מזכירה יקרה, מהיום את עוזרת אישית

הפתרון לבעיית האיוש הגיע מכיוון יצירתי - מנכ"ל החברה הציע לשנות את נוסח המודעה בשתי מלים. במקום מזכירת סמנכ"ל שונתה הדרישה לעוזרת אישית. באורח פלא, בתוך שבוע אוישה המשרה ללא כל ויכוחים על תנאי העבודה. "לא מדובר במקרה חריג", אומרת נירה כרמל, מנהלת אזור המרכז בחברת אורטל משאבי אנוש. "כיום מצפים ממזכירה שתעשה הרבה יותר מקפה והקלדה עיוורת. היא צריכה להיות בעלת כישורים מגוונים ומסוגלות לביצוע טווח רחב של משימות לאורך שעות רבות, אלא שרמות השכר במקרים רבים לא מצדיקות את העבודה הקשה. אחת הדרכים למשוך עובדים איכותיים היא להחליף את התואר למשהו יותר אטרקטיווי, ובכך להוסיף הילה יוקרתית לתפקיד".







בין אם קוראים לה מזכירה או עוזרת אישית, בפועל מדובר פעמים רבות כמעט באותו תפקיד. אורלי טל, מנהלת תחום אדמיניסטרציה בקבוצת נישה, מסבירה שעד לאחרונה אפשר היה למצוא את שני התפקידים בחברות רבות יחסית, אלא שבשנה האחרונה, בין היתר, בגלל המשבר הכלכלי שמחלחל לחברות ישראליות, החלה מגמה של צמצום. "כיום יש לרוב פונקציה אחת שעושה הכל, בין אם קוראים לה עוזרת אישית, מזכירה או מנהלת לשכה", אומרת טל. "לצד מנכ"לים, יו"רים ושותפים בחברות, נמצא לרוב עוזרת אישית, אבל בפועל הן נותנות שירותי מזכירות לכל דבר. אפשרות נוספת היא שהעוזרת האישית תיחשב למן תפקיד קצה, כזה שמזכירה זוטרה יכולה לשאוף אליו".







יוצאים מן הכלל הם אותם עוזרים אישיים "מקוריים", שאינם פועלים כלל בגזרת ההקלדות. "מדובר בבעלי השכלה אקדמית, לרוב תואר שני, שיכולים לדבר בגובה עיניהם של בכירי הארגון", אומר דרור קעטבי, מנכ"ל חברת קישורים. "מענה לטלפונים, ניהול לו"ז והכנת קפה הם מחוץ לתחום. מצופה מהם לעסוק בנושאי הליבה של הארגון ולעתים זו הזדמנות טובה בעבור אנשים מוכשרים להתקרב לפסגה ולהיות סמוכים על שולחנו של הבוס הגדול. אנשים אלה גם יתוגמלו בהתאם".



גבולות גזרה מטושטשים



למרות שגבולות הגזרה המבדילים בין תפקיד המזכירה והעוזרת האישית אינם תמיד ברורים, ניתן למצוא כמה הבדלים בסיסיים בין השניים. העוזר האישי ייתן לרוב שירות רק לבעל תפקיד בכיר אחד בארגון, והמזכירה לכמה בעלי תפקידים.



העוזר האישי לא יכלול את ניהול המשרד בפועל כדוגמת מענה לטלפונים והקלדות. שעות העבודה של המזכירות לרוב מוגדרות לעומת העוזר האישי, שנדרש להיות זמין "מסביב לשעון". השכלה אקדמית נדרשת בשני המקרים, ואולם בקרב העוזרים האישיים יש לרוב דרישות ספציפיות יותר, כגון התמחות במשפטים, ראיית חשבון, תעשייה וניהול או מינהל עסקים. "כשמדברים על עוזרת אישית מתכוונים לרוב למשרת אמון", אומרת אורנה לנדאו, סמנכ"לית בחברת ORS. "ככל שהאמון גדול יותר, כך גם מגוון התפקידים שיוטלו עליה: לעתים היא תטפל אישית בפרויקטים מיוחדים, תתנהל מול בכירים בארגון ותוודא שהוראותיו של הבוס מבוצעות".



ההבדל המשמעותי ביותר מורגש דווקא בתלוש השכר. בעוד מזכירה מתחילה ללא ניסיון תסתפק ב-4,500-5,000 שקל בחודש, ומזכירה בעלת ניסיון ושליטה בשתי שפות יכולה להרוויח פי שניים ושלושה, משכורתם של העוזרים האישיים תהיה 8,000-12 אלף שקל בחודש. גם ברמת התנאים הנלווים אפשר למצוא הבדלים ניכרים. מזכירות יכולות לקבל תוספות של ביטוח מנהלים וקרן השתלמות, והעוזרות האישיות יכולות לקבל בנוסף גם טלפון סלולרי, מחשב נייד, רכב צמוד וכיסוי הוצאות לארוחות.



חוק שוויון ההזדמנויות בעבודה מונע ממפרסמי המשרות להפלות בין גברים ונשים, ולכן ברוב המכריע של המקרים המודעות יפורסמו כשהן פונות לשני המינים. ועדיין, בשטח, יש רוב מכריע של נשים שעוסקות בתפקידי מזכירות/עוזרות אישיות. "ככל שהדרגים גבוהים יותר, כך יש יותר מקום ודרישה לגברים", אומרת לנדאו. "בעוד שבקרב המזכירות נמצא רוב נשי מובהק. יכול להיות שזה עניין של אופי ויכול להיות שנשים מסוימות מחפשות משרות פחות תובעניות שיאפשרו להן יותר זמן איכות בבית עם המשפחה".



גורם אחר המצוי בעולם משאבי האנוש ניסח זאת ביתר פשטות: "יש משרות שבהן המעסיקים מגדירים מראש שהם מעוניינים בעוזר אישי גבר, אבל מדובר במקרים בודדים. נדיר למצוא גברים שמציעים את עצמם מראש לתפקידי מזכירות, אבל בכל מקרה הסיכוי שלהם להתקבל נמוך. כנראה שיותר נוח לנו לקבל שירות מנשים".



לקחת כביסה לבוס?



"עוזר אישי הוא חוט השדרה של המנהל", אומרת אודיה הרטבי (31), עוזרת אישית לסמנכ"ל שיווק ואסטרטגיה בחברת מודו, שמסיימת בימים אלה לימודי תואר ראשון במינהל עסקים. "אצלי מתנקזים כל הצרכים שלו, אישיים ועסקיים, ואני צריכה לנווט ביניהם - להחליט על סדרי עדיפויות, להשתתף בישיבות ולהיות יד ימינו לכל אורך היום. גם כשצריך לנהל את הלו"ז אני צריכה להיות מודעת לאילוצים האישיים לא פחות מהעסקיים".



שעות העבודה של הרטבי מקבילות לאלה של מנהלה והיא מספרת על ימים ארוכים ואינטנסיוויים. היא גם אחראית לקריאת המיילים ולעתים אף עונה עליהם. ומה באשר למטלות אישיות באמת, כמו איסוף כביסה וקניית מתנות לימי הולדת? כאן הרטבי משרטטת קו אדום: "לטעמי, התפקיד צריך להיות בעל אוריינטציה עסקית. לשמחתי, המנהלים עמם עבדתי לא דרשו ממני דברים כאלה מעולם. חשוב לי שהגבולות יישמרו ושיהיה ברור גם הצורך שלי בעניין מקצועי ובהתפתחות עסקית".



לא כל העוזרות האישיות נהנות מבידול שכזה. גלית (שם בדוי), עוזרת אישית של מנהל בכיר מתחום התקשורת, אינה משתתפת בישיבות, ומספרת שלצד משימות המשרד השגרתיות היא גם דואגת לצדדים פרטיים בחייו של הבוס. "כל מה שקשור להזמנת טיסות, מעבר דירה, תיאומים מול רופאים - הכל חלק מהעבודה", היא אומרת. "הרבה פעמים אני מקבלת ממנו הודעות גם בשעות לא שגרתיות ובמהלך סוף השבוע, אבל ברור לי שזה חלק מהעניין. אני שם כמו כביש עוקף ביורוקרטיות, כדי שהיומיום שלו יעבור חלק והוא יוכל להתעסק בנושאי הליבה של הארגון".



career@themarker.com