וואלה!
וואלה!
וואלה!
וואלה!

וואלה! האתר המוביל בישראל - עדכונים מסביב לשעון

וירוס ושמו מייל

שגיא חמץ

9.7.2008 / 11:14

הפלא הטכנולוגי, ערוץ התקשורת הדיגיטלי ששינה את פני התקשורת הבין-אישית מקצה לקצה, נהפך למפלצת זוללת זמן וכסף

השעה 13:00, אני חוזר מפגישה ונכנס למשרד. מדליק מזגן, מדליק מחשב ונכנס למייל. יותר מ-30 מיילים הגיעו מהבוקר. אני מתחיל לעבור עליהם, מוחק, מגיב, חלק מהם אני משאיר לאחר כך. אני מסתכל בתחתית תיבת הדואר הנכנס ורואה שהיא מלאה מיילים שלא נקראו מאתמול ושלשום. חצי שעה התעסקתי במייל ועוד לא התחלתי לעבוד. בהנחה שאתם לא עובדי דואר, סביר להניח שהשיטוט האינסופי במייל שלכם נהפך למטלה מהסוג שלא רק גוזל זמן, אלא מייצר תסכול שאינו נגמר.

הפלא הטכנולוגי, ערוץ התקשורת הדיגיטלי ששינה את פני התקשורת הבין-אישית מקצה לקצה, שתרם ליעילות הארגונית והיווה ציר חשוב בהפיכת ארגונים לגלובליים יותר, נהפך למפלצת זוללת משאבים, זמן וכסף.

מחקר שהתפרסם באחרונה בארה"ב מצא שבשוק העבודה האמריקאי הולכים לאיבוד 650 מיליארד דולר בשנה על הפרעות לא נחוצות, יותר ממחצית ההפרעות מגיעות דרך המייל. מחקר נוסף של חברת RescueTime שהתפרסם באחרונה, שעסק בנושא הפרעות דיגיטליות (נושא שהופך כעת מרכזי בדיון סביב אפקטיוויות בארגונים), מצא שעובד ממוצא בארגוני ידע (למשל חברות שירותים והיי-טק) מבקר בתיבת המייל שלו 50 פעמים ביום. אם הוא מצויד במסנג'ר, מצטרפים עוד 77 ביקורים לספירה.

המספרים הגדולים והעובדה שעובדים רבים מוצפים במידע ואינם מצליחים לסנן או לעכל אותו במהלך יום עבודה סביר, לא נעלמה מעיניהן של חברות ההיי-טק הגדולות, שהיו הראשונות לפתח ולאמץ את מערכות המייל. ארבע מהחברות האלה - מיקרוסופט, יבמ, אינטל וגוגל - הקימו באחרונה ארגון שמטרתו לחקור ולהגביר את המודעות לנושא הצפת המידע.

בינתיים, כל אחת מהן מנסה להשתלט על קדחת המייל בדרך אחרת. גוגל, כמו גוגל, המציאה כפתור שצורף למייל שבו כתוב "מכור למייל". לחיצה עליו מנתקת את המשתמש לרבע שעה ומציגה את המסר "קח הפסקה". באינטל הגדירו את הzero e-mail Fridays.

מעבר לניסויים אלה, שוודאי עוד יניעו שינויים כאלה ואחרים בטכנולוגיה ובתרבות הארגונית, ניתן להתמודד עם ההתמכרות למייל ברמה האישית באמצעות כמה טיפים קטנים. כמה מהם קיבלתי באחרונה ממלי אלקובי, יועצת בתחום האיזון בין בית לעבודה (WLB). למשל, בטלו את ההתראה האוטומטית על מייל נכנס באאוטלוק, צמצמו ככל האפשר מענה בתשובה לכל המכותבים וכתבו רק את הרלוונטיים והמנעו משימוש במייל לצורך ויכוחים.

עצות אלה עשויות להשפיע ההתנהלות היומיומית, אך הם רק תחילתו של השינוי - ההמשך הוא בשינוי תפישת הדרך שבה אנחנו משתפים מידע בארגון. תרבות הבלוגים והרשתות החברתיות בארגונים ומחוץ להם יוצרת לאט לאט שינוי בגישה לתקשורת דיגיטלית. במקום לדון על גבי מסמך עם אינסוף תיקונים, במייל שעבר מאיש צוות אחד לשני, אפשר להשתמש בכלים כמו ויקיפדיה או קבוצות דיון כדי לנהל פרויקט כך שהמידע נערך בזמן שנוח לכל אחד מהמשתמשים, ואינו משוגר במייל מצד לצד.

בחודש שעבר דיווח הוול סטריט ג'ורנל על כמה ארגונים, בהם דיסני, דרזדנר בנק ויאהו, שהחלו להטמיע באופן מאסיווי בקרב אנשי הפיתוח והמחקר שלהם טכנולוגיות כמו בלוגים, רשתות חברתיות וויקיפדיות מתוך מטרה אחת - לגרום לאנשים לשתף בידע ולא לשטוף אתו את כולם.

טרם התפרסמו תגובות

הוסף תגובה חדשה

+
בשליחת תגובה אני מסכים/ה
    0
    walla_ssr_page_has_been_loaded_successfully