תשלום מקוון הוא מהיר וזול וניתן לעקוב אחריו בקלות - אך החשש ממורכבות המעבר אליו מעכב חברות מהצעד המתבקש

על אף שהן מבטיחות קיצוץ בעלויות ומהירות ושקיפות במסחר מקוון, זמן רב חלף עד שחשבוניות אלקטרוניות ופלטפורמות תשלום מקוונות נהפכו לפופולריות. לטכנולוגיה מקוונת יתרונות רבים: היא הופכת למשוכללת יותר כל הזמן וחברות גדולות לשירותים פיננסיים, בהן אמריקן אקספרס וג'יי פי מורגן צ'ייס, משתפות פעולה עם מפתחי מערכות תשלומים, במטרה להתארח בשרתיהם.



למרות זאת - הנייר עדיין שולט בתחום. כ-70% מהעסקות בין חברות בארה"ב מתבצעות באמצעות חשבוניות נייר וצ'קים. להערכת חברת הייעוץ ביין אנד קומפני, העלויות השנתיות של ניהול העסקות בדרך זו מסתכמות בכ-116 מיליארד דולר. אז כיצד שוברים את מחסום הנייר?



ראשית, על החברות להבין את יתרונות ה-EIPP (תשלום באמצעות חשבוניות אלקטרוניות), המאפשר לספקים לשלוח חשבוניות אלקטרוניות ללקוחות ומאפשר ללקוחות לתאם בין החשבוניות לבין הזמנות הרכש ולבצע תשלומים באמצעות המערכת המקוונת של חברת שירותים פיננסיים.



לדברי אנליסטים, השימוש ב-EIPP יכול להוביל לקיצוץ של יותר מ-50% בהוצאות התקורה. בנוסף, בחשבוניות אלקטרוניות ניתן לטפל במהירות רבה יותר - ועיבוד מהיר יותר מאפשר לרוכשים לבקש הנחות, בשל מהירות התשלום. עם זאת, על חברות הרכש לנהל בחוכמה את מאמציהן לצרף את ספקיהן לתשלום אלקטרוני.



מחקר שערכנו ביין אנד קומפני מראה כי ההטבות שמציע ה-EIPP לא מתממשות במלואן ברוב המקרים, אלא לאחר שיותר ממחצית מחשבוניותיו של הלקוח הם חשבונות מקוונים - לכן חשוב להעביר את הספקים במהירות לפורמט האלקטרוני. עבור חברות מסוימות, פירוש הדבר הוא המרה מיידית של כל הלקוחות; עבור חברות אחרות, מדובר במעבר מהיר, אך הדרגתי.



הכי טוב: בבת אחת



קנאמטאל, ספקית גלובלית של רכיבים הנדסיים וכלים וחומרים מתקדמים מפנסילווניה, היא בדרך כלל מהלקוחות הגדולים ביותר של כל אחד מ-18 אלף ספקיה. בשל כך, היא הצליחה להעביר את כולם לתשלום אלקטרוני בבת אחת.



הצוות שהופקד על ניהול המעבר הראה לספקים, באמצעות ספקית שירותי ה-EIPP של החברה, כיצד לצמצם למינימום את השיבושים העלולים להתרחש במעבר. ברגע שהמערכת עבדה, קטנו תשלומי התקורה של החברה ב-66%, ועלויות העיבוד צנחו ב-90% - ל-9 סנט בלבד בעבור כל חשבונית אלקטרונית.



מרכז סלואן-קטרינג לחקר הסרטן בניו יורק קונה מספקיו הגדולים ציוד רפואי וגם שירותים ייחודיים. החיזור אחר ספקיה של החברה דרש מגע עדין יותר, וחלוקה לשלבים ההולמת יותר מערכה צבאית.



את ההמרה ל-EIPP חילק סלואן-קטרינג לשלושה שלבים, בתהליך שהחל ב-2003. בניסיון להשיג הצלחה מיידית, הוביל המרכז מבצע בזק בן 90 יום במטרה להמיר 50 חברות המספקות לו שירותים וחומרים חיוניים. בשלב השני ניהל המרכז מגעים עם ספקים שהעברת העסקות עמם לפורמט אלקטרוני תתורגם לקיצוץ הגדול ביותר בעלויות. בשלב האחרון, התמקד המרכז בספקים ששירותיהם מותאמים לרוב לצרכיהם של פציינטים ספציפיים.



לממש את הבטחת האינטרנט



סלואן-קטרינג קיצר את מחזור התשלומים בינו לבין כל ספקיו, אך גם קבע כי המרה ל-EIPP תהיה סעיף הכרחי בכל מו"מ על חידוש חוזים. כיום מעבד המרכז 877 אלף תשלומים מדי שנה - פי שניים ממספר התשלומים לפני אימוץ ה-EIPP וזאת ללא צורך להעסיק צוות נוסף.



ככל שמספר החברות המשתמשות בטכנולוגיית EIPP גדל, כך גדלה התלות ההדדית בין ספק לרוכש. תלות זו, שהאטה בעבר את אימוץ הטכנולוגיה, עשויה להוביל לזינוק הגדול ביותר שלה, ולממש סוף סוף את ההבטחה של האינטרנט למסחר נטול חיכוכים.



הכותבים הם שותפים בחברת הייעוץ ביין אנד קומפני



הסוגיה: חשבוניות אלקטרוניות לספקים הן עניין כלכלי מאוד אך חברות מסוימות עדיין משתמשות בנייר.



הפתרון: בדיקת אפשרויות והתכוונות ארגונית למעבר מנייר לאלקטרוניקה.



הדרך: חשיבה אסטרטגית על הדרך והקצב המתאימים לארגון - העברה הדרגתית או בהודעה מיידית לכל הספקים - כדי לנצל את הורדת התקורות והחיסכון הפוטנציאלי.



Harvard Business Monday Morning



מפרסומי בית הספר למינהל עסקים של אוניברסיטת הרווארד