חברה פרטית קטנה, העוסקת בתחום התקשורת, סבלה במשך כמה חודשים מירידה בתזרים המזומנים וברווחיות מסיבות שונות. י', מנכ"ל החברה, ביקש לקבל תמונת מצב עדכנית של החברה, וביקש ממזכירתו את דף פירוט הפעולות בכרטיס האשראי של החברה מהחודש האחרון. מדובר בכרטיס שי' הוא היחידי שהחזיק בו, וששימש לתשלום הוצאות שונות של החברה.
עם קבלת דף פירוט הפעולות בכרטיס גילה י' במקרה כי באחת השורות קיימים שני חיובים לא מזוהים. כדי לרדת לשורש העניין הוא ביקש ממנהלת החשבונות, שהחלה לעבוד בחברה חצי שנה קודם לכן, לבדוק בדחיפות באיזה חיוב מדובר. למחרת חזרה אליו מנהלת החשבונות ואמרה כי מבדיקה שערכה התגלה כי מדובר בטעות שביצעה חברת האשראי, וכי כבר בחודש הבא יזוכה החשבון.
תשובתה של מנהלת החשבונות עוררה את חשדו של המנכ"ל, והוא פנה למזכירתו בבקשה שתבדוק גם היא על מה היה החיוב בכרטיס. מבירור שערכה המזכירה מול חברת כרטיסי האשראי התברר כי מדובר ברכישה של מוצרי חשמל מחנות באשדוד, באמצעות האינטרנט.
מנהלת החשבונות זומנה באופן מיידי לשיחה שבה הוצג לה המידע על האירוע. במסגרת השיחה ציינה העובדת כי מדובר במקרה חריג ובודד בלבד שנולד כתוצאה ממצוקה כלכלית זמנית אליה נקלעה. על פי החוק מעסיק העומד לפטר עובד צריך לערוך לו שימוע, שבו יכול העובד להעלות את טענותיו בטרם תתקבל החלטה סופית בעניינו. עם זאת העובדת הודיעה מיוזמתה על התפטרותה וציינה כי למרות שהיא זכאית להליך של שימוע - היא מוותרת עליו.
בעקבות המקרה הוחלט בחברה לפתוח בהליך בקרה כולל ולחקור את האירוע. בביקורת נמצא כי לא היתה למנהלת החשבונות כל מצוקה זמנית, כי החיוב שמצא המנכ"ל לא היה היחיד, וכי היא השתמשה בכרטיס של החברה לצרכיה הפרטיים בנסיבות שונות כמה פעמים.
מה שעוד נמצא בחקירה הוא שמנהלת חשבונות שינתה את שם משפחתה לאחר שהיתה מעורבת לפני כמה שנים במעילה בהיקף של 3 מיליון שקל בחברה אחרת. גם במקרה הקודם מנהלת החשבונות נתפסה, הודתה במעשה והתפטרה מעבודתה.
איך בוצעה המעילה?
מתוקף תפקידה כמנהלת חשבונות, ידעה העובדת את מספר כרטיס האשראי של החברה מאחר שביצעה בו תשלומים שוטפים של חשבונות החברה למוסדות שונים, כגון חברת חשמל, ארנונה, חברות תקשורת ועוד. בנוסף ביצעה העובדת תשלומים דרך האינטרנט לכיסוי הוצאות פרטיות שונות שלה, כגון חברת חשמל, בזק, הוט, מוסדות כגון ביטוח לאומי, מע"מ ומס הכנסה, וכן תשלומים לחברת השכרת רכב, קניות בחנויות ועוד. כדי להסתיר את המעילה נרשמו פקודות יומן פיקטיביות בספרים מול סעיפי הוצאות שונים, כגון שיווק, פרסום, קידום מכירות ועוד. היקף המעילה הסתכם ביותר מ-200 אלף שקל.
הכשלים: דפי החיוב של חברת כרטיסי האשראי נסקרו רק על ידי מנהלת החשבונות בלבד ולא היתה הפרדת תפקידים בהנהלת החשבונות בחברה. בנוסף, מספר כרטיס האשראי - כולל תאריך תפוגה ו-3 ספרות בגב הכרטיס - היו ידועים במלואם למנהלת החשבונות. כמו כן לא בוצעו בחברה בדיקות של פקודות יומן חריגות של בנק מול הוצאה במקום בנק מול ספק. ואם לא די בכך הרי שחברת ההשמה לא ביצעה בדיקה נאותה לגבי עברה של העובדת. חיפוש שמה הקודם באינטרנט היה מציג את המעילה הקודמת שביצעה.
המלצות
בקרה על פירוט החיובים בכרטיס האשראי על ידי גורם נוסף הכולל עיון באסמכתאות לכל הוצאה.
לדאוג להפרדת תפקידים בהנהלת חשבונות
לדאוג שמספרי כרטיסי האשראי לא יהיו ידועים לעובדים
לבצע בדיקות אמינות ורקע מעמיקות לכל העובדים בתחום הכספים, כולל שיחות עצמאיות עם מעסיקים קודמים.
הכותב הינו מומחה בתחום ביקורת חקירתית, איתור ומניעת מעילות שותף בפירמת הביקורת החקירתית 'אלקלעי-מונרוב'