7 טעויות תקשורתיות של מנהלים

>> לא מעט פעמים נכשלים מנהלים דווקא בתחום שנדמה לכאורה כקל ונוח ביותר - התקשורת עם עובדיהם. הנה שבע טעויות שכדאי להימנע מהן. 1 הצהרות בעייתיות



כל החלטה שנויה במחלוקת עלולה להניב שמועות, לחץ והתנגדות. במקום להודיע על החלטה שנויה במחלוקת לכל הקבוצה, רצוי להכין את העובדים אחד-על-אחד. בצורה זו ניתן ללמוד מי צפוי להתנגד, ומדוע.



החלטות בנוגע לשינויים הן הטעונות ביותר - ארגון מחדש, שינוי יעדים ועזיבת עובדים הם אירועים היוצרים חוסר ודאות, וחוסר ודאות יוצר מתח. על מנת לדחות את המתיחות, כדאי לפתוח בדיאלוג שקוף. כנו את הבעיה בשמה: "ארגון מחדש, פירושו כי נצטרך לעשות דברים באופן שונה, וזה מעלה חששות אצל אנשים".



כדאי להתייחס לחששות שעלו בתגובה להצהרה זו: האם האדם שמולך חושש מהעתיד לבוא? שתפו אותו בתרחיש שאותו אתם צופים. האם הארגון מחדש מסכן פרויקט מסוים? הסבירו כיצד בכוונתכם לשמור על קיומו. הראו שאתם מבינים, וזכרו כי קל יותר להתמודד עם רגשות בשפת גוף, מאשר במלים.



2 שקרים



לעתים עומדות כוונות טובות מאחורי שקרים או חלקי אמיתות. נושאים מסוימים חייבים להישמר בסוד כל עוד הם עוד בתהליך דיון, אך צריך להיזהר בכל הנוגע לאופן שמירת הסודיות. אם אנשים יידעו כי שיקרתם, תאבדו את אמונם לעד. מוטב ללמד את עצמכם לענות "איני יכול לדבר על הנושא", או "איני יכול לתת תשובה מלאה כרגע", כשאתם נשאלים לגבי נושאים סודיים. העקביות חשובה.



3 התעלמות ממציאות הכוח



האם אתם מופתעים שאינכם שומעים את החדשות הרעות עד שמאוחר מדי לעשות משהו בנדון? אל תופתעו. ככל שיש בידיכם יותר כוח, כך תשמעו פחות על בעיות. אם אתם רוצים הערכה כנה של בעיה מסוימת, חפשו את החדשות הרעות. קבלו אותן בברכה. וכאשר הן מגיעות לאוזניכם, הראו את הערכתכם. לעומת זאת, במורד ההיררכיה, חדשות רעות נוטות דווקא להתנפח. אם אתם נראים סובלים בעת מצגת, כולם "יידעו" ששנאתם אותה (או גרוע מכך - את המציג). שימו קץ לשמועות באמצעות שפה בהירה ופשוטה. סיימו כל פגישה בסיכום תגובותיכם והבהרת הצעדים הבאים.



4זלזול בקהל השומעים



קל להחליק נושאים בטענה "שאנשים לא יבינו ממילא". מדוע להסביר ארגון מחדש, כשאפשר פשוט לומר "הנה הארגון החדש". זוהי התחמקות. עובדים מן השורה אולי אינם אמני תכנון ארגוני, אך מגיע להם לדעת מה הרציונל העומד מאחורי שינויים המשפיעים על חייהם. אם אתם חושבים שאנשים לא יבינו משהו - זכרו כי מתפקידכם להסביר אותו.



5בלבול תהליך עם תוצאות



בעת קביעת מטרות, קביעת שכר והערכת עובדים, קל לבלבל את התהליך עם התוצאה. אתם מבטיחים לצוות שלכם העלאת שכר בשיעור 7%, אך לאחר מכן, הדירקטוריון, המודאג מהמיתון, מגביל את העלאות השכר ל-3%. אתם נאבקים בעוז, ומתפשרים על העלאה של 4%, אך העובדים אינם מעריכים זאת. למעשה, הם ממש ממורמרים. כיצד הם יכולים לגלות כזה חוסר רגישות כלפי מאמציכם המרובים?



פשוט מאוד. העבודה הקשה שלכם היתה תהליך, והבטחתם להם תוצאה. אתם רוצים שהם יעריכו את מאמציכם, אבל הם רצו תוצאה מסוימת וכיוון שלא קיבלו אותה, הם לא רואים מעבר לכך. אתם רוצים שיעריכו אתכם על עבודתכם הקשה. אך כשמעריכים אחרים, תמיד קל יותר לשפוט לפי תוצאות. מרבית הארגונים נוטים להעניש עובדים על תוצאות שגויות - גם אם התהליך היה נכון.



6שימוש בצורות תקשורת בלתי הולמות



דואר אלקטרוני הוא כלי מצוין להעברת מידע, אך לא לנושאים רגשיים. קל מדי להבין בצורה שגויה דואר אלקטרוני. אם אתם מתפתלים כשאתם כותבים מייל, עזבו את המחשב, והתמודדו עם המצב בטלפון או פנים-אל-פנים. טלפונים ופגישות הם אמצעי נהדר לדיון בנושאים עדינים, אך אינם יעילים בהעברת מידע.



7התעלמות מהשמטות



לעתים מה שאינכם אומרים מעביר מסר ברור לפחות כמו מה שאתם כן אומרים. אם אינכם משבחים, אנשים עלולים לקבל את המסר שאינם מוערכים. אם אינכם מסבירים את ההגיון שעומד מאחורי החלטות, המסר הוא שאינכם סומכים עליהם. בדקו איזה מסר העברתם עד כה בשתיקתכם.



-



הכותב הוא נשיא חברת הייעוץ ליזמים venturecoach.com



-



הסוגיה: איך לתקשר נכון עם עובדים בארגון?



הפתרון: כדאי להימנע מכמה טעויות נפוצות



הדרך הנכונה: אל תשקרו, אל תשמיטו מסרים, אל תשתמשו בתקשורת אלקטרונית בשיחות רגישות, אל תזלזלו באינטליגנציה של עובדיכם. קבלו בברכה חדשות רעות, אל תבלבלו תהליך עם תוצאה