ששת הדיברות של המחשוב הארגוני

מאת זיו מנדל

מערכות המידע הופכת יותר ויותר למרכיב הוצאה שההנהלה מתקשה לשלוט בו. מצד אחד, אין ספק שמערכת המידע יכולה לעזור לארגון לחסוך כסף ואולי אף ליצור הזדמנות להכנסות נוספות לארגון. מצד שני, הטכנולוגיה דורשת יותר ויותר משאבים ברמת כל הארגון ובעידן בו מנסים לחתוך מסל ההוצאות כל הוצאה לא הכרחית, נתפסים תחומים מסויימים בתחום מערכות המידע כסעיפים בתקציב אותם ניתן לחתוך בצורה מיידית.

הבעיה המרכזית נובעת מחוסר ההבנה המלא של הנהלות בארגון לגבי צורה הניהול הנכונה של הטכנולוגיה בתוך מרכיבי הארגון המסורתי. חוסר ההבנה הזו הינה הסימפטום והבסיס לחלק גדול מהבעיות שקיימות במחשוב הארגוני. בעיות אלה נובעות מחוסר ידע ודעות קדומות של המנהלים הבכירים בארגון, הרואים במחשוב חור שחור הבולע תקציבים ולא בהכרח מחזיר את ההשקעה.

הבעיה מחמירה ככל שהמנהל מכיר חצאי אמיתות, מנסה לקבל החלטות על בסיס הסתכלות מה הארגון השכן או המתחרה עושה בתחום, וניזון מקריאת עיתונות פופוליסטית המציגה את הטכנולוגיה של מחר ללא התייחסות למשמעויות ויכולת היישום בארגון בהווה.

הפיתרון לבעיה נעוץ בהכשרה הנכונה של הנהלת הארגון. בתחום זה קיימות שתי בעיות: המנכ"ל והמנהלים תחתיו לא מוכנים להקדיש את הזמן הדרוש להכשרה . הבעיה השנייה נעוצה בתכולת ההכשרה. תהליך ההכשרה לא צריך להפוך את המנכ"ל למומחה מחשבים או מפעיל מחשב אישי, אלא להקנות את הידע שיאפשר למנכ"ל לדעת מה לדרוש מאנשי המחשבים ומספקי פתרונות המחשוב וכיצד ניתן לשפר את ניהול הארגון באמצעות טכנולוגיית המידע.

ששת הדיברות

להלן 6 כללים ועקרונות עליהם צריך להקפיד המנכ"ל בבואו לעסוק בעתיד המחשוב בארגון ועד כמה על הארגון להשקיע בטכנולוגיה :

1. ניתן לנצל את טכנולוגיית המידע ליתרון אסטרטגי ותחרותי של הארגון ו/או לקיצור תהליכים והתייעלות ו/או לשליטה ובקרה של ההנהלה על הארגון.

יש להימנע מכניסה למחשוב רק למטרות עבודה בחזית הטכנולוגיה. בחלק גדול מהארגונים המניע העיקרי לכניסה לטכנולוגיות חדשות נובע מהרצון של אנשי הטכנולוגיה להתנסות בדברים ובטכנולוגיות חדשות.

2. בחינת כדאיות השקעות בטכנולוגיית המידע ומדידת עלות/תועלת.

כיום כבר קיימים מודלים כמותיים ואיכותיים להצדקת עלויות המחשוב. יש להפעיל מודלים אילו ולבחון כל השקעה וכיוון תחת מסגרת זאת. חשוב לציין שכיום ההצדקה הכלכלית במחשוב באה יותר ויותר מכיוון של הוספת ההכנסות ומנוף העסקים, על ידי ניהול נכון יותר של בסיס הלקוחות. בעבר ההצדקה הכלכלית התבססה אך ורק על מודל החזר השקעה המבוסס על החזר הוצאות וחיסכון בעלויות.

3. בתהליך בניית התקציב יש לבנות מסגרת ולקבל החלטה ברורה האם המטרה של מערכת המחשב הינה לייצר חיסכון בעלויות וקיצור זמני הייצור, שיפור איכות התהליכים ואיכות המוצר הסופי או השקעה בניהול משאבי קשרי לקוחות.

חשוב לציין שהליכה על פתרון שמנסה לתת מענה לכל הבעיות מובילה בדרך כלל לכישלון טוטלי. יש להחליט על סדרי העדיפויות ולהשקיע את כל המשאבים או במערכות לניהול המשאבים הפנימיים של הארגון (ERP) או במערכות לניהול קשרי לקוחות( (CRM). יש לזכור שכמו שאת רומא לא בנו ביום אחד אין אפשרות לטפל בכל הבעיות של הארגון דרך מערך המחשוב תוך שנה אחת בשיטת הזבנג וגמרנו.

4. בחירת טכנולוגיית המידע (חומרה, תוכנה ותקשורת) המתאימה ביותר לארגון.

לארגונים שונים מתאימה טכנולוגיה שונה ולכן אין לבחון את הבחירה הנכונה לארגון רק על בסיס הסתכלות והעתקה מהארגון השכן. חשוב לציין, שבבחירה הטכנולוגית מומלץ לקחת יועץ חיצוני בעל נסיון שימליץ על הפתרונות שמתאימים לכם.

5. קביעת אסטרטגיה ומדיניות למערכת מידע ארגונית באחריות ההנהלה. אסור להשאיר את ההחלטות והאחריות רק בידי אנשי המקצוע. מערכות המידע הינם נכס אסטרטגי לכל ארגון מודרני ולכן חייבת להיות מעורבות, מחויבות וכמובן הבנה בנושא של המנכ"ל.

6. חלקה של ההנהלה בהצלחת יישום והטמעת מערכות מידע בארגון, והחדרת שינויים בשיטות והרגלי העבודה של העובדים והמנהלים בארגון.

הכנסת מערכות מחשוב לארגון מובילה בדרך כלל לשינוי תהליכים וקביעת תהליכים חדשים. מסיבה זו, חשובה מעורבות ההנהלה בעיקר בתהליך ההטמעה והשינוי הארגוני שנובע מהכנסת המערכת.

זיו מנדל הינו מנכ"ל משותף בחברת מנטרגי /ג'ון ברייס הדרכה. zmandl@johnbryce.co.il