מנהל - מתי לקחת פסק זמן?

השאלה מתי לקחת פסק זמן לא לקוחה מקורס למאמני כדורסל. זו שאלת ניהול שכדאי שנשאל את עצמנו לעתים קרובות, גם כדרך לניהול עצמי וגם כדרך לניהול אנשים וארגונים.

ההכרזה על פסק זמן היא כשלעצמה אקט ניהולי: היא דורשת שנפסיק לעשות ונעצור להתבונן. לרבים חסרה ההבנה שלנהל ולעשות הם דברים שונים, שלפעמים סותרים זה את זה. כשאנחנו עושים - אנחנו לא מנהלים את העשייה. אם ברצוננו לנהל את העשייה, עלינו להפסיק לרגע כדי להתבונן.

ברמה האישית, כשאנחנו נעים ממשימה למשימה לאורך היום - עונים לטלפונים, משתתפים בישיבות, כותבים מיילים או סוגרים עסקות - אנחנו לא מנהלים את היום. כשאנחנו עוצרים לרגע, מביטים ברשימת המשימות שתיכננו להיום, בוחנים מה בוצע ומה לא, ושואלים את עצמנו מה כדאי שנעשה בשעות הקרובות - אנחנו מנהלים את היום. זהו פסק זמן אישי.

ברמת הצוות, צוות אינו מנהל את עצמו כאשר הוא עסוק במשימותיו: פתרון בעיות, מענה ללקוחות או הרצת תהליכי הייצור. כאשר ראש הצוות מכנס את כולם, טלפונית או פנים אל פנים, אוסף דיווחי מצב, מציג תמונת התקדמות ומבקש מאנשים לקחת משימות חדשות - הוא מנהל את הצוות. זהו פסק זמן צוותי.

ברמת הארגון, כאשר הנהלה מתכנסת כדי לבחון עמידה חודשית בתקציב או מציגה מאזן רבעוני לבעלים זהו פסק זמן ארגוני.

פסק זמן הוא מכשיר ניהול בסיסי, וכדאי לכם לבחון אם אתם משתמשים בו היטב. האם אתם לוקחים מספיק פסקי זמן שכאלה? האם אתם לוקחים אותם בעיתוי הנכון? והאם אתם מפיקים מהם את המיטב?

במשימות שוטפות ובפרויקטים מורכבים כדאי להשתמש בפסקי זמן מתוכננים מראש. ישיבות יומיות, שבועיות או חודשיות של צוות או הנהלה הן דוגמאות לכך. הן מתוכננות מראש, וכולם יודעים שבמהלכן הם יבחנו ביחד את התקדמות המשימות. אם אין שגרה של ישיבות תקופתיות בפרויקטים החשובים שלכם, כדאי לכם ליצור אותה.

לאנשים רבים, גם כאלה שמנוסים בפסקי זמן צוותיים או ארגוניים, קשה לקבוע שגרת פסקי זמן אישיים ביחס למשימות שעליהם לבצע בעצמם. זה דורש משמעת עצמית גבוהה. קל יותר להתפתות לרוץ ממשימה למשימה מאשר לעצור ולנהל את עצמם.

יש שנעזרים במזכיר/ה, ובוחנים אתם במשך היום את התקדמות משימותיהם. אחרים מנצלים את זמן הנהיגה או המקלחת לשם כך. זה לא רע, אבל זה לא מאפשר תיעוד בכתב. רק בודדים קובעים ישיבות ניהול מסודרות עם עצמם אחת ליום או אחת לשבוע. זה לא קל, אך חיוני ליצור לעצמכם פסקי זמן אישיים קבועים.

פסקי זמן קבועים נחוצים מאוד גם בין שותפים עסקיים, ובמיוחד כאלה שנמצאים כל הזמן ביחד בעסק. מכיוון שהם משוחחים כל הזמן על מה שקורה, הם לא מרגישים צורך לעצור ולהתכנס לישיבה שבועית על המצב. כתוצאה מכך, הם למעשה מתנהלים יחד בתוך העסק במקום לנהל אותו.

תכנון מראש של פסקי הזמן והקפדה עליהם יבטיחו שתנהלו את המשימה ולא רק תתנהלו בתוכה. בפסק זמן שמעוצב כראוי עונים בסדר קבוע על שאלות כגון: מה התוצאות שהושגו אל מול היעדים שהוצבו, מה עבד היטב ומה לא עבד בדרך שבה פעלנו, מה מקשה עלינו לעמוד ביעדים, מה עלינו לעשות אחרת, ומה כל אחד לוקח על עצמו לעשות כדי לשפר את המצב.

פסקי זמן לא מתוכננים נחוצים במצבי משבר. לא קל להחליט לקחת אותם, כי נדמה שהמשבר דווקא מחייב אותנו לעבוד קשה יותר, ולא לעצור לקחת פסק זמן.

בתכנון שגרת פסקי זמן, אישיים או ארגוניים, חשוב לבחור את תדירות ועיתוי פסקי הזמן. בחרו זמן שבו אתם ואנשיכם תוכלו לפנות את עצמכם בקלות ובאופן קבוע מהשוטף ולחשוב בשקט. בחירת העיתוי והתדירות הנכונים תקל עליכם לקחת את פסקי הזמן בפועל. היא עשויה להיות התחלה של דרך ניהול חדשה ואפקטיווית מאוד עבורכם.

לקבלת כלים לתכנון פסקי זמן אישיים וארגוניים, למאמרים קודמים ולתגובות: www.merhav.net

שמואל מרחב הוא מנכ"ל מרחב אפשרויות בע"מ המתמחה בליווי, ייעוץ והנחיה למנכ"לים והנהלות