הנושאים במשרות האמון בארגונים: מוותרים על האגו ומשחררים את המנכ"ל מפוליטיקה ותככים

תראו אותו מסתובב בפרוזדורי ההנהלה, מסתגר עם המנכ"ל בלשכתו לשיחה שאסור לאיש לדעת את תוכנה, מתגודד עם מנהלי מחלקות כדי להתעדכן במתרחש בליבת הארגון, ודואג להתערות עם עובדים בדרגים נמוכים, כדי לעמוד על הלוך הרוח שלהם כלפי ההנהלה.



הכירו את נושא משרת האמון - האיש הנחשב בדרך כלל למקורב ביותר למנכ"ל - פרט, אולי, למנהל לשכתו - והמשמש יד ימינו. הוא אולי האחד והיחיד שיודע את רוב סודות הארגון, ולא פחות מכך - נהנה מאמונו המוחלט של הבוס. יש אומרים שבלעדיו המנכ"ל לא יבצע כמעט שום מהלך משמעותי, במובן העסקי, הארגוני או האישי.



כימיה עם המנכ"ל



עמית טבק, 34, עורך דין ורואה חשבון בהכשרתו, הוא עוזרו האישי של מנכ"ל בנק , גיורא עופר, ומשרתו מוגדרת כמשרת אמון. טבק מגדיר נושא משרת אמון כך: "אדם העובד בצמוד לאישיות בכירה בארגון גדול, בדרך כלל המנכ"ל, ושתפקידו לווסת את עבודת הבכיר, לאסוף חומר עבורו, לדאוג ליישום בשטח של ההחלטות שהוא קיבל ולעסוק בקידום עניינים לטווח הארוך - ועל ידי כך לפנות לו זמן, כדי שיוכל לתפקד טוב יותר".



תנאי הכרחי להצלחה בתפקיד של נושא משרת אמון, אומר טבק, הוא קיומה של כימיה בינו לבין המנכ"ל: "המנכ"ל עמו אתה עובד כאיש אמונו אינו יכול להיות אדם שאינך מחבב אישית, אחרת אין סיכוי שיווצר שיתוף פעולה אמיתי או יחסי אמון ברמה גבוהה".



לדבריו, תנאי נוסף הוא אמון מקצועי: "המנכ"ל חייב לסמוך עלי שאכין לו את הנאום הנכון, אארגן את החומר המתאים לישיבות של הנהלת הבנק והפורומים המקצועיים ולא פחות חשוב: אסנן עבורו חלק מהעניינים הנוחתים על שולחנו ואפנה את הטיפול בהם לסמנכ"לים או לעובדים אחרים - ובכך אשאיר לו את הניהול השוטף נטו. התפקיד מחייב יכולת להתעסק בו-זמנית בהמון תחומים המגיעים ללשכת המנכ"ל - כוח אדם, נכסים, תקציב, התחייבויות, השקעות ואשראי".



לדברי טבק, התפקיד מחייב אופי של שומר-סוד: "איני אומר שבעל משרת אמון צריך להיות יצור אנטי חברתי, השומר מרחק מאנשים. לא צריך להיות פרנואיד בשם הנאמנות למנכ"ל. אתה יכול בהחלט לשבת בקפטריה עם עובדים אחרים ולקיים קשר חברתי אפילו עם עובדים בבנק מתחרה. קשקש עמם כמעט על כל עניין שבעולם, אבל היזהר בדבריך. סנן. אם תתן ללשונך להתגלגל, אתה עלול להסגיר סודות של הארגון ושל המנכ"ל".



בנוסף, נושא משרת האמון, לפי טבק, חייב להיות זמין למנכ"ל 24 שעות ביממה, כל השנה. טבק: "זה יוצר שחיקה, לכן אני בטוח שלא אצא מהתפקיד הזה לפנסיה", אך המאמץ הכרוך במילוי התפקיד משתלם, ולאו-דווקא במובן הכספי: זהו בית ספר אחד גדול, החושף אותך למגוון של תחומים שאין סיכוי שתלמד אותם באקדמיה".



בכל צעד ושעל



אנדי פרידמן, בעבר מנהל המטה של מנכ"ל חברת קומברס זאבי ברגמן וכיום מנכ"ל משותף של חברת OD לייעוץ ארגוני, טוען כי משרת אמון אינה קשורה דווקא ללשכת המנכ"ל. לדבריו, בארגון המגשים את מטרותיו, כל עובד אמור למלא את תפקידו מתוך תחושה שהוא בעל משרת אמון.



"האם מי שמשמש כשליח בארגון אינו ממלא משרת אמון? אמון הוא משהו בסיסי בקשר בין אנשים. בהיי-טק, למשל, האמון בין אנשים הוא מה שהופך צוותי פיתוח למצליחים", הוא אומר. "האמון הוא בסיס לקשר אפקטיווי והוא חייב להתקיים בכל דרגי העובדים. נכון שככל שעולים בהיררכיה, מתרבים מוקדי הכוח ומחריפה הפוליטיקה הארגונית. ברמות אלה, חוסר-אמון הופך את המנהלים ליצורים פרנואידים, המתמקדים בהישרדות אישיתבמקום בקידום הארגון".



לדברי פרידמן, בעל משרת אמון במטה המנכ"ל חייב להיות אדם הרוחש הערכה אישית רבה למנכ"ל, ובעל יכולת לטעת בלב המנכ"ל את התחושה שהוא פועל בעדו בכל צעד ושעל.



פרידמן: "מה שהבדיל אותי כממלא משרת אמון מעובדים אחרים בקומברס זו הדרישה להיות נקי לחלוטין מאג'נדה אישית ולהביט רק על המטרה המשותפת של הארגון. הטעות הנפוצה במילוי התפקיד היא השתכרות מהכוח ומהפיתוי להפוך לשחקן פוליטי, המקדם את עצמו או אפילו אינטרסים של המנכ"ל על חשבון עובדים אחרים.



"ברגע שאתה פועל לקידום מעמדך האישי וזונח את הראייה המערכתית, אתה מפסיק להיחשב אדם שניתן לתת בו אמון. העובדה שאתה יד ימינו של המנכ"ל, אסור שתתפרש כאילו אתה מתייצב נגד האינטרסים של אנשים אחרים בארגון. להיפך: אתה עוזר למנכ"ל ליצור קשר הדוק עם אחרים בארגון. לעתים קרובות תמצא את עצמך, בתוקף תפקידך, כמגשר במחלוקות הנוצרות בין המנכ"ל לבין בכירים אחרים בארגון".



"ועוד דבר", אומר פרידמן, "לכהן במשרת אמון, אין פירושו שעליך לרצות את המנכ"ל כל הזמן. צריך עמוד שדרה ויכולת להשמיע את מה שאתה חושב, כולל דברים קשים שאותם תאמר לבוס בארבע עיניים, מאחורי דלת סגורה. עם זאת, חשוב שתעשה זאת כאשר הנך משוכנע כי הבוס יודע שהביקורת שבפיך נועדה לסייע בידו ואינה מלמדת על כוונה מצידך או מצד מישהו אחר בארגון לחתור תחתיו".



כמו זוג נשוי



כיצד תופש המנכ"ל את משרת האמון? נשיא התאחדות התעשיינים, שרגא ברוש, שהוא גם הבעלים של מפעל י. ברוש ובניו, טוען אף הוא כי משרת אמון לא נוצרה רק עבור עוזר למנכ"ל. לדבריו, גם המנכ"ל עצמו הוא בגדר ממלא משרת אמון מטעם בכירים ממנו כגון נשיא החברה או, במקרה של חברה ממשלתית, השר הממונה.



ברוש: "העובד הממלא משרת אמון בלשכת המנכ"ל חייב להיות מתאים באופיו לבוס. קשה להעלות על הדעת שאיש אמונו של בוס תזזיתי או לחוץ, יהיה אדם רגוע, שמאומה לא בוער לו. נושא משרת האמון פועל לא רק כאיש סוד, אלא כמקור מידע חשוב למנכ"ל הוא צריך להיות טיפוס מיוחד, המסוגל להכניס את עצמו להרגלי העבודה של הבוס, להכיר היטב את מעלותיו ואת חסרונותיו ולקבל את תפישת עולמו. וכך, השניים עובדים יחדיו כצמד המשלים האחד את השני, כמו זוג נשוי הפועל להצלת התא המשפחתי".



להכיר את מוקדי הכוח



שוש אורון, בעלת חברת גישה שונה להשמת בכירים ולאיתור עתודה ניהולית, אומרת שמשרת אמון היא משרה שהמנכ"ל מייעד לעובד המרבה לדווח לו על המתרחש בארגון. "עובד המקבל על עצמו את המשרה, אינו נהפךלאיש סוד סתם, אלא ממש לצלו של המנכ"ל. בכך הוא מקל קצת על המנכ"ל, תפקיד שכרוך בסך הכל בבדידות רבה", היא אומרת.



לדבריה זהו האיש שעמו המנכ"ל חש בנוח, ושעליו הוא סומך יותר מעל כל בעל תפקיד אחר. האיש אמור להתמצא היטב במוקדי הכוח ובמאבקים הסמויים והגלויים בארגון ולדעת מי מהעובדים מזדהה עם מטרות הארגון ומי לא.



מי מתאים לשמש במשרת אמון? לדעת אורון, המשרה מיועדת בדרך כלל לעוזר למנכ"ל, אך באופן לא פורמלי יכולים לכהן בה גם סמנכ"ל כספים או סמנכ"ל משאבי אנוש, שמתוקף תפקידם מקיימים מגע הדוק עם המנכ"ל וחולשים על מידע רב הנוגע לעובדים ולתהליכים המתרחשים בתוך הארגון.



לעומת זאת, היא אומרת, סמנכ"ל מכירות או סמנכ"ל שיווק אינם מתאימים לרוב לשמש במשרת אמון, מכיוון שמתוקף תפקידם הם אינם מתעניינים במיוחד במתרחש בתוך הארגון אלא בסביבה העסקית שמחוצה לו.



ומהו אופיו הרצוי של נושא משרת אמון? לדברי אורון, התפקיד תפור רק לאדם המוכן תמיד לפעול מאחורי הקלעים, כזה המסוגל לתת למספר אחד, הלא הוא המנכ"ל, את כל הכבוד וההדר. מישהו שיתרחק מהזרקורים וידכא את האגו שלו, לטובת הפרסום העצמי והמניירות של הבוס.