לחץ זמן גבוה

אם ניהול הוא משחק, הרי שזמן הוא המגרש שבו המשחק הזה מתרחש. בין אם התואר "מנהל" מופיע בכרטיס הביקור שלנו ובין אם לא, כל אחד מאתנו חייב לפתח יכולות ניהול בתחום של זמן.

בעידן הנוכחי, יותר ויותר אנשים נדרשים לעבוד יותר ויותר שעות בשבוע. רבים חשים שחוסר זמן גורם להם להחמיץ את הדברים החשובים באמת. הם סובלים מלחץ זמן גבוה. לעומתם, יש שמוצאים עצמם מחוסרי עבודה: למרות שיש להם זמן בשפע, רבים מהם מרגישים שהם לא מצליחים לעשות את הדברים החשובים באמת, ושהשפע שבידיהם פשוט מתבזבז. הם סובלים מלחץ זמן נמוך.

"לחץ זמן" נמוך או גבוה ו"כאבי זמן" הם מושגים שנעשים שכיחים לאחרונה. האצת התחרות בשווקים, הטכנולוגיה שהופכת את כולנו לזמינים בכל רגע, והגלובליזציה שיוצרת יום עבודה שנמשך לאורך כל היממה, הופכים את הזמן שלנו לפגיע הרבה יותר מבעבר. כאבי הזמן שאנשים חשים מדי פעם מתחילים להפוך למחלות זמן ממשיות. אנחנו נוטים לחשוב שהזמן עצמו, או חסרונו, גורמים לכאבים האלה, אבל למעשה - וזו בשורה טובה - הם תולדה של הדרך שבה אנו מנהלים את עצמנו.

אחד המקורות לכאבי זמן טמון בכך שאנחנו סומכים יותר מדי על דברים שאי אפשר לסמוך עליהם. יש שסומכים על הזיכרון שלהם ולא רושמים דברים. אולי הם ממשיכים לסמוך על הזיכרון מפני ששכחו את המקרים הרבים שבהם שכחו דברים חשובים, ושילמו על כך מחיר כבד. הזיכרון האנושי אינו אמין מספיק כדי להזכיר לנו שהגיע הזמן לעשות משהו שהבטחנו לעצמנו או למישהו אחר.

אלה שלמדו שלא לסמוך על זיכרונם פיתחו לעצמם כלים אמינים יותר. הם רושמים כל רעיון, סיכום פגישה, הבטחה שהבטיחו או שהובטחה להם, ומידע שחשוב שיזכרו במדויק בבוא העת. הם שומרים את הרשומות באופן שיאפשר למצוא אותן בקלות בשעת הצורך, ושיבטיח להם תזכורות ברגע הנכון.

יש שסומכים על יכולת האלתור שלהם שתאפשר להם להסתדר בכל מצב ובכל לחץ זמן. הם נמנעים מלתכנן, מלהכין שיעורי בית ומלהיערך בקפדנות למשימות חשובות ולאירועים מורכבים. גם הם נוטים לשכוח את המקרים שבהם יכולת האלתור שלהם לא הספיקה והתוצאות נעו בין כישלון מחפיר לביצועים בינוניים.

אלה שלמדו שלא לסמוך על יכולת האלתור יצרו לעצמם הרגל להיערך ביסודיות לאירועים. הם מקדישים זמן קבוע לתכנון כל יום לפי שיטה שעיצבו לעצמם, ומשבצים ביומנם זמני היערכות ותכנון למשימות ואירועים עתידיים. אנשים אלה מחפשים בהתמדה שיטות וכלים חדשים שיאפשרו להם להיערך טוב יותר.

יש שסומכים על הקסם האישי שלהם ועל סלחנותם של אנשים. הם מרשים לעצמם לאחר לפגישות ודיונים ולגרום לאנשים לבזבז זמן יקר בהמתנה להם. חלקם מאמינים שאיחור כרוני נתפס כתכונה קסומה ורומנטית ומתקבל בהבנה. הם נוטים שלא לשים לב לבזבוז ולנזק שהם יוצרים, ולעלבון שהם גורמים לאנשים רבים.

אלה שלמדו שלא לסמוך על כך יצרו לעצמם הרגל להגיע בזמן. זה דרש מהם להתחיל לתכנן טוב יותר את זמני הסיום של פגישות ולקחת בחשבון את זמני הנסיעה והפקקים. ההרגל להגיע בזמן נתפס כהרגל מולד שאי אפשר לרכוש, אבל הוא קל יותר לרכישה ממה שנדמה. צריך בעיקר להחליט להפסיק לפגוע באנשים ולבזבז את זמנם.

יש עוד מקורות לכאבי זמן, אך אלה הבולטים שבהם. האם אתם סומכים מדי על הזיכרון, יכולת האלתור, הקסם האישי שלכם או סלחנותם של אנשים? האם אתם נוטים לשכוח דברים חשובים, להיכשל בגלל היערכות גרועה או לאחר באופן כרוני?

אם כן, מעבר לכאבי הזמן שאתם ככל הנראה גורמים לסובבים אתכם, סביר להניח שאתם בעצמכם סובלים מכאבי זמן שהולכים וגדלים. יש לכך תרופה: הפסיקו לסמוך על מה שאי אפשר לסמוך עליו, וצרו לעצמכם הרגלים אמינים.

המאמרים הבאים יוקדשו להיבטים נוספים של זמן וניהול.


להורדת כלי לאבחון מצוקות הזמן שלכם, למאמרים קודמים ולתגובות - www.merhav.net

שמואל מרחב הוא מנכ"ל מרחב אפשרויות בע"מ המתמחה בליווי, ייעוץ והנחיה למנכ"לים והנהלות