האם אתם מאצילים סמכויות באופן יעיל?

מאת לורן קלר ג’ונסון



חלק נכבד מזמנו של כל בכיר או מנהל מוקדש לסיוע לעובדים הכפופים לו להתפתח מקצועית ולחדד, בין השאר, את יכולותיהם לפתור בעיות ולהחליט החלטות בעצמם. אך מה קורה כשאתם שרויים בלחץ עצום של זמן ומישהו מנסה להעביר לטיפולכם "קוף" אחד או שניים (קוף הוא המונח השגור ל'בעיות של כפופים' שטבעו וויליאם אונקן ג'וניור ודונלד ואס במאמרם "ניהול זמן: מי מטפל בקוף?" שפורסם בהרווארד ביזנס ריוויו ב-74').



למרבה המזל, מומחים ובכירים המשיכו לפתח טכניקות שנועדו להקל על תהליך האצלת הסמכויות ולייעל את המאמצים להשאיר את הטיפול ב"קופים" לבעליהם.



1. הרפו מן המושכות. בעבור בכירים רבים, הנתיב להאצלת סמכויות מתחיל בבחינה של הערכה בסיסית הקשורה בתפקידם. "מדובר בהנחה המשותפת למנהלים רבים", אומרת פאטי התאוויי, סופרת ויועצת עסקית בחברת צ'יינג' אייג'נט, "ולפיה יעיל יותר ומהיר יותר לטפל בבעיות של עובדים במקום ללמד אותם לפתור אותן בעצמם. הם מאמינים שהם יודעים יותר מהכפופים הישירים אליהם".



הנחה זו, טוענת התאוויי, רק מגבירה את תשוקתם של המנהלים להגדיל את שליטתם בפתרון הבעיות ובהחלטות, במקום להעביר את הסמכות לעובדיהם. כדי לטפל בבעיה, היא מעודדת את לקוחותיה לחשוב כמו מנהיגים, ולא כמו מנהלים. מנהלים, לדבריה, "עוסקים בפרטים (למשל, באמצעות פתרון בעיות של כפופים)", בעוד מנהיגים "מנהלים אנשים באמצעות עידוד אווירה של נשיאה באחריות".



2. תשאלו במקום להכתיב את התשובות. האצלת סמכויות לטיפול בבעיות תלויה בדרך שבה היא נעשית. מי שיודע להאציל סמכויות היטב יודע כיצד לשאול שאלות, במקום לשגר פקודות.



"שאלות כמו 'מה אתה חושב שאפשר לעשות' מלמדות אנשים כיצד לחשוב על הצעות לפתרונות בפעם הבאה שהם באים אליך עם בעיה", אומרת ג'ויס ג'ויה, נשיאת חברת הייעוץ הרמן גרופ. לדבריה, שאלות כמו "מה לדעתך הוביל לבעיה זאת?" או "במה עלינו להתחשב אם נחליט ליישם את הפתרון שאתה מציע?" עשויות לחשוף את מידת המחשבה שהשקיעו הכפופים בהצעות שגיבשו לפתרון בעיותיהם.



3. התאמת מטלות לעובדים. מנהלים יכולים להימנע מטיפול ב"קופים" באמצעות התאמת הסמכויות והסוגיות המואצלות לעובדים ספציפיים, על בסיס הערכת יכולותיהם וצורכי התפתחותם האישית.



סטיבן קוביי, סגן יו"ר חברת הייעוץ פרנקלין-קוביי ואחד ממייסדיה, מדגיש את יעילותה של האצלת סמכויות על בסיס העדפותיהם של העובדים. "גלו מה כל אחד מהכפופים לכם עושה הכי טוב, ומה הוא אוהב לעשות יותר מכל, והתאימו בין כישרונותיהם והעדפותיהם הייחודיות לבין צורכי העבודה. כשאנשים עובדים מתוך להט, הם לא זקוקים לפיקוח: הם ימצאו פתרונות יצירתיים לבעיות בכוחות עצמם".



4. טפחו חשיבה עצמאית. ככל שהעובד חושב באופן עצמאי יותר ומפתח תחושת ביתיות, הוא מעביר פחות "קופים" לטיפולו של הממונה עליו.



לדברי שיין פליסקה, מנהל הפיתוח העסקי בחברת אדריכלות הפנים אל-פלאנטרה, החברה עושה שימוש בשיטת "דירוג קופים", המבוססת על גישה שציינו ואס ואונקן במאמרם. "אנו מבקשים מהעובדים לדרג את בעיותיהם בסולם מספרי. 1 פירושו שהמנהל פותח את הבעיה, 2 פירושו שהמנהל אומר לך כיצד לפתור אותה ומפקח על התהליך, 3 פירושו שאתה מציע פתרון ומבקש את אישורו של המנהל ו-4 פירושו שאתה פועל בעניין ומעדכן את המנהל שלך לאחר מכן", אומר פליסקה.



כשעובדים באים לשולחנו של המנהל עם הבעיה, מסביר פליסקה, הוא נוהג לשאול "באיזה מספר היא?" במטרה לפתח תחושה של עצמאות ולעודד ככל הניתן דירוג של בעיות באמצעות המספר 4.



5. תנו לאנשים את המשאבים הדרושים. הפניית כפופים ישירים למשאבים שלהם הם זקוקים תסייע גם היא בהפחתת מספר הבעיות המחכות לפתרון העומדות על סף דלתכם. חשבו על המשאבים במובן הרחב - אנשים, כלים, מידע והזדמנויות פיתוח, שעשויים לסייע לעובדים לפתור בעיות בעצמם. הפניה למקורות יכולה להיות פשוטה כמו לומר "אתה צריך לדבר עם ג'ו במחלקת שיווק".



כלי מידע יכולים אף הם להיות בעלי ערך. התאוויי, לדוגמה, מייעצת ללקוחותיה לספק לעובדיהם מערכת תקשורת פנימית שתאורגן לפני מחלקה ותפקיד, ולא לפי שם, כך שעובדים חדשים שאינם מכירים עדיין אף אחד יידעו למי לפנות באופן ספציפי במקרה של בעיות רלוונטיות.



הסוגיה: מנהלים חושבים שהם מאצילים סמכויות אך למעשה אינם עושים זאת, מקשים על עבודתם ופוגעים בכפופים



הפתרון: מודעות ולימוד יסייעו בהאצלת סמכויות יעילה



הדרך: למרות הפיתוי - אל תפתרו בעיות בעצמכם, שאלו שאלות במקום להנחית פקודות, הפנו עובד למקורות שיסייעו לו בפתרון הבעיות