פסיכולוגיה לארגונים: איך לעבור שינויים טכנולוגיים בלי לאבד כיוון

אין עובד בארגון גדול שלא שמע בשנים האחרונות את המונח ERP (תוכנה לניהול תשתיות הארגון), אבל עדיין יש מנהלים שיורקים הצדה בכל פעם שהם נתקלים במערכת. הסיבה לחשש של המנהלים הבכירים מהמערכת היא השינויים הנדרשים מהארגון כדי להתאים את עצמם לעבוד עם התוכנה החדשה. כדי לעבור שינויים בתחום התוכנה בצורה טובה יותר יש כיום "פסיכולוגים לארגונים", חברות יעוץ שעוזרות לעבור את השינוי.



מסתבר שהטמעת התוכנה בארגון זה לא מספיק. דרושה גם תמיכה בכל רגע שתעזור לעובדים ולמנהלים כיצד לשנות את שיטת העבודה שהתרגלו אליה. מכרזים גדולים בתחום כבר כוללים דרישה לניהול השינוי ולא רק להטמעת המערכת. לנישה הזאת נכנסה חברת הייעוץ הארגוני הוותיקה שהקימו מיכל בלאט ויעל לפידות וכן חברת הייעוץ לוטם.



"נתקלנו במקרה שבו למזכירה של המנכ"ל היה כוח גדול יותר מלמנכ"ל עצמו. היא לא הסכימה להעביר את הפקסים שקיבלה לתוכנת ניהול המסמכים שהותקנה, כי רצתה לשמור אצלה את כל הסמכויות", מספרת בלאט. "אנחנו מנסים לבצע ניתוח פסיכולוגי של תהליכים בארגון והמטרה שלנו היא לתת איפיון של תהליכים בעייתיים כאלה וכיצד יש לתקן אותם", מוסיפה לפידות. "כשאנחנו מתחקרות את העובדים הם יודעים שהמידע יגיע למנכ"ל אז הם מספרים שהם מאוד נלהבים מהשינוי ומאוד רוצים להתחיל להשתמש במערכות תוכנה חדשות. אבל אחרי שנמצאים במקום מספיק זמן אפשר להוציא את מה שנמצא מתחת לשטיח", מסבירה בלאט.



"יש מנהלים שחושבים שהם יכולים להסתדר לבד", אומרת לפידות.



"ישנה דוגמה של מנהלי מכירות שבדרך כלל נוטים להיות בלתי ממושמעים ולא מוכנים לעדכן נתונים במערכות ניהול הלקוחות. יש עובדים שמנהלים את המשימות במקביל למערכת הראשי לניהול קשרי לקוחות. על הלקוחות שקיבלו ייעוץ נמנות חברות כמו מוטורולה, פלאפון, הבנק הבינלאומי, עיריית תל אביב ושירותי בריאות כללית".



כדי לצלוח את השינוי השלב הראשון הוא ללמד את מובילי הפרויקט כיצד להוביל. "מנהלים טכנולוגיים הם לרוב לא כריזמטיים. אנחנו נותנים להם כלים כמו ניהול פורומים, מעקב אחר העובדים וניהול שלבי העבודה", מסבירה לפידות. לאחר מכן עוברים אל מנהלים בשכבות תחתונות יותר ועוזרים להם להבין את שלבי העבודה הנחוצים להם. בשלב הבא ממפים תהליכי עבודה ויוצרים יחסי עבודה בין הקבוצות השונות ואף בונים קמפיין פנימי כדי להסביר למה השינוי טוב לחברה ולעובדים. באתר האינטרנט של החברה מנסים לבנות מאגר מידע מדויק של שלבי העבודה והאחראים בכל רגע. "למרבה הצער יש אנשים שמנצלים את הפורומים כדי להשמיץ ולעיתים נתקלים בהתנהגות מאוד לא מקצועית בארגונים גדולים, במיוחד אם מעורבים ועדים", אומרת בלאט. "בסופו של דבר אם לא מקבלים את הדו"חות שלנו אנחנו לא יכולות לעזור", מסכמת לפידות.