אל תשברו להם את הראש

מאת כריסטינה ביאלצקה-דוורניי



שמעתי לא מזמן את פרנסס פריי, פרופסור בביה"ס לעסקים באוניברסיטת הרווארד, אומרת: "אחד הדברים הכי פחות פרודוקטיוויים שמנהל יכול לומר הוא 'אל תבואו אליי עם בעיות, בואו אליי עם פתרונות'". רציתי לשמוע דברים נוספים בסוגיה זו וחשבתי שגם הקוראים ירצו לשמוע. להלן תמליל ערוך של שיחתנו.



ואני חשבתי שזה טוב לעודד עובדים לפתור בעיות.



"כמובן. אבל שליחת המסר הזה אינו מביא שום ערך. במקום לעודד לקיחת אחריות, אמירה כזו למעשה מעודדת עובדים להתעלם מבעיות שהם נתקלים בהן ולא מוצאים להן פתרון. כשאומרים 'אל תבואו אליי עם בעיות אלא עם פתרונות', מה שבעצם אומרים הוא 'מכל הבעיות שאתה נתקל בהן, אני רוצה לדעת רק על אלה שאתה יכול לפתור'.



"זיהוי בעיות יכול להיעשות על ידי אדם בודד, אך לרוב פתרונן דורש צוות. זה נכון במיוחד כאשר מדובר בבעיות מורכבות. אם מאפשרים לאנשים לספר רק על הבעיות שהם יכולים לפתור, מפסידים אפשרויות רבות לשיפור. הפוטנציאל לשיפור נשאר בלתי ממומש רק בגלל שהבעיה לא באה מלווה כבר בפתרון".



כשאת מציגה זאת כך זה נראה מאוד ברור. אז מדוע לדעתך האמירה הזאת מחזיקה מעמד כל כך הרבה זמן?



"תחילה היא נשמעת כאמירה מעצימה: 'היי אתה, לך תפתור כמה בעיות. אתה חכם ומוכשר, אני סמוך ובטוח שתוכל לעשות זאת'. אבל למרות הכוונות הטובות, האמירה הזאת מוליכה שולל. אני תמיד נרתעת כשאני שומעת מנהלים אומרים זאת, וזה קורה הרבה.



"אני חושבת שסיבה אחת לפופולריות של המשפט הזה היא העובדה שמנהלים משתמשים בו כדי להשתיק מתלוננים כרוניים. אבל כל מה שהם מרוויחים מהשתקת הגלגלים החורקים האלה מתקזז על ידי הנזק שהם גורמים בכך שהם מונעים פתרונות משותפים. מנהלים צריכים למצוא דרך אחרת להתמודד עם היבבנים, כזאת שלא תמנע מעובדים ערניים בעלי כוונות טובות להצביע על בעיות שפוגעות בביצועים".



במסגרת העבודה שלך את מבקרת בחברות רבות. האם יש תרבויות ארגוניות שמתנגדות במיוחד להעלאת בעיות על פני השטח?



"כמובן. דוגמה אחת לכך היא תרבויות ארגוניות שמתמקדות בלעשות דברים נכון כבר מהפעם הראשונה. חברות שמתגאות בכך שהן מציגות מצוינות ישר מההתחלה גורמות לעובדים להרגיש שזה מסוכן להעלות בעיות, במיוחד כאשר מי שמעלה אותן לא רואה פתרון מתאים. בסביבה שבה לא בטוח לדבר על בעיות, אנחנו יודעים שיש בעיות בביצועים".



אילו חברות מתנהלות נכון בנושא זה?



"חברות המתמקדות ללא לאות בשיפור הביצועים. בעבורן, בעיות הן דבר טוב מכיוון שהן מאפשרות להשתפר. טויוטה מהווה דוגמה מצוינת לכך.



"התרבות הארגונית של טויוטה, הדוגלת בשיפורים, לא רק מהווה סביבה נוחה להעלאת בעיות, אלא גם מעודדת באופן פעיל את העובדים לעשות כן. בפס הייצור, לדוגמה, יש משהו שנקרא חבל אנדון (andon cord). אם מישהו רואה בעיה בפס הייצור, הוא אמור למשוך את החבל ובכך להצביע למנהל על בעיה שיש לבדוק אותה בדחיפות, לפני שהחלקים הנעים על פס הייצור יתקדמו הלאה.



"בטויוטה לא אומרים לעובדי המפעל, 'תמשכו בחבל רק אם אתם רואים בעיה שאתם יודעים לפתור אותה'. מעודדים אותם לזהות בעיה, והם זוכים לכבוד אם הם עושים זאת. זו סיבה אחת מיני רבות לכך שטויוטה מנצחת את מתחרותיה כל כך בעקביות".



מה העצה שאת רוצה להשיא לקוראים?



"יש ליצור תרבות של נשיאה באחריות שאינה מגבילה את ההכרה רק לעובדים שמוצאים גם את הבעיה וגם את הפתרון. כמובן שכדאי לתגמל על פתרון יצירתי. אבל אם רוצים גם לעודד עובד שמציב בעיה על השולחן, אז לא משנה אם היא קטנה או גדולה".



הכותבת היא עורכת "הרווארד מנג'מנט אפדייט"



הסוגיה: המשפט "אל תבוא עם בעיות אלא עם פתרונות" מעודד התעלמות מבעיות שאין בצדן פתרון מיידי



הפתרון: הפסק להשתמש במשפט הזה!



הדרך: עודד עובדים להעלות בעיות רבות ככל האפשר גם אם אינם מסוגלים לחשוב בעצמם על פתרונות, מתוך הבנה שהעלאת הבעיה חשובה לעתים לא פחות מהצעת הפתרון