בדרכו לחדר האוכל של החברה פגש מנהל הכספים של חברה תעשייתית גדולה את אחד הספקים של החברה. "באת להביא לנו כסף", התלוצץ מנהל הכספים עם הספק שהחזיר לו באותו מטבע וענה כי "אין מה לשמוח כי מרבית השטרות מזוייפים". הספק פנה לעבר הנהלת החשבונות להפקיד את כספי המזומן בעוד מנהל הכספים פנה לחדר האוכל.
למחרת בבוקר ביקש אחד העובדים לקבל 100 שקל לתיקון תקר באחד מרכבי החברה. מנהל הכספים ביקש ממנהלת החשבונות שתיגש לכספת ותיקח את הסכום משם. מנהלת החשבונות חזרה כעבור מספר דקות והודיעה כי הכספת ריקה. לשאלתו של מנהל הכספים האם בוצעה הפקדת מזומן בבוקר ענתה שטרם. חשדו של המנהל התעורר והוא נכנס למערכת החשבונות ובדק האם הופקה קבלה על שם הספק. מהבדיקה עלה כי אכן הופקה לספק קבלה על 20,000 שקל בגין תשלום במזומן. בדיקה מול הספק אישרה כי אכן זה הסכום שנמסר.
מנהל הכספים פנה למנהל החשבונות שעובד בחברה כ-30 שנה ושאלאותו לאן נעלם הכסף. מנהל החשבונות השיב כי אכן הכסף לא הופקד בכספת עקב לחץ בעבודה וכי הוא ידאג מידית להעביר את הסכום לכספת. בהמשך היום עדכן מנהל הכספים את המנכ"ל באירוע וציין כי מדובר בחריגה מנהלי החברה אולם הוא מתקשה להאמין כי העובד הוותיק ניסה לגנוב כספים. לחיזוק דבריו ציין כי מדובר בעובד וותיק ומוערך, מקצועי מאוד ואף חובש כיפה. מנכ"ל החברה ביקש שתיערך בדיקה דיסקרטית של הנושא על ידי גורם חיצוני המתמחה בביקורת חקירתית.
משרדנו החל בבדיקה של תהליכי העבודה ואיתור חריגים. מניתוח האירוע עלה כי בפועל כרטיס הספק התאפס אולם לא כתוצאה מקבלת תקבול אלא כתוצאה מפעולה של העברת היתרה הפתוחה לכרטיס של ספק אחר אשר מבדיקה עלה כי אינו פעיל כלל. הפעולה הנ"ל בוטלה באותו היום ונרשם תקבול כספי בכרטיס. בנוסף עולה כי הקבלה של התשלום בוטלה מיד לאחר הוצאתה. ביצוע פעולה זו היה חריג ולימד שכפי הנראה העובד תיקן את הרישום השגוי שביצע לצורך הסתרת גניבת הכסף.
במסגרת החקירה נבדקו כל פקודות היומן החריגות בהן בוצעה העברות של יתרות בין ספקים. הבדיקה העלתה כי בוצעו מאות פעולות כנ"ל כאשר מרבית הפעולות בוצעו מול ספקים לא פעילים. יתרות אלו הועברו בשלב הבא לכרטיס של הפרשי מטבע. ההיקף של התקבולים אשר בפועל לא הופקדו בבנק הגיע ל-750 אלף שקל.
בחקירתו הודה העובד כי מעל בכספים כתוצאה מהסתבכות כלכלית ואף השיב חלק מהכספים תוך ויתור על הפיצויים המגיעים לו. החברה פיטרה את העובד אולם נמנעה מהגשת תלונה במשטרה.
הכשלים
מניתוח תהליכי העבודה והבקרות עלו הכשלים הבאים:
1. לחברה היתה מערכת הנהלת חשבונות מיושנת מאוד אשר הקשתה מאוד על קבלת נתונים.
2. לא נערכו בקרות לאיתור ביטול של קבלות.
3. לא נערכו בקרות לאיתור פקודות יומן ידניות וחריגות של העברת יתרות בין ספקים.
4. לא בוצעה בקרה נאותה על "כרטיס הפרשי שער" אשר שימש להסתרת המעילה.
5. החברה לא ערכה התאמות של כרטיסי ספקים.
6. מנהל החשבונות אשר היה אחראי על קבלת הכספים מספקים היה בעל הרשאה לרישום פקודות יומן ואף היה אחראי על הפקדת הכספים בבנק.
המלצות לשיפור
לצורך מניעת מעילות בתחום הגבייה יש לפעול בראש ובראשונה להפרדת תפקידים נאותה במסגרתה הגורם שמקבל כספים אינו בעל הרשאה לרישום פקודות יומן במערכת. שנית, לאור רגישות קבלת תקבולים במיוחד במזומן, יש לבצע בקרות על שלמות הכספים באמצעות אימות הפקדות למול הספקים עצמם, שימוש בלקוח סמוי לצורך בדיקת שלמות ההפקדות וכן ביצוע מגוון בדיקות חכמות כגון בדיקת ביטולי הפקדות והסיבות להן, בדיקת רישום פקודות יומן ידניות ופקודות יומן חריגות כגון העברות בין ספקים, פעולות בכרטיסים לא פעילים וכרטיסי כללים כגון הפרשי שער, עמלות, כרטיס מעבר, וכד'.
הכותב הינו מומחה בתחום חקירה איתור ומניעת מעילות, שותף בפירמת אלקלעי-מונרוב