יום ללא ישיבות - איך לא חשבו על זה על קודם?

מאת טום קראטנמייקר



"התלונות הנפוצות ביותר לגבי ישיבות קובעות כי הן לא יעילות, נמשכות זמן רב מדי ובלתי נחוצות" - כך אומר פרנסס א. מיקייל, יועץ עסקי ומחבר הספר "A Practical Guide for Facilitating Effective Meetings !Not Another Meeting" (הוצאת Oasis 2002). "עם זאת, אם הן מנוהלות כראוי, ישיבות יכולות להיות הפעילות המשמעותית ביותר עבור כל ארגון".



לדברי מומחים, מכיוון שארגונים רבים נהפכים לשיתופיים ודמוקרטיים יותר, חברות זקוקות לישיבות רבות יותר כדי לחלוק מידע, לשמוע את רעיונות הצוות ולקבל החלטות קבוצתיות. יתרה מכך, מיזוגים ושיתופי פעולה הגבירו את הצורך בישיבות בין-ארגוניות רבות יותר.



ואולם בעוד ישיבה טובה יכולה לתרום מהותית להצלחת החברה, ישיבות גרועות הן בזבוז זמן וכסף. הנה כמה רעיונות מעשיים עבור מנהלים המתכוונים לערוך ישיבות שיתרמו להצלחת הארגון.



לא בכל מחיר



הפתרון לישיבה בלתי יעילה עשוי להיות פשוט: לא לערוך אותה. לפני שמכנסים את כולם, על המנהלים לשאול את עצמם אם מטרת הישיבה יכולה להתגשם בדרכים אחרות. אם המטרה היא לחלוק מידע, אי-מייל, מזכרים ושיחות בלתי רשמיות עשויים לעשות את העבודה טוב יותר.



"השאלה היא מדוע לקיים ישיבה?", טוענת ברברה סטרייבל, יועצת באוריאל ומחברת הספר "The Manager's Guide to Effective Meetings" (הוצאת 2002 McGraw-Hill). "הסיבה הטובה ביותר לערוך ישיבה היא צורך לקיים אינטראקציה בין הנוכחים, כדי שאנשים יחלקו דעות וידע ויבנו קו מחשבה מאוחד ומשותף לגבי עניינים שעל הפרק. או אז, ישיבה שמתנהלת כראוי היא הדבר הנכון".



היועצת פגי קלאוס סבורה שמדובר בעניין אסטרטגי. "ביטול ישיבה דורש שינוי בגישת המנהל למדיניות הניהול", היא אומרת. "מדיניות ניהול שתלטנית דורשת ישיבות מרובות, בעוד מנהלים המאצילים סמכויות בצורה יעילה ידרשו לקיום ישיבות מעטות יותר. "אם האצלתי סמכויות בצורה טובה, לא אזדקק להיות נוכחת בכל החלטה שהצוות מקבל".



ישיבה אינה דיון



דיון לשמו אינו מספיק. הצוות הלחוץ בזמן זקוק ליותר מדיונים חסרי כיוון או דו"חות התקדמות המיודעים להרשים אותם. ישיבות פוריות תלויות בהגדרה ברורה של יעדים שלקראתם יכולים אנשים לעבוד, ושמולם הם יכולים למדוד את ההתקדמות. "אם אני מארגנת ישיבה, אני רוצה לעבור את שלב הדיונים הכלליים", אומרת סטרייבל. "אני רוצה פעולה. אני לא מעוניינת ברשימת מכולת של הדברים שהתרחשו בשבוע שעבר".



אם הישיבות השבועיות עם צוות עובדיך נהפכו לקללה בעיני כולם, התעקש כי כולם - כולל אתה בעצמך - יצמצמו את דיווחיהם לעניינים החשובים ביותר. הקדש את הישיבות לסוגיות הדורשות את הדעות והפעולות של הצוות כולו.



אנשים נכונים בזמן הנכון



סטרייבל מציעה להשקיע 30-60 דקות בהכנה לישיבות שעליהן אתה אחראי. קבע סדר יום קפדני ומתוזמן היטב וכנס את האנשים הנכונים. הבטח כי המשתתפים יידעו כי ייתכן שיבקשו מהם לעזוב כשהישיבה תחל לעסוק בעניינים שאינם קשורים לתחום התמחותם.



עבודה יסודית עשויה להוליד החלטה מפתיעה. "באמצעות זיהוי התוצאה הרצויה והכנה של סדר היום מראש אתה עשוי להבין כי אינך זקוק לישיבה", אומר מיקייל.



חדל קשקשת



נהג הסוטה מהדרך יגיע ליעדו מאוחר יותר מאשר זה הנוסע ישירות מנקודה א' לנקודה ב'. דבר זה תקף גם בנוגע לישיבות הנמשכות לעתים קרובות זמן ארוך מהדרוש מכיוון שהמשתתפים סוטים מהעיקר. כמה טקטיקות פשוטות עשויות להפוך את הישיבה לקצרה ויעילה ככל האפשר.



טקטיקה אחת היא להתמודד עם רעיונות שאינם קשורים לסוגיה המרכזית על ידי העברתם ל"מגרש החניה". רשמו את המחשבות והרעיונות שעלו בישיבה ושאותם אפשר לבדוק בזמן מאוחר יותר על גבי פיסת נייר או קובץ מחשב.



גם פטפטנים עלולים לחבל בהצלחת הישיבה, אפילו אם הם מדברים לגופו של עניין. הם עלולים גם להרתיע משתתפים דברנים פחות שעשויים להעלות את הרעיונות הטובים ביותר. הפסקות מנומסות על ידי מוביל הישיבה ועידוד של דוברים הססנים עשויים להיות הכרחיים כדי לשמור על מעורבות של כל המשתתפים.



יום ללא ישיבות



יש חברות המכריזות על ימים ללא ישיבות. חברות אחרות קובעות שעות מסוימות במשך יום העבודה שבהן לא ייערכו ישיבות. בכמה ארגונים, המאבק בישיבה הקרבה הוא על ידי התגודדויות קצרות שבהן המשתתפים עוברים על סדר יום במהירות הבזק בעמידה - כדי להזכיר איש לרעהו שהישיבה אינה הזמן המתאים להירגעות.



סטרייבל מציעה לקיים ישיבות בצמצום ולעשות זאת בתשומת לב. "אני יודעת שלעתים קרובות אנשים חשים כי ישיבות הן בזבוז זמן, אך כשהישיבות מתנהלות בצורה הטובה ביותר, הן המקום שבו אנשים יכולים להיות יצירתיים יחדיו, לשלב את דעותיהם של כל המשתתפים, בנוסף לידע ולניסיון של כל אחד ואחד. ישיבות יכולות גם להיות חלק חשוב מהתהליך של העלאת פתרונות חדשניים לבעיות ומציאת דרכים חדשות וטובות יותר לעשות דברים. ומי לא רוצה בכך?"



הכותב הוא מנהל מחלקת החדשות והמידע באוניברסיטת סווארת’מור