שלב השאלות והתשובות: שמרו על עמדת המתקפה

מאת ג’וליה קירבי



מחפשים ייעוץ בכתיבת נאומים? המדפים בחנויות הספרים מלאים בספרים שמספקים ייעוץ מעין זה, אך לרוע המזל תמצאו בהם מעט מאוד עצות בכל הקשור לחלק היחיד של הנאום שאנשים באמת מקשיבים לו: השאלות והתשובות.



מייקל שיהאן, יועץ התקשורת שעבד עם ביל קלינטון לכל אורך תקופת הנשיאות שלו, אומר כי לנואם חייבת להיות אסטרטגיה מוכנה מראש לשלב השאלות והתשובות. הנה כמה מהעצות שנתן.



כיצד אפשר לאמץ אסטרטגיה לגבי השלב שעליו אין לנואם שליטה?



שיהאן: "אם אתם חושבים שזה החלק הקל, אתם טועים. מנכ"לים אומרים לי, 'אני מעולה בשלב השאלות ותשובות. דווקא השלב הפורמלי קשה לי'.



"הם חושבים ככה בעיקר מפני שאיש לא העז להגיד להם: 'אתם ממש משעממים' או 'לקח לכם שמונה דקות להבהיר נקודה של עשר שניות'.



"עליכם להתכונן - ובדרך הנכונה. לרוב המנהלים יש קלסר עם 500 שאלות שהם עשויים להישאל. הם לוקחים אותו הביתה ולומדים אותו כאילו היה ספר תורה.



"אבל הצוות שחיבר את הקלסר הזה מצליח רק לעתים רחוקות מאוד לצפות מראש את שאלות העובדים, הדירקטוריון או האנליסטים, וכן את האופן שבו יישאלו.



"עובדה זו מציבה את המנהלים בעמדה מתגוננת. הם עומדים שם, מגרדים בפדחתם, ותוהים: 'זו היתה שאלה 177 או שאלה 491?' הגישה שלי היא לזרוק את הקלסר ולהחליפו בכרטיס אינדקס, המשרטט קווי מתאר של מערכת אגרסיווית המונה 3-4 נקודות".



האם זו דרכך להגיד לנואם לא לסטות מהמסר שהוא רוצה להעביר?



"זו נקודה רגישה אצלי. לצד המלה "מיתוג", "מסר" היא המלה הכי לא מובנת באמריקה התאגידית. אנשי עסקים נוטים לחשוב שהמסר שלהם בא לידי ביטוי בייעוד שלהם - וכולם נשמעים אותו דבר. אני חושד שיש חברה באן ארבור ששוקדת על ייצור המוני של מסרים מעין אלה. לעיתים הם חושבים שהמסר שלהם הוא סט של נקודות שיש לחזור עליו, כמו בובה שאם מושכים בחוט שלה שומעים אותם המשפטים שוב ושוב.



"אני מתחיל בכך שאני מפתח קו עלילה קצר וליניארי לנאום עצמו. אני מראה להם שניתן לסכם אפילו את המלט בפסקה אחת (כן, זה אפשרי).



"כשאני רואה 75 שקופיות פאואר פוינט אני שואל, 'מהו קו העלילה'? אין ספק שניתן לקצר את הנאום בשליש.



"ואז אפשר לפתח אסטרטגיה לשלב השאלות והתשובות. יש לחשוב על דרך לנצל את רמת הריכוז המוגברת של שלב השאלות והתשובות כדי להדגיש ולהרחיב את מה שאנו רוצים להגיד".



ומה עושים כשיודעים מה הקהל ישאל ולא רוצים לענות על זה?



"נשארים בעמדה של מתקפה. עורכי הדין, שאלוהים יברך אותם, הם אנשים נחמדים, אבל אל תתנו להם להנחות אתכם בכל הקשור לנאומים. הם יפצירו בכם, 'אל תגידו את זה, אל תגידו את זה, ומה שלא יהיה: אל תגידו את זה. קדימה - הסתערו עליהם!' הגישה שלי הפוכה: 'תגידו את זה, ואת זה, ומה שלא יהיה, תגידו את זה'.



"האנרגיה שאתם מקרינים משדרת מסר משל עצמה. הייתי המום מהופעתו של רקס טילרסון, מנכ"ל ויו"ר אקסון מובייל, בראיון טלוויזיוני בתקופה שבה מחירי הנפט הרקיעו שחקים. הוא נראה כאילו הוא רוצה להיות שם ולהסביר דברים. ביל גייטס נראה לעתים קרובות בשלב השאלות והתשובות כאילו הוא חושב לעצמו, 'או, זה מזכיר לי רעיון גדול שרציתי לחלוק עמכם'. האגרסיה החיובית הזו היא חצי הדרך לניצחון".



האם יש אורך מושלם לתשובה?



"לא. אם כל התשובות שלכם קצרות מדי, זה יישמע כמו תצהיר, והשאלות ילכו וייעשו עוינות יותר. אם כל התשובות יהיו ארוכות, זה יישמע כמו פיליבסטר. גוונו את אורך התשובות שלכם. ואז תוכלו להשיב על אחת השאלות לעומק".



יש לך עצה לדרך?



"הקשיבו לכל שאלה עד סופה ואל תתחילו לענות לפני שהשואל מסיים את דבריו. שפרו את תשובתכם על ידי הוספת משהו שאפשר לזכור, כמו דוגמה ספציפית, אנלוגיה, חוויה אישית או משפט ססגוני".



הסוגיה: כיצד ניתן ליצור אסטרטגיה ברורה בשלב בו אין לנואם כלל שליטה - שלב השאלות והתשובות.



הפתרון: אל תתגונן. שמור על אגרסיוויות חיובית, עמוד מול הקהל כאילו אתה משתוקק לחלוק עמם את הידע.



הדרך: קצרו את הנאום, גוונו את אורכי התשובות, נצלו את רמת הריכוז העולה בשלב השאלות והתשובות והתאמנו על שידור האנרגיה שאתם משדרים בשלב זה.



הכותבת היא עורכת בכירה ב"הרווארד ביזנס ריוויו"