הצלחתו של עסק חדש תלויה בגורמים רבים, שרק על חלקם יכול בעל העסק לשלוט. לא מעט בעלי עסקים חדשים מגלים כי רעיון טוב, הון ראשוני, מיקום טוב, רעב ומוטיבציה אינם ערובה להצלחה. לעיתים אותם יזמים אף נתקלים בקשיי מימון, על אף הצלחתו של העסק שבבעלותם. מדוע זה קורה? כיצד אפשר להימנע מהגעה למצב זה?
לתרופת הפלא העסקית קוראים "ניהול נכון של תזרים המזומנים", שבעלי ניסיון בתחום מגדירים כקריטי להישרדותו של כל עסק. אבל מה הוא בעצם "תזרים מזומנים"? מדובר בכלי המרכזי לניהול צרכי האשראי של העסק, כזה המאפשר לנו כבעלי העסק לצפות מראש את התנועות הנכנסות והיוצאות של כספים בחשבון העסקי. חישבו עליו כעל מפת דרכים שתעזור לכם לנווט בנבכי העולם העסקי.
כעת צריך להבהיר מדוע חשוב כל כך לבעל עסק לנהל תזרים מזומנים, וכאן עומדות לפנינו שלוש סיבות: מימון פעילות השקעה (כל הוצאה כספית במסגרת הפעילות העסקית), התמודדות עם הפסדים מצטברים (הוצאה העולה על הכנסה) ומימון הון חוזר. בעוד שתי הסיבות הראשונות מוכרות לרוב, השלישית - זאת שמתחבאת מאחורי ההגדרה היפה - היא שלרוב גורמת ללא מעט בעיות. למעשה, מדובר בפער בין מועד התשלום על הוצאות המלאי/השירות לבין מועד גביית ההכנסות מהלקוחות, כלומר מתי יוצא כסף ומתי נכנס כסף.
כיצד מכינים דו"ח תזרים מזומנים?
אם כן, חוסר התאמה בין הוצאות להכנסות הוא שמסבך עסקים רבים וגורם לחריגות בחשבון הבנק שלהם, שעלולות לעלות ביוקר בשל חוסר היכולת לכסות אותן. דרך הפעולה הטובה ביותר היא ניהול תזרים מזומנים מדויק ככל האפשר, אמין ועקבי, כזה המאפשר לבעל העסק להיערך מראש לתקופות בעייתיות. המטרה היא להימנע מהפתעות לא נעימות.
הכנה של דו"ח תזרים מזומנים אינה פעולה מסובכת, אך גם אין מדובר בפעולה חד פעמית - כפי שהוסבר קודם לכן, תזרים מזומנים נכון יהיה דינאמי בדיוק כמו חייו של העסק, כלומר צריך להתאים אותו לכל שינוי שמתרחש בהוצאות או בהכנסות הצפויות. מדובר בפעולה יומיומית,
ישנן תוכנות מקצועיות רבות להכנה של דו"ח מסוג זה, אך אפשר להכין אותו גם בתוכנת אקסל פשוטה , כל עוד כוללים בקובץ חמש עמודות: תאריך, תיאור הפעולה, תקבול/הכנסה, תשלום/הוצאה ויתרה בבנק. בדיוק כמו הררי הניירת שהבנק שולח מדי תקופה, אותם דו"חות תקופתיים, רק שהפעם מדובר בדו"ח שמסתכל קדימה אל העתיד ומאפשר לנו להתכונן אליו.
אחרי בניית הדו"ח, על כל בעל עסק לזהות נקודות חולשה עתידיות או בעיות אפשריות ולפתור אותן באמצעות אחד הכלים העומדים לרשותו: גבייה קפדנית יותר, הקדמת תשלומים (מתן הנחת מזומן), בקשת הארכת מועד התשלום לספקים, הגדלה זמנית של מסגרת האשראי בבנק, בקשת הלוואת גישור, הזרמת הון עצמי ותכנון מחדש של הלוואות קיימות ופריסתן להקלה בתשלום השוטף.
טיפים לניהול נכון של תזרים המזומנים
זיהוי תאריכים בעייתיים: בדרך כלל ימי תשלום המשכורות והמסים נוטים להכביד על תזרים המזומנים של עסקים. ולכן בתקופות אלו רצוי להימנע מהוצאות נוספות. בקשו דחיית תשלום של יום-יומיים מהספק שלכם, לדוגמה.
זיהוי תאריכי הכנסות: יודעים מתי כסף צפוי להיכנס לחשבון העסק? תכננו את ההוצאות ליומיים-שלושה אחרי התאריך המיועד וכך תימנעו מבעיות תזרים בעת תשלום.
גבייה, גבייה, גבייה: רוצים להימנע מבעיות בתזרים המזומנים? וודאו שאין עיכובים בגבייה המתוכננת של העסק. אל תהפכו את הרדיפה אחר הכסף להרגל, שכן מדובר בהרגל קטלני.
ניכיון כרטיסי אשראי וצ'קים: מדובר בכלי לעת חירום בלבד, לכיבוי שריפות ולא לניהול היומיומי. אל תהפכו אותו לכזה.
הכנתי דו"ח ועדיין יש לי בעיות, מה עושים?
כמו שרעיון טוב אינו מבטיח הצלחה עסקית, ישנם מקרים בהם גם מי שהכין דו"ח תזרים מזומנים בצורה טובה וניהל אותו באופן ראוי לאורך זמן, מוצא את עצמו מתמודד עם בעיות אשראי. מדוע זה קורה? לרוב בגלל שינויים בעמודת ההוצאות של הדו"ח (דברים משתנים, הרי מדובר בתשקיף עתידי) או בעמודת ההכנסות
בעל עסק טוב צריך לדעת לזהות את התחומים בהם הוא אינו 'מספק את הסחורה ולא להתבייש להעביר את הטיפול בהם לאנשים מוכשרים ממנו.
תחילתן של בעיות בנושא ניהול תזרים המזומנים של העסק צריכה להיות נורת האזהרה הראשונה, נקודה בה רצוי לפנות לבעל מקצוע לפני החמרתן של הבעיות. אפשר לפנות לרואה חשבון או למחלקה העסקית בבנק שלכם, אבל אין להקל ראש בבחירתו של המלווה העסקי: קראו עליו, קבלו המלצות וודאו שהוא האיש הנכון עבורכם.
מעוניינים בעוד טיפים לניהול עסק? היכנסו לצפות בהרצאות נוספות