השעה היתה 11:30 כשהטלפון של מנכ"לית חברה תעשייתית במרכז הארץ צלצל. על הקו היתה פקידת בנק מזרחי, שביקשה לאמת שלושה צ'קים שהוציאה החברה, מאחר שדוגמת החתימה בהן נראתה לה שונה. המנכ"לית ביקשה שישלחו לה את צילומי הצ'קים ב'וואטסאפ', ומעיון בהם גילתה כי החתימה על אחד הצ'קים, בסכום של 7,500 שקל - מזויפת. המוטב שהופיע על הצ'ק היה חשב החברה.
מנכ"לית החברה ביקשה מהפקידה לבטל באופן מידי את הצ'ק ולעשות בדיקה בחשבון הבנק של החברה גם בחודש הקודם, כדי לוודא שאין עוד צ'קים על שם החשב. בבדיקה נמצא צ'ק נוסף מהחודש הקודם על סכום של 7,000 שקל גם הוא לפקודת החשב.
בעקבות המידע הזה זומן החשב לחדרה של המנכ"לית והיא הציגה בפניו את הצ'ק. החשב הסתכל על הצ'ק ואישר שהכין אותו. עם זאת הוא ציין כי ביקש לבחון את נאותות הבקרות בבנק, כדי לאתר אם הם מכבדים צ'קים מזויפים, וכי לא היתה לו כל כוונה לפדות את הצ'קים האלה. לשאלה אם היו צ'קים נוספים, הוא השיב בשלילה.
כשהוצג לחשב הצ'ק השני שהתגלה בבדיקה הוא נאלץ להודות כי רשם את הצ'ק הזה לעצמו, עקב בעיות כלכליות והבטיח להשיב את כל הכסף שלקח. אף שאמר כי מדובר במספר בודד בלבד של צ'קים, הוא פוטר באופן מיידי מהחברה בעקבות המידע ואמר כי ישתף פעולה להשבת כל הכספים.
המנכ"לים של החברה לא הסתפקה בכך ובחקירה שערכה בחברה נמצא כי במשך כמה שנים רשם לעצמו החשב עשרות צ'קים בסכומים שנעו בין 5,000-10,000 שקל מדי חודש, זייף את חתימות המנכ"לית ורשם את הצ'קים האלה כהוצאות הקשורות לפרויקטים שונים. הסתבר כי לצורך הסתרת המעילה ביטל החשב את הצ'קים במערכת החשבשבת של החברה והוציא צ'קים חדשים על שמות שונים, כך שבדיקה של מספר צ'ק מסוים הציג את הצ'ק החדש במקום זה שבוטל. בנוסף, לא ניתן היה לראות אם יצאו צ'קים על שם החשב בכלל.
מניתוח של המעילה במלואה נמצא כי החשב הצליח לגנוב סכומים של יותר מ-200 אלף שקל בתוך שנים ספורות. בחקירתו בחברה הודה העובד בגניבת כל הצ'קים שהוצגו בפניו. לדבריו, הסיבה למעילה היתה בעיות כלכליות שנבעו מפיטורי אשתו שסבלה מבעיות רפואיות. העובד, באמצעות בני משפחתו, השיב לחברה את כל כספי המעילה ובנוסף הוא ויתר על הפיצויים שהיו רשומים לזכותו בתמורה לסגירת הפרשה ללא הגשת תלונה במשטרה.
הפרדת תפקידים לקויה
במהלך החקירה התגלו כשלים רבים בחברה שהיוו פרצה שאפשרו לחשב למעול בסכומים אלה. הפרדת התפקידים בחברה היתה לקויה. אותו גורם שהכין את הצ'קים היה אחראי גם על רישום פקודות היומן וגם ביצוע התאמות הבנקים, כך שלא היה גורם נוסף שאימת את נכונות התשלום.
בנוסף, לא בוצעה בקרה של הגורם שעל שמו יצאו הצ'קים, כך שלא זיהו צ'קים על שם החשב. ולא היתה בקרה תקציבית נאותה על סעיפי ההוצאות לצורך איתור חריגה בתכנון של הוצאות אלה למול התכנון. עוד נמצא כי המנכ"לית לא בדקה את רציפות הצ'קים שחתמה עליהם. לדוגמה, הועברו לה צ'קים שמספרם 100 עד 200, ובחודש הבא 202 עד 300, כך שבכל פעם חסרו צ'קים שזויפו. כמו כן לא נבדקו צ'קים מבוטלים במערכת, ששימשו לגניבת הכספים.
המלצות למניעת מעילות בתחום הצ'קים
1. מעבר לתשלום באמצעות מס"ב. תשלום ממוחשב באמצעות הבנק.
2. אם עובדים עם צ'קים עדיף להיעזר במערכת שמדפיסה צ'קים על דף נייר לבן, שמונע גניבה וזיוף של צ'קים מודפסים.
3. הפרדת התפקידים, כך שהגורם שמכין את הצ'קים והגורם שרושם את פקודות היומן וביצוע התאמות בנק לא יהיה אותו אדם. באופן זה עובד אחד יבקר את העובד האחר, ולא יהיה עובד אחד שעושה את כל הפעולה מתחילתה ועד סופה.
4. ביצוע התאמות בנק ברמה יומית על ידי גורם שאינו מעורב בהכנת הצ'קים.
5. בדיקת תשלומים שנרשמים ישירות, מול ההוצאות ולא מול הספק. שיטה זו מאפשרת בקרה באמצעות עיון בכרטיס הספק ואיתור תשלומים שלא שולמו לו כלל.
6. בקרה על צ'קים מבוטלים במערכת.
7. בדיקת הגורם הפודה את הצ'קים בדף הבנק באמצעות עיון בחשבון הבנק באינטרנט.
8. בדיקת רציפות מספרי הצ'קים שנחתמים על ידי המורשים, כך שחלק מהצ'קים לא ייעלמו בדרך.
הכותב הינו מומחה בתחום ביקורת חקירתית, איתור ומניעת מעילות שותף בפירמת הביקורת החקירתית 'אלקלעי-מונרוב'