אורן מוסט, לשעבר המשנה למנכ"ל סלקום, ידע בדיוק ליד מי לשבת כשלמד לתואר MBA באוניברסיטת ניו יורק. "בן כתה שלי היה העוזר האישי של נשיא בנק ריפבליק", הוא מספר. "בתום הלימודים נקלטתי בבנק וזמן קצר אחר כך הוצע לי להחליף אותו בתפקיד".
הנשיא היה ג'ף קייל, שלימים הפסיד לתד אריסון במכרז על בנק הפועלים. הבנק, שהיה שייך לאדמונד ספרא, היה מהגדולים והמצליחים בארה"ב באותה תקופה - והתפקיד, מסביר מוסט, "היה חלומו הרטוב של כל בוגר".
"הייתי בן 28 - גיל מבוגר יחסית למי שנמצא בתחילת דרכו המקצועית בארה"ב - וזה תפקיד שאפשר לעשות רק כשהאגו לא ממש מפותח", הוא אומר. "לפעמים עוזר הוא זה שהולך אחרי המנהל עם התיק והקפה, אבל זה לא הייתי אני. אני צללתי ללב שוק ההון האמריקאי ולתחומים שמעולם לא פגשתי קודם. עבדתי עם אדם בעל שיעור קומה, שהיה גם המנטור שלי ונתן לי המון חופש פעולה ובלי סוף משימות מקצועיות".
מה נדרשת לעשות כעוזר אישי של מנהל כה בכיר?
"המון עבודת קמב"צות: תיאום בין אגפים ומחלקות שונות, ניתוחים, הכנת חומר רקע וניירות עמדה ובמקביל גם הרבה מאוד שיחות נפש על סקי ועל צלילה, כי שנינו חלקנו את אותן אהבות".
כעבור שלוש שנים עזב מוסט את ריפבליק לאחר שיעקב לוינסון המנוח הזמין אותו לנהל קרן הון סיכון בארה"ב. "זו היתה תקופה נהדרת אבל שנתיים-שלוש זה מספיק", הוא אומר. "להיות עוזר אישי זו לא קריירה, אלא בית ספר מעולה - ובעיקר קרש קפיצה לתפקיד הבא".
זרועו הארוכה של המנהל
בניגוד למזכירים אישיים או ראשי לשכה, שתפקידם בעיקר לטפל בלוח הזמנים ובפרטים הטכניים של העבודה השוטפת, תפקידם של העוזרים האישיים סבוך בהרבה. הם מכינים ניירות עמדה, פרזנטציות, ניתוחים וחומרים נוספים בעבור כל הישיבות שבהן משתתף המנכ"ל - בהן גם ישיבות דירקטוריון, תכנון אסטרטגיה והכנת תוכניות עבודה שנתיות.
במקביל עליהם לוודא כי החלטותיו של המנכ"ל אכן מבוצעות, ולדרבן את המנהלים שאינם מבצעים כראוי את עבודתם. העוזרים האישיים גם עוברים בדרך כלל על כל דברי הדואר והמיילים שמגיעים למנכ"ל ופעמים רבות מנתבים אותם בעצמם ואף עונים עליהם. בנוסף, אמורים העוזרים האישיים לסנן את הפניות המקצועיות למנכ"ל ולהחליט איזו מהן ראויה לתשומת לבו ומתי.
בין אם מדובר בבנק או בחברת סלולר, העוזר האישי צולל עם הגעתו לתוך מערכת יחסים טעונה ומורכבת הדורשת אגו קטנטן, הערכה לבוס שגובלת בהערצה, עצבים חזקים ויכולת לתמרון תמידי בזירה רבת ניגודים: העוזר אמנם סמוך אל האיש שבראש הפירמידה ומהווה מוקד כוח מרכזי, אך הוא נטול סמכויות ביצועיות.
העוזר אמנם אמון על וידוא הביצוע של החלטות המנכ"ל ולעתים עומד בראש צוותי עבודה ופרויקטים, אך אינו מוגדר כמנהל. הוא משמש זרועו הארוכה של האיש הכי בכיר, וגם ידיו ואוזניו, אך הוא חייב לשמור על קשרים מצוינים עם גורמים אחרים כדי לקדם את מטלותיו.
הוא אמנם נתפש לעתים כ"פודל", זה שמעריץ את המנכ"ל ויגן עליו בחירוף נפש (ולכן רצוי להשתתק כשהוא נכנס לחדר), אך הוא חייב לדעת לחשוף שיניים אל מול המנכ"ל הדעתן שרוצה חוות דעת ברורה שתסייע לו בקבלת החלטות.
עוזר אישי הוא תפקיד מקובל מאוד בתחומים מסורתיים כמו בנקאות, ביטוח, מלונאות וכמובן המגזר הציבורי. התפקיד פחות מקובל ב"תעשיות החדשות", שבהן המנכ"ל מכין לעצמו את הקפה וגם יודע לקרוא בעצמו מיילים.
ללכת בין הטיפות
אפרת קרין-סלטון, פסיכולוגית ייעוצית ומרצה במכללה למינהל, טוענת כי יש שני סוגים של עוזרים אישיים: המסתגלים והשאפתנים. "המסתגלים מתייחסים לתפקיד העוזר כאל ייעוד", היא אומרת. "מדובר באנשים שתופסים את עצמם כמספר שתיים תמידי, אנשים בעלי אישיות לויאלית שלעולם לא יעמדו בראש, אך עדיין ייהנו מהיתרונות שנותנת ההתחככות עם מוקד הכוח".
דוגמת שולה זקן?
"בדיוק. מדובר באנשים שצוברים כוח רב מתוך הקשר הקרוב עם המנהל ולפעמים מתבלבלים וחושבים שהם המנהל בעצמו, אבל אין להם מוטיווציה להתקדם מעבר לנקודה שאליה הגיעו".
השאפתנים, לעומת זאת, רואים בתפקיד קרש קפיצה. "מדובר באנשים שיודעים לנשום עמוק ולאורך זמן", מסבירה קרין-סלטון. "הם מסוגלים ללמוד ולהתפתח בלי להשתכר מהכוח, ולעשות את התפקיד בלי לעורר התנגדות - שהרי אם יעוררו התנגדות, זה יפגע בתוכניות העתידיות שלהם".
דרישות התפקיד מחייבות פרופיל אישי מיוחד. "עוזר אישי צריך להיות אדם לויאלי שיכול להישאר מאחורי הקלעים וזקוק פחות לבמה", אומרת קרין-סלטון. "הוא חייב להיות דיסקרטי, מסוגל להקשיב ולתת שירות אישי.
"מדובר בתפקיד מאוד צמוד. הבוסים הגדולים נקרעים בין הרבה גורמים ומופעלים עליהם הרבה לחצים, והעוזר האישי צריך לדעת לספוג לעתים את הריקושטים. עוזר אישי צריך לדעת לא להגיב מיד, כי הוא לא יחנך את המנכ"ל, והוא צריך להצטיין ביחסי אנוש טובים ואסרטיוויות. עבודתו היא כמעט ריקוד, הליכה בין כל הטיפות.
"חשוב שבינו לבין הבוס תהיה כימיה מתונה, כדי שהחיים לא יתערבבו להם בתוך כל השעות שהם מבלים ביחד. חשוב מאוד שהעוזר האישי יהיה המשלים למנכ"ל - למשל, אם הראש לא מסודר, הוא לא רוצה עוזר שיהיה כמוהו".
"הרבה דיסקרטיות, הרבה שעות, הרבה לחץ"
שירי פרידמן-אקוניס
הבוס: יו"ר קבוצת דיסקונט שלמה זוהר
גיל: 38
מצב משפחתי: נשואה + 2
שירי פרידמן-אקוניס, עורכת דין ובעלת תואר שני במשפטים, עובדת בתפקידי ייעוץ משפטיים בדיסקונט מאז 1995. כששלמה זוהר נכנס לתפקידו כיו"ר קבוצת דיסקונט לפני כשנה וחצי, הוצע לה להיות חלק מצוות העוזרים האישיים שלו לצד יוסי כהן - ומבחינתה זה היה קידום של ממש. "בפן האיש חיפשתי שינוי, אפשרות לעבור מתחום מאוד ספציפי לתחום המקרו", היא מספרת. "במקביל הגיע יו"ר חדש, שהיה זקוק לעוזרת אישית שמכירה את הבנק ותוכל להקל על כניסתו".
לוח הזמנים של אקוניס-פרידמן צמוד ליומן של היו"ר ולכן "לא ייתכן שנצא לפניו". ואולם, אף שפעמים רבות היא מגיעה הביתה אחרי שמונה בערב, המשפחה תומכת בה בתפקיד.
"עוזר אישי הוא שומר סף", היא אומרת. "אני נחשפת לכל החומר שמגיע ליו"ר - מסמכים, דואר ומיילים. תפקידנו לקרוא את החומר הרב, לסנן אותו, לשלוח לנמענים הרלוונטיים בבנק וגם לוודא שאחרי שהחומר מגיע בחזרה ליו"ר הוא מספיק מעובד כדי לאפשר לו לקבל מהר החלטה. במקביל אנחנו מתעדפים את הנושאים, כך שהחשובים יותר יגיעו מהר יותר לידיעתו".
אילו תכונות דורש התפקיד?
"יכולת לעבוד בדיסקרטיות רבה הרבה שעות ותחת הרבה מאוד לחץ. מדובר בתפקיד שדורש ראייה כוללת ורחבה ועמוד שדרה מוצק שעוזר לא לחשוש להביע דעות".
כמה פעמים לחצו עלייך להעביר דברים ליו"ר בצינורות פחות מקובלים, או להבדיל השתתקו כשנכנסת לחדר?
"בין השאר אנחנו משמשים צינור, ולכן ברור שלעתים לא פונים אלי כי אני שירי, אלא מפני שאני בלשכת היו"ר. צריך לדעת לעשות שימוש חיובי בכוח וזה תלוי במאפייני האישיות: כעוזר אישי אתה צריך להיות צנוע כי אתה עובד מאחורי הקלעים - ולא לכל אחד זה מתאים. מכיוון שאני אדם חברותי וצנוע, אני לא מאיימת על גורמים בחברה ויכולה לקדם את העניינים שהיו"ר צריך ורוצה".
את לא מרגישה שהמושג עוזר קצת מעליב?
"לא, כי נוספת לזה המלה 'אישי' וזו משרה מאוד חשובה. יש לי סיפוק גדול מאוד לעבוד לצד אדם חכם, משכיל וכריזמטי שעומד בראש הפירמידה, ובמובן מסוים הוא גם המנטור שלי".
זו קריירה קבועה או קרש קפיצה?
"על אף שכרגע אני לא מרגישה שמיציתי את התפקיד, ברור לי שלא מדובר בקריירה קבועה אלא בבית ספר ומקפצה לתפקיד ניהולי בבנק. אני נהנית מאוד, אבל גם יודעת שמדובר בתפקיד שעושים רק פעם אחת בחיים".
"אני חלק מהנהלת הארגון"
גיא פרידלר
הבוס: מנכ"ל הפניקס יהלי שפי
גיל: 32
מצב משפחתי: נשוי + 1
גיא פרידלר סותר את תזת ה"פעם אחת ודי". לפני שהיה עוזרו האישי של מנכ"ל הפניקס, יהלי שפי, הוא סייע לסמנכ"ל בנק מזרחי-טפחות יוסי ניצני.
פרידלר הוא עורך דין ובעל תואר במינהל עסקים. הוא התחיל את דרכו המקצועית בעתודה הניהולית של בנק הפועלים, וכשסיים עבר למזרחי-טפחות. "הלכתי לשם מאותה סיבה שבגללה הגעתי לתפקיד הנוכחי - זו היתה הזדמנות להיחשף למגוון של נושאים שבהם עוסקת הנהלה בכירה של ארגון ענק וגם לעסוק בהם בפועל", הוא מסביר. "חלק לא מבוטל מהמשימות שבהן אני מעורב הן חוצות ארגון וקשורות בתוכניות עבודה ופרויקטים שמתבצעים מול מנהלים בכירים".
"להחליט אני לא מחליט", הוא מודה, "אבל אני יכול להציע נושאים, יושב בכל הישיבות ולוקח חלק בביצוע ההחלטות ובמעקב אחריהן. המטרה שלי היא לשפר את התהליך, להוריד מהמנכ"ל עומס ולעזור לגורמים בארגון שרוצים קשר עם המנכ"ל".
זה מצריך ויתורים אישיים?
"אין לי ספק שאני עושה ויתור אישי. יש לי ילדה קטנה בבית ואני משקיע בה פחות מאשר אם הייתי עובד בבנק וגומר לעבוד בארבע. זה חלק מהמחיר".
התחלת בעתודה ניהולית. למה אתה לא מחפש תפקיד ניהולי בחברה?
"אני אמנם לא מנהל אף אדם, אבל מבחינתי אני חלק מהנהלת הארגון. מצטברים אצלי ניסיון וידע רחב בתחומים שיעזרו לי בעתידי המקצועי, כמו תקציב, אסטרטגיה ותוכניות עבודה. אחד היתרונות של התפקיד היא שיוצא לי לעבוד עם מנהל מאוד מקצועי וחכם. הוא אוטוריטה מאוד חשובה והמנטור שלי".
זו קריירה או מקפצה?
"אני לא אוהב הגדרות, אבל מקווה שאם זו תהיה מקפצה זה יקרה לא כי אני צמוד למנכ"ל, אלא מפני שאני טוב. קודמי בתפקיד, משה אלפרט, השתלב בתפקיד מצוין בחברה - מנהל תחום האינטרנט".
היחסים עם המנכ"ל נהפכים לאישיים אחרי כל השעות שמבלים ביחד?
"יהלי הוא אדם משתף והכימיה אתו טובה. השיחות, מטבע הדברים, גולשות גם לכיוונים שאינם בהכרח קשורים לעבודה".
ומה עושים עם האגו?
"מי שטוב לא צריך אגו".
"לספק תשתית להחלטות נכונות"
מאיה ליבאי
הבוס: מנכ"ל מלונות אפריקה ישראל אריאל קפון
גיל: 35
מצב משפחתי: רווקה
הקשר בין מאיה ליבאי למנכ"ל חברת המלונות של אפריקה ישראל, אריאל קפון, החל כשחזרה מתקופה קצרה בה חיה בחו"ל. הוא היה מנכ"ל עיריית תל אביב והיא החלה לעבוד בלשכתו כמזכירה. במקביל למדה תקשורת, אך עקב מותו של אביה החליטה להתרכז בעבודה בלבד.
בהמשך קודמה ומונתה לתפקיד מנהלת לשכת המנכ"ל. כשקפון מונה למנכ"ל חברת המלונות של אפריקה ישראל, הוא הציע לה לעבור אתו. "שקלתי, חככתי, התלבטתי והחלטתי שכן", היא מספרת. "הרגשתי שהגיע הזמן לעבור מהמגזר הציבורי לפרטי".
את תפקיד העוזר האישי מגדירה ליבאי כ"שמן בגלגלי המכונה". לדבריה, "מנכ"ל הוא מכונה שמקבלת עשרות החלטות ביום, ותפקידי להקל עליו ולספק לו את התשתית שתאפשר קבלת החלטות נכונות ומהירות. עוזר אישי הוא משרת אמון, כלי ניהולי שמאפשר למנכ"ל להשתלט על כל המערכות ולהתמקד בדברים החשובים והרלוונטיים".
כשקפון נוסע לחו"ל הוא מותיר את ליבאי מאחור כי "חשוב שמישהו יישאר וידאג לשוטף". לנסיעותיו לחו"ל של הבוס יש עוד יתרון: "כשהוא בישראל שעות העבודה שלי חופפות לשלו - 10, 12 או 14 שעות ביום. אם הוא צריך - אני שם. עוזר שרוצה לספק את הסחורה, חייב לעבוד ככה. התפקיד הזה לא משאיר הרבה זמן לחיים אישיים".
כמה זמן אפשר להמשיך בקצב הזה?
"את נמצאת בתוך העשייה ולא רואה את הקושי, כי זה מרתק, מאתגר ומעניק המון סיפוק. אני צריכה את האדרנלין הזה כי בלעדיו אני אכבה. כעוזרת אישית אני נחשפת לתהליכי קבלת החלטות בארגון ובניגוד לאחרים זכאית להשמיע את דעתי באוזני מנכ"ל החברה. ברור שההחלטה הסופית היא שלו, אבל זה משהו שקשה לוותר עליו".
פוחדים ממך? מתייחסים אלייך כמו לשטינקרית?
"אני מניחה שלא יגידו לידי דברים שלא רוצים שאריאל יידע. באיזשהו מקום אני שטינקרית, אבל מסוג טוב - אני עובדת שלו והוא הכי חשוב לי, ובסופו של דבר כדאי לכולנו שהוא יצליח והחברה תצליח אתו. אני לא יכולה להתעלם מדברים רק כדי שלא יגידו שאני שטינקרית".
כל העוזרים האישיים שדיברנו אתם רואים בבוס מנטור נערץ.
"אם לא מעריכים ומעריצים אותו, אי אפשר להעביר את המסרים שלו כמו שצריך. את חייבת להעריץ את האדם שאת נותנת את חייך בעבורו".
"לעבוד במרכז העצבים"
אורן פונו
הבוס: היועץ המשפטי לממשלה מני מזוז
גיל: 29
מצב משפחתי: נשוי
אורן פונו, עורך דין המסיים תואר שני במשפטים, נכנס לתפקידו כעוזר אישי של היועץ המשפטי לממשלה, מני מזוז, לפני כחצי שנה והוא פועל לצד שלושת עוזריו הנוספים של מזוז. "הייתי פרקליט במחלקת הבג"צים במשרד המשפטים, אחת המחלקות הטובות בשירות המדינה, והופעתי הרבה בבית המשפט", הוא מספר.
"כשהעוזר הקודם, אייל ינון, התמנה למזכיר הכנסת, חשבתי שזו הזדמנות בשבילי - לעבור לתפקיד אחר שנמצא במרכז העצבים, שממנו אפשר להכיר זוויות חדשות של התחום שבתוכו אני פועל. זו היתה גם הזדמנות פז לעבוד עם היועץ - אוטוריטה מקצועית ואדם בעל עמוד שדרה שיש לי הערכה גדולה אליו".
הערכה או הערצה?
"הערצה זה מושג של כוכבי כדורגל".
תפקידו של פונו זהה לזה של מקביליו במגזר העסקי: יצירת תשתית מסודרת שתסייע לקבלת החלטות מהירה ותיעדוף הפניות תוך הבחנה בין עיקר לטפל.
תפקיד העוזר נחשב בתחומך לקידום?
"קודם עשיתי תפקיד חשוב וגם עכשיו אני עושה תפקיד חשוב, אבל מכיוון שונה. כיום אני לא מופיע בבית המשפט, למשל, אבל מטפל בקשר עם מחלקת הבג"צים, שממנה הגעתי, ומרכז עבודת מטה שקשורה בשינוי מהותי של נורמות בישראל. לא כל אחד יכול לומר את זה על העבודה שלו".
לפונו חשוב להדגיש שיש הבדל בין המגזר הציבורי לעסקי. "אני נמצא במגזר של אנשים מצוינים שרוצים לעשות שינוי, שיש להם תחושה של שליחות וערך", הוא אומר. "אנחנו לא באים מעולם של כסף ולכן גם המושגים שונים. אני לא מדבר על קידום, אף שברור לי כי הניסיון שאני צובר יסייע לי בכל תפקיד. גם המשכורת, שנקבעת על ידי כללי התקשי"ר, היא לא המוטיווציה".
מבחינתך, זו קריירה או קרש קפיצה?
"אני נהנה מהתפקיד ולא יודע בוודאות מה יהיה השלב הבא. אני רק יודע שמבחינת השאיפות שלי הייתי רוצה להמשיך לתרום במערכת הציבורית. כשהגעתי לתפקיד, חשבתי שזו תהיה חוויה לעבוד בצומת שכזה ולא הקדשתי יותר מדי מחשבה למה יקרה בהמשך. אם היו אומרים לי פעם שאחיה בירושלים הייתי צוחק - ועובדה שזה קרה. החיים לוקחים לכל מיני מקומות ולא תמיד הדברים מתוכננים כל כך".
העוזר, המנכ"ל ויד ימינו
רבים מבלבלים בין העוזר האישי לאיש החזק באמת בארגון - יד ימינו של המנכ"ל, שמסייע לו בתהליך קבלת ההחלטות - אך שני התפקידים שונים לחלוטין זה מזה. יד ימינו של המנכ"ל הוא בעל תפקיד מפתח בארגון, למשל משנה למנכ"ל או סמנכ"ל. בניגוד לעוזר האישי, שנמצא בתחילת הקריירה שלו, הוא אדם בעל ניסיון ומעמד שנרכשו במשך שנים. באופן טבעי, יש לו משימות נוספות מלבד סיוע למנכ"ל בקבלת החלטות.
כמה דוגמאות: יד ימינו של יו"ר אי.די.בי נוחי דנקנר הוא חיים גבריאלי, שמשמש גם סגן יו"ר דירקטוריון שופרסל. עם זאת, גבריאלי התחיל את דרכו בחברה כעוזרו האישי של דנקנר. חוה זמיר-טואף, יד ימינו של מנכ"ל דלק נדל"ן איליק רוז'נסקי, היא גם היועצת המשפטית של החברה וסמנכ"לית פיתוח עסקי.
רמי איסקוב, ראש המטה באל על, הוא יד ימינו של המנכ"ל חיים רומנו. הוא בהחלט אינו צריך להכין בשביל המנכ"ל חומר לישיבות דירקטוריון.
מעט כסף, הרבה קשרים
למרות קרבתם למנכ"ל ומעמדם הבכיר בארגון, העוזרים האישיים נאלצים להסתפק בשכר נמוך יחסית. אורן מוסט, שהתחיל את הקריירה כעוזר אישי ואחר כך העסיק לא מעט עוזרים בעצמו, מסביר כי רצוי לשלם לעוזר האישי פחות ממה שמכתיב מעמדו. לדבריו, "עוזר מתוגמל מעט פחות ממקבילים לו, מכיוון שלקרבה למלכות יש הרבה יתרונות, כמו החשיפה וההזדמנות.
"בנוסף, אסור ליצור מראית עין כי מי שמקורב למנכ"ל או למשנה גם מחובר לעטיני הקופה. הוא לא צריך לנסוע במכונית יותר גדולה או להרוויח יותר כסף, זה יבוא במשך הזמן כשיתקדם בארגון".
שירי פרידמן-אקוניס, העוזרת האישית של יו"ר קבוצת דיסקונט שלמה זוהר, מסכימה עם דבריו של מוסט. שותפיה לצוות העוזרים אמנם מוגדרים כמנהלים, אך לדבריה, "לא מתקרבים לרמת השכר של סמנכ"ל. השכר הוא לא הפקטור המרכזי פה, ולא בשבילו הגעתי. מה שחשוב זה העניין וההיחשפות לאנשים שלא חלמתי מעודי לפגוש".
הצל שלי ואני: העוזרים האישיים של היום הם המנהלים של מחר
טלי חרותי-סובר
14.12.2007 / 9:16