכניות ההתייעלות, השינוי וההתחדשות הפורמליות לא השפיעו מספיק, הוא פנה לסמנכ"ל משאבי האנוש במטרה להפעיל כלי אבחון ארגוני ורשתי שיאפשר לשפר את התהליך. בפעולה משותפת הצליחו השניים לזהות 14 מנהלים בדרגים שונים (מתוך 50,000 העובדים) שמלבד התאמתם ל-"רוח החדשה" הם היוו צמתי השפעה חברתית ומקצועית משמעותיים.

הצעד הראשון שלהם היה לצרף עוד כ-40 עובדים שהתאימו לפורום שהתגבש. ב-2004 התקיים כנס ההשקה של "בוני הגאווה", שגדלו בהדרגה ל-150 איש. הם עסקו בניהול השינויים שהסביבה העסקית אילצה אותם לבצע, ובין השאר, השפיעו על תהליך הגיוס כך שהוא התקצר מ-6 שבועות ל-5 ימים.

פחות משנה לאחר ההשקה – שביעות הרצון של כלל עובדי החברה קפצה ב-71%, שביעות הרצון של הלקוחות עלתה פי-7 ושווי השוק של החברה נסק. קיימות דוגמאות לא מעטות להצלחה בניתוח דומה של "מקום העבודה הנסתר".

כדי לנצל היטב את המבנה הלא רשמי של הארגון, יש לזהות את מוקדי הכוח במבנה זה. אלה יהיו האנשים המקושרים, בעלי ההשפעה הרחבה ביותר. הם יהיו האנשים שכולם מדברים איתם ומתייעצים איתם, מקצועית ואישית. ואלה ששום הפסקת אוכל אינה שלמה בלעדיהם. אם הם מעשנים, גם הפסקות הסיגריה יהיו תמיד איתם. כל הפעמים הללו הן הזדמנויות עבורם לשוחח עם הקולגות, בין השאר על העבודה.

גייס אותם אליך והבא אותם להיות שגרירים של הארגון, ה"מטיילים" בין המבנה הפורמלי ללא-פורמלי. זיהוים אינו פשוט כלל ועיקר. מחקרים מראים כי רוב המנהלים אינם יודעים מי אלה ה"מרושתים". אולם אם הצלחת, הדרך לקידום הארגון למקום הרצוי לכם קרובה מתמיד. לכן, אולי עישון מזיק לבריאות, אבל בילוי עם המעשנים יכול לעזור לך, המנהל, לקחת את הארגון קדימה.

הכותב הוא מייסד StepAhead, המספקת מערכת לניתוח רציף של נתונים הקיימים בארגון (big data) ומסייעת למנהלים בקבלת החלטות ניהוליות בנוגע להון האנושי