המדריך למנהל: כיצד לפטר ולהישאר אנושי

אם אתה מנהל באחד מאותם ארגונים שמבצעים תהליך של "רה-ארגון", "צמצום", התייעלות", "טיוב רמת כוח האדם", "התאמה לנתוני המאזן" – הרי שיש להניח שבאחד הימים יפוטר גם עובד שלך. אם הוטל עליך, כמנהל, לבצע את האקט המכאיב של פיטורים, יש להניח שתנסה תחילה ללחום כנגד הגזירה ולהוכיח שאין שום צורך לבצע את ההחלטה בתחומי היחידה שלך.

אחר כך תנסה "להעביר" את החבילה אל מפתן אנשי מחלקת כח אדם או משאבי אנוש בארגון - סופסוף, לשם מה הוקמה בארגון מחלקה כזאת? כאשר המטלה תוחזר אליך, בטיעון לפיו עליך מוטלת האחריות לניהול צוות העובדים שלך (טיעון שמקובל עליך בעת גיוס עובדים, באיוש משרות, בקידום בתפקיד ובשכר, אבל נראה לך לפתע מגוחך למדי כאשר מדובר בפיטורין), תתחיל להתלבט. אולי תדחה את הביצוע, אולי לא תישן כמה לילות, אולי תחלה בשפעת, אך לבסוף תיאלץ לבצע את שיחת הפיטורין.

העצות שלהלן מבוססות על ההנחה לפיה אם יהיו בידי המנהל כלים מתאימים, יהיה קל יותר לבצע את תהליך הפיטורין בצורה יעילה ואנושית גם יחד.

רשום לעצמך פרטים על העובד: גיל, מצב משפחתי, מקום מגורים, ותק בארגון וביחידה שלך, ההערכה הכללית על ביצועיו, מצב בריאותו ועוד כל נתון אישי מיוחד אחר. הנתונים הללו יאפשרו לך להתייחס לעובד בצורה אישית ולמנוע מצב בו בנוסף להודעה הקשה, העובד גם נפגע מכך שהוא "בורג אנונימי" בארגון. יש להתייחס לנתונים במהלך השיחה בהתאם לצורך

קבע מועד לשיחה, לא ברגע האחרון לפני מועד העזיבה הצפוי, כדי לשמור על כבוד העובד, ולא זמן ממושך מדי לפני כן, כדי למנוע מצב בו עובד ממורמר משפיע על מוראל הנשארים ומתסיס אותם. מומלץ: שבוע-שבועיים מראש.

דאג מראש להקצבת זמן לשיחה, שתימשך כשעה. הקפד שתהיה פנוי למקרה שהשיחה תתארך. הקפד על פרטיות: שיחה ללא טלפונים והפרעות. הדבר יקל גם עליך וגם על העובד.

ברך את העובד לשלום ושאל לשלומו. מוזר להזכיר זאת? מתצפיות מתברר כי עקב המתח בו שרוי המנהל, הוא ממהר להגיע ל"עיקר" ושוכח להיות אנושי ומנומס. אמור לעובד כי צפויה לו שיחה קשה ובלתי נעימה. אם הוא ישאל אם מדובר בפיטורין השב בחיוב. פתיחה זו מסייעת להכנה פסיכולוגית של שני הצדדים ומקלה על ההמשך.

תאר את הרקע הרלוונטי להודעת הפיטורין. ייתכן שמדובר בצמצום הפעילות העסקית, וייתכן שמדובר בעובד שביצועיו בעייתיים ולמרות התביעות לא הושג שיפור בתפקודו. סקור את הרקע וסיים בנקודת המצב העכשווית: השיחה.

מסור את הודעת הפיטורין הכוללת את כל הפרטים הטכניים ו"היבשים"- מתי על העובד לעזוב, כמה זמן יקבל שכר/חופשה בתשלום, מהן חובותיו (סודיות המידע, עבודה עם מתחרים), ומהן זכויותיו (פיצויים, פנסיה מוקדמת). הסבר למי בחברה עליו לפנות לצורך הסדרת הצדדים הטכניים והמעשיים של התהליך. הניסיון מלמד שהעובד לא קלט את דבריך ברגעים שלאחר הודעת הפיטורין. לכן יש לחזור, לאט, בסבלנות ובאהדה, על הפרטים הטכניים גם לקראת סיום השיחה.

פנה אל העובד בצורה עדינה - "אני מניח שקשה לך עכשיו מאוד...", והמתן בשתיקה לתגובתו. אם השתיקה מתארכת נסה שנית - "האם אתה מופתע או שחששת שזה עלול לקרות?" שמור על כבודו של המפוטר, היזהר פן תיפגע בו. אפשר לו להאמין בעצמו ולהתאושש. יחד עם זאת, בעת שהעובד מתמודד עם כאבו, ואתה תומך בו ומשקף את רגשותיו, הימנע מרגשנות יתר. אל תזדהה עם העובד, שמור על ריחוק רגשי ביניכם. אם תבכה יחד איתו לא תוכל להיות יעיל. הקשב בסבלנות לכל מה שיש לעובד לומר לך.

אין לצפות מאדם הסובל מאובדן פרנסה וביטחון, אובדן חברים מוכרים וסביבה מוכרת, אובדן סדרי חיים, ציפיות ותקוות - שיגיב בצורה שקולה ועניינית. תגובות עלולות לנוע בין הלם, חרדה, בכי, ייאוש, צער ומרירות. תיתכן התקפה בצורת תלונה על חוסר צדק ורגשות קיפוח. ("למה דווקא אני?!") תיתכן תגובת שתביע חוסר אונים - דיכאון ופסיביות, בכי או שתיקה. כל אלא הינן תגובות צפויות, סבירות ונורמליות. אל תיבהל, תן להן לגיטימציה. "זה לא פלא שאתה מרגיש כך. תגובתך סבירה וצפויה. הרשה לעצמך לבטא את מה שאתה מרגיש". הגב בשיקוף דברי העובד, כלומר, תיאור של מה שהעובד אמר, מה שהוא מרגיש.

בשלב זה עשוי המפוטר להעביר את רוע הגזרה ממנו אל אחרים. יש הנוטים לפתח דיון על התרומה הנמוכה של אחרים, או על כך שהצדק דורש שאחרים יהיו לפניהם ב"תור". מקד את השיחה במפוטר ואל תעודד רכילות, השמצות והלשנות.

חזור על הדברים כדי להפוך אותם לעובדה קיימת, לאחר תגובת העובד בבחינת, "זה המצב". העבר את השיחה למישור העתידי: שאל את העובד מהן תכניותיו, מה יעשה. ברור שלעובד אין עדיין כל תכניות והוא המום מן הידיעה. המטרה בשלב זה לגרום לו להתמקד בעתיד ועל ידי כך להשלים עם כך שהפיטורין הם עובדה מוגמרת.

סייע לעובד להשלים עם הידיעה. יש להניח שהתגובה הטבעית שלו, בשלב זה, תהיה שאיפה לברוח מן המצב – רצון לסיים את השיחה במהירות ולהיעלם, ניסיון לשתוק במהלך השיחה. או, נכונות להילחם, שתתבטא בוויכוחים ובנימוקים לצורך בשינוי ההחלטה. ההשלמה תסייע לו להסתגל למצב החדש ביעילות.

הימנע מפיזור הבטחות כגון: "הכל יהיה בסדר", "תוכל להיקלט אצלנו בעתיד", "אולי ההנהלה תשנה את ההחלטה", אולי הוועד יוכל לעזור לך". ההבטחות תפגענה בעובד, יתעוררו בו תקוות שווא ותפגענה בסמכותך ובמידת האמינות של דבריך.

הכן מראש ומסור לעובד את הודעת פיטורין בכתב, מסמך עם פירוט זכויותיו על פי חוק, דף סיוע והכוונה למפוטר ובו רשימת תחנות שי"ל (שירות ייעוץ לאזרח), לשכות עבודה וחברות השמה פרטיות, הנחיות כיצד להכין קורות חיים, וכיצד להתכונן לראיון. יש ארגונים המסייעים למפוטרים שפוטרו על רקע צמצום בפעילות העסקית, במציאת מקום עבודה חדש.

לא תהיה מעוניין שהארגון "יושמץ" על רקע יחסו למפוטרים. הקפד על הזיקה החיובית של העובד לארגון על ידי הדגשת האכפתיות לגביו והושטת עזרה מקצועית.

היפרד מן העובד בצורה הולמת. אמור לו כי בעת הצורך יוכל ליצור עמך קשר וכי תנסה לסייע לו בהמלצות או בטיפול בזכויותיו. הפנה אותו אל האדם המסויים במחלקת כוח אדם להמשך התהליך.

לאחר השיחה, עצור לרגע. ביצעת מטלה קשה. הענק לעצמך פרס בדמות 10 דקות של בטלה בטרם תשוב לעבודתך - משום שהמשימה טרם הסתיימה. כאשר עובד בודד מפוטר, עובר על כל היחידה בה עבד זעזוע. נפגעת תחושת הביטחון והיציבות. חודר גורם של אי-ודאות, של דאגה. אנשים שואלים עצמם: "האם טעינו כשהאמנו בחברה שלנו?" עובדים עלולים להשקיע פחות מאמץ בתחושה ש-"ממלא העניינים אינם הוגנים", במקרה שהקריטריונים לפיטורין לא ברורים או נתפסים כלא ענייניים. למשל, פיטורין על פי ותק ולא על פי רמת ביצוע. יש סכנה של עזיבה מצד העובדים הטובים" (מוטב שאלך ביוזמתי לפני שאפוטר"). מטרת הטיפול בנשארים היא לתעל את התגובות לכיוון בונה של נכונות להשקיע לשיפור המצב, ולהגברת ההזדהות עם הארגון.

הכותב הינו מנכ"ל "פילת ישראל".