אלפי מלים נכתבו על פרזנטציות - אבל איך אפשר להתכונן לשאלות הקשות שמגיעות מהקהל בסופן?

מאת ג’ולי קירבי



מחפשים עצות שישפרו את הפרזנטציות שלכם? המדפים בחנויות הספרים עמוסים לעייפה במדריכים שיסבירו לכם איך לעשות זאת, אך תוכלו גם למצוא עזרה יקרת ערך בחלק של הפרזנטציה שלכם שאנשים באמת מקשיבים לו: שלב השאלות והתשובות. מייקל שיאן, יועץ התקשורת הידוע שעבד עם ביל קלינטון בזמן כהונתו כנשיא, אומר שלדובר חייבת להיות אסטרטגיה לשלב השאלות - ושאסור להסתמך בו על אלתור בלבד. הנה כמה עצות - בפורמט של שאלות ותשובות כמובן.



כיצד ניתן לתכנן אסטרטגיה לגבי החלק של הפרזנטציה שאינו בשליטתך?



"טעות להתבסס רק על אלתור. מנכ"לים אומרים לי, 'אני מצוין בשאלות ותשובות, רק לא נוח לי עם הפרזנטציה הרשמית'. הם מחזיקים ברושם הזה משום שלאף אחד מחברי הצוות שלהם לא היה אומץ להגיד להם בכנות 'אתם ממש משעממים' או 'לקח לך עשר דקות להעביר נקודה שאמורה לקחת עשר שניות'. אתם חייבים להתכונן - ולעשות זאת נכון. יש מנהלים שמחזיקים תיק עם 500 שאלות שמאזינים עלולים לשאול אותם. הם לוקחים אותו הביתה ולומדים אותו כאילו שזה התנ"ך, אך האדם שיצר את השאלות האלה בדרך כלל אינו צופה את שאלות האנליסטים (אם זהו הקהל) או את האופן שבו יוצגו השאלות, והדובר נקלע למגננה בלתי נמנעת - הוא עומד על הפודיום ומגרד בראשו, וחושב 'זו היתה שאלה 177 או משהו דומה יותר לשאלה 491?' הגישה שלי היא לזרוק את תיק השאלות ולהחליף אותו בכרטיסייה שעליה רשומים שלושה או ארבעה קווי מדיניות עיקריים".



כלומר, אתה מייעץ לדובר להתמקד במסר שלו?



"זו נקודה חשובה לטעמי. לצד 'מותג', 'מסר' היא המלה הכי לא מובנת באמריקה התאגידית. אנשי עסקים חושבים שהמסר שלהם מובע על ידי הגדרות המשימה או הערך שלהם - שכולן דומות (אני מניח שישנה חברה במישיגן שמייצרת את ההגדרות האלה לפי משקל). לעתים הם סבורים שהמסר שלהם מורכב מכמה של נקודות שצריך לחזור עליהן כמו תקליט שבור.



"אני פותח בהצגה של קו עלילה קצר וליניארי לפרזנטציה עצמה. אני מראה להם שאפשר לסכם אפילו את 'המלט' בפסקה אחת (כן, זה אפשרי). כשאני רואה מצגות פאואר פוינט עם 75 שקופיות, אני שואל "מה קו העלילה?" באופן בלתי נמנע, אפשר לחתוך את המצגת בשליש.



"בשלב הבא אפשר לעבור לגיבוש אסטרטגיה בנוגע לשימוש בשאלות ותשובות כנדבך נוסף לתקשורת - איך אפשר לנצל את הערנות המוגברת של הקהל בחלק זה ולהגביר, לחזק ולהרחיב את הטיעון שלך".



בלי מגננות



מה אתה עושה כשאתה יודע מה הקהל עומד לשאול אך אינך רוצה לענות?



"זונח את המגננה. יבורכו עורכי הדין - הם אנשים מאוד חביבים, אך אל תיתנו להם לייעץ לכם כיצד לנהל פרזנטציה. הם יזהירו אותך, 'אל תגיד את המשפט הזה, אל תגיד את המשפט ההוא, ומה שלא תעשה, אל תגיד את המשפט הבא. עכשיו, לך תפיל אותם מהרגליים!' הגישה שלי היא 'תגיד את המשפט הזה, את המשפט ההוא, ומה שלא תעשה, תגיד את הבא'.



"האנרגיה שאתה מקרין שולחת מסר. נדהמתי לראות את יו"ר חברת ומנכ"ל אקסון, רקס טילרסון, באחד הראיונות שלו בטלוויזיה כאשר מחירי הגז זינקו. הוא נראה כאילו הוא רצה להיות שם ולהסביר דברים. ביל גייטס מקרין לעתים קרובות אווירה כזאת בחלק השאלות והתשובות של המצגות שלו, ועושה רושם כאילו הוא חושב "או, זה מזכיר לי רעיון גדול שרציתי לספר לכם". האגרסיוויות החיובית הזאת היא חצי מהקרב.



האם יש אורך מושלם לתשובה?



"לא".



סליחה?



"אם כל התשובות שלכם קצרות מדי, זה יישמע כמו תצהיר, והשאלות ילכו וייעשו עוינות. אם הן יהיו ארוכות מדי, זה יישמע כמו התחמקות. תנו תשובות באורכים משתנים, ואז תוכלו לענות באריכות על חלק מהשאלות.



עצה אחרונה לדרך?



"השורה התחתונה: ש.ק.ר. ש: שמעו כל מלה בשאלה ואל תענו לפני שהשאלה הסתיימה. ק: קחו את ההזדמנות לענות בפשטות או להרחיב את התשובה שלכם לטיעונים נוספים. ר: רעננו את התשובה שלכם עם מסר זכיר, כגון דוגמאות ספציפיות, אנלוגיות, חוויות אישיות או משפט מנצח".



הכותבת היא עורכת בכירה ב"הרווארד ביזנס ריוויו"



הסוגיה: איך לנהל את שלב השאלות והתשובות בפרזנטציה?



הפתרון: ליצור אסטרטגיה גם לחלק הזה, בו לכאורה אין לדובר שליטה



הדרך: ענה על כל שאלה, אל תיתלה בתשובות מוכנות מראש, תן תשובות באורכים משתנים, זכור כי האנרגיה שאתה מקרין שולחת מסר ושמור על אגרסיוויות חיובית