ביהדות, כמו בדתות אחרות, יש ימים קדושים ושעות תפילה מקודשות. האדם המאמין מארגן את יומו ואת חייו בהתאמה לאותם זמנים מקודשים, והם משמשים לו כעוגני זמן. כך מובטח לו שבשבתות הוא יבלה עם משפחתו במקום לעבוד, שביום כיפור יעשה חשבון נפש שנתי, וששלוש פעמים ביום יתחבר לעצמו ולאלוהיו.
מבלי לפגוע בהיבט הדתי של המלה "קדושה", היבט מסוים שלה יכול להפוך את הזמן שלנו ממקור לתסכול והחמצה למקור לבהירות ואיזון. לקדש משהו פירושו לומר לעצמנו שהדבר הזה הוא בעדיפות עליונה ביותר, ושלמעט מקרי חירום חריגים, תמיד נתייחס אליו כמחייב באופן מוחלט.
לאדם המאמין קל לקבל את קדושתם של דברים שאמונתו מקדשת, כי סמכות עליונה שאותה הוא מכבד קבעה שהם קדושים. המנהלים הטובים משתמשים בכבוד שיש לסמכותכם הניהולית, וקובעים לאנשיהם ולעצמם זמנים מקודשים שמאפשרים ניהול יעיל ואיכותי.
כאשר זמן ושגרה הופכים למקודשים במערכת, נוצר עוגן זמן שסביבו כולם מתארגנים. מכיוון שקשה לקבל את קדושתו של משהו שאנחנו קובעים לעצמנו, לא קל לאנשים לקדש לעצמם עוגני זמן שכאלה. למרות הקושי, כדאי לכם לוודא שיש לכם ולאנשיכם עוגני זמן שמשרתים אתכם ואותם. אילו עוגני זמן אפשריים? אפשר, למשל, להתחיל את היום בשעה קבועה ובסדר פעולות קבוע כמו תרגילי מתיחות, מדיטציה, שחייה, הליכה בים או ארוחה מזינה. התחלת העבודה יכולה לכלול תכנון היום, ישיבת צוות קצרה, קריאת מיילים או היערכות לפגישות.
אפשר גם לסיים את היום בשעה קבועה, מה שמאפשר איזון בריא בין עבודה לבית. האם אתם מחייבים את אנשיכם ללכת הביתה בשעה מסוימת או שאתם מאלה שדורשים מאנשיהם לעבוד ללא גבול? לא בטוח שהאחרונים מפיקים מאנשיהם תפוקה גבוהה יותר לאורך זמן.
השגרה המבורכת
פעולות קבועות בסוף יום העבודה יכולות לכלול סידור שולחן, תיוק מסמכים, סיכום היום והפגישות, תכנון המחר או כתיבת מכתבי תודה. יש מנהלים שמקפידים שאנשיהם ידווחו להם בסוף כל יום על התקדמות משימותיהם ועל תכניותיהם למחר. למרות שבהתחלה המדווחים מאוד לא אוהבים את זה, רובם מגלים, לאחר זמן, שזה תורם מאוד לאיכות עבודתם וחייהם.
ככלל, שגרת דיווחים מקודשת היא כלי ניהול יעיל במיוחד. בין אם מדובר בדיווח לעצמכם או בדיווח מאנשיכם, ההקפדה על זמנים קבועים של דיווח ועל סדר קבוע של שאלות שעליהן הדיווח עונה יוצרת ודאות, בהירות ורגיעה. אם דיווח כלשהו מתחיל להיות טורדני ולא מועיל - בטלו אותו או החליפו אותו בדיווח מועיל יותר.
גם חלונות זמן מקודשים מועילים מאוד. הפסקת צהריים קבועה היא דוגמה לכך, וכך גם שעה קבועה להחזיר טלפונים. יש מנהלים שמקפידים על חלון בן עשר דקות בסוף כל ישיבה שלהם. כך הם מצליחים לסכם לעצמם את הישיבה, לקבל הודעות ולענות להן, ולהיכנס שלווים לישיבה הבאה.
ערך רב טמון בלקדש ישיבות צוות ומפגשים של פורומים ארגוניים. כשכולם יודעים בוודאות שבישיבה הבאה יוכלו להעלות את הנושאים שמטרידים אותם, הם יכולים לעבוד בשקט. כשהישיבות אינן קדושות, העובדים עסוקים בניסיונות לפתור את מה שמטריד אותם, כי הם חוששים שהישיבה תתבטל.
כדאי גם לקדש את סדר הנושאים שיידונו בישיבה הקבועה, תוך השארת מרווח לנושאים בלתי מתוכננים. כשסדר הדברים הופך למסורת, נוצרת ודאות. אם הסדר כבר אינו אפקטיווי, חשוב לבחון אותו מחדש ולשנות אותו.
התועלת העיקרית של הזמנים המקודשים האלה טמונה בוודאות שהם יוצרים. אי הוודאות המתמדת של העידן הנוכחי היא המקור לרבות ממצוקות הזמן של אנשים ושל ארגונים. צרו לעצמכם ולאנשיכם מקומות קדושים בזמן. כדאי להתחיל ביצירת דרך קבועה לסיום יום עבודה, ורצוי בשעה מקודשת: זו תהיה התשתית, שעליה ניתן יהיה לבנות עוגני זמן נוספים.
למאמרים קודמים ולתגובות - www.merhav.net
שמואל מרחב הוא מנכ"ל מרחב אפשרויות בע"מ המתמחה בליווי, ייעוץ והנחיה למנכ"לים והנהלות