עובד שנחשב "כוכב עולה" מבקש לצמצם את מספר ימי עבודתו לשלושה כדי ללמוד למבחן ההסמכה שלו כרואה חשבון. עובד מוכשר בתפקיד מרכזי רוצה לחלוק את משרתו עם אדם נוסף כדי לבלות יותר זמן עם ילדיו הקטנים. איש מכירות מצוין מבקש לרדת ל-60% משרה ללא נסיעות, כדי שיוכל לסייע לטפל בילד עם בעיות מיוחדות.
אם ייענו בשלילה, קיים סיכוי שהחברה תאבד עובדים מוכשרים. אם ייענו בחיוב - האם לא תאבד החברה תפוקה ויעילות? מתברר שלא - כל עוד נזהרים.
תוצאות מחקר שערכנו בקרב 88 מנהלים ב-20 חברות בארה"ב ובקנדה מוכיחות כי זמני עבודה גמישים ומשרות לא מסורתיות עשויים להניב יתרונות משמעותיים לארגון. כדי להגדיל את הסיכוי שמשרה מופחתת תתרום למקום העבודה יש לבדוק, יחד עם העובד, מהן השלכות בקשתו על פי ארבע השאלות הבאות:
1. האם התפקיד יבוצע היטב גם אם שעות העבודה גמישות? בידקו, יחד עם העובד, את המשרה עצמה. ישנם תפקידים שאינם מתאימים לשעות עבודה גמישות: מועדי הגשה צפופים, ניהול עובדים חסרי ניסיון ותרבות עבודה יחידנית עלולים לפגוע גם במאמץ הכן ביותר של העובד המוכשר ביותר. במסגרת המחקר שוחחנו עם סגן נשיא של מוסד פיננסי שאיפשר לאחת הכפופות לו ישירות לרדת ל-80% משרה. בראייה לאחור, הוא הכיר בכך שההחלטה החלישה את יכולת הצמיחה של הארגון ואת יכולתו לשמור על נתח השוק שלו. בדיעבד, הוא אומר, היה עליו לעבוד עמה על הגדרה מחודשת של תפקידה.
2. האם ניתן לחלוק את מחויבויות התפקיד? חלוקת התפקיד הטיפוסי שחשף המחקר היה הסדר שמאפשר חלוקה של משרה אחת (100% שעות עבודה) לשתי משרות בנות 60%. משכורתו של כל עובד היא 60% ממשכורת הבסיס והוא עובד רק שלושה ימים בשבוע, כאשר ישנו לפחות יום אחד של חפיפה בין שני העובדים. חפיפה זו מסייעת להבטיח כי כל צד מקבל דיווח מלא על שיחות, פרויקטים והחלטות.
הגורם החשוב ביותר בהצלחתה של חלוקה מסוג זה הוא תקשורת יוצאת מן הכלל ושיתוף פעולה מלא בין שני ממלאי התפקיד. בצורה זו, תפקיד מחולק יכול לתרום לארגון בכך ששני העובדים מביאים את כישוריהם וניסיונם השונים, ובכך מקדמים את החברה.
באחת היצרניות הגדולות התפנתה משרה של מנהל עסקי, ושני אנשים - אחד עם רקע שיווקי, השני עם מומחיות פיננסית - הגישו הצעה לחלוקת תפקיד בהסדר של 60% משרה. אף שגילה ספקנות לגבי הצלחת החלוקה, החליט מנהל החברה לקבל את הצעתם. הרקע השונה שלהם היווה משאב חיוני לאנשי המכירות שבהם תמכו. מנקודת המבט הארגונית, ההשפעה של תפקודם על ההכנסות ממכירות פיצתה על ה-20% הנוספים במשכורת. עם זאת, ייתכן כי לאורך זמן יתברר כי חלוקת המשרה לא מתאימה עוד לאחד מן הצדדים, ולכן רצוי לבחון את ההסדר פעם בשנה, ולהיות נכונים לשנותו או אף להביא לסיומו.
3. האם ניתן לבטל חלק ממרכיבי התפקיד? משרות רבות כוללות מטלות מסורתיות שהיו חשובות בעבר, אך כיום אינן חיוניות. אם העובד המבקש לצמצם משרתו לא ניסה בעצמו לחשוב על אילו מטלות ניתן לוותר, כדאי להציע לו לעשות זאת.
4. כיצד הסדר מופחת שעות יכול לתרום לחטיבה כולה? מרבית המנהלים אמרו לנו כי זיהו יתרונות בלתי צפויים מהפחתת משרות מסוימות - כמו למשל שיתוף פעולה מוגבר, פיתוח כישרונות צעירים בקרב אנשי הצוות והפחתת עלויות. שיתוף פעולה מוגבר, יתר חלוקת ידע והכשרה היו תוצאה של משבר שהיכה בקבוצת כלכלנים קטנה בבנק בינלאומי גדול. בתוך שנה ביקשו שניים מהכלכלנים הבכירים - אשה וגבר - הפחתה בעומס העבודה כדי לבלות זמן רב יותר עם פעוטיהם.
בהוראת הכלכלן הראשי, ערך הצוות רשימה של כל תפקידי הקבוצה כדי לבדוק אילו מטלות ניתן לבטל. לאחר מכן, העבירו חלק ממטלות הכלכלנים הבכירים לעוזרי מחקר. הדבר איפשר לכלכלנים הבכירים האחרים לקבל על עצמם חלק מתפקידי עמיתיהם שביקשו הפחתה. כתוצאה מכך, הקבוצה התגבשה וחבריה ידעו לגבות זה את זה טוב יותר.
הכלכלן הראשי הדגיש את חשיבות התפישה של המערכת כשלמה. לדבריו, "כשעובד עובר למשרה חלקית צריך לחשוב כיצד אפשר לנצל את הכישורים והיכולות בקבוצה כדי לצמצם את השפעת הבודדים".
פחות שעות, לא פחות תפוקה: איך להרוויח מירידה במשרה של עובד מוכשר, במקום לאבד אותו כליל
Harvard Monday Morning
29.5.2007 / 9:36