המדריך לבעל החנות - כיצד לשרוד?

הסימנים הראשונים להאטה כבר נראים בשטח, ומדיוווחי בעלי חנויות עולה, כי הצרכנים החלו להדק את החגורה. "בתקופה האחרונה יש האטה של 10%-30% לעומת התקופה הנוכחית בשנה שעברה, וזהו זמן טוב לראות כיצד לשפר את ניהול החנות ולחסוך עלויות", אומר רפי בן עמי, בעלים של חברת "אוטק", בית תוכנה למתן פתרונוות מחשוב לתחום העיסקי.

לצד זה מצביע בן עמי גם על המגמה שבה חנויות רבות אינן מצליחות לשרוד את תקופת חייהן הראשונה. "חנויות רבות נפתחות מדי חודש ברחבי הארץ, הרעיונות מבריקים, החנויות מעוצבות ומושקעות עד לפרט האחרון, אך בכל זאת, הן לא שורדות את השנה הראשונה. חוסר ידע או ניסיון בתפעול חנות אלו הן הסיבות העיקריות לתופעה הזו", טוען בן עמי, "אינפורמציה חייבת להיות זמינה בלחיצת כפתור כדי שהחלטות יהיו מדויקות".

אוטק מציעה מספר צעדים לקמעונאים כיצד לשרוד את המשבר ואת התקופה הקריטית של פתיחת החנות:

אחד הפרמטרים החשובים ביותר בהתייעלות של ניהול חנות הוא ניהול מלאי. כל בעל עסק מצליח יודע שככל שההיצע גדול יותר - אחוז המכירות יעלה. לעומת זאת, כשמחזיקים פחות מלאי, ההוצאות קטנות. לכן ניהול מלאי נכון הוא קריטי וברוב המקרים יקבע את עתיד בית העסק להצלחה או לכישלון. על מנת שתזרים המזומנים יהיה נכון המלאי בחנות חייב להיות מדויק.

ההיצע רב וגודל החנות הוא נתון קבוע. כל בעל עסק חייב לדעת מהם הפריטים הקיימים בחנות עם סבירות ביקוש גבוהה, ולשים דגש על פריטים אלה כשהוא מזמין סחורה. אפשר להיעזר בתוכנה על מנת לאבחן במדויק מהם הפריטים האלה.

תמיד כדאי למצות כל מכירה אפשרית. אם יש מעל חנות אחת, חייב להיות קשר רשתי בין החנויות. אם לקוח מחפש פריט מסוים שלא נמצא בחנות, המוכר חייב לדעת "און ליין" אם אפשר למצוא את הפריט בחנות אחרת על מנת לא לפספס את המכירה.

זוהי תקופה חשובה להתמקצע בניהול חברי מועדון. חשוב להחזיק רשימת לקוחות מעודכנת עם חתכים מדויקים של גיל, מין, אזור מגורים, פריטים שרכשו ועוד, כך שאפשר יהיה לעשות שיווק ממוקד. בעזרת תוכנה המותאמת לניהול עסק קיימת אפשרות להזמין לקוחות לפי הגדרות אישיות מאוד פרטניות. לדוגמה, אפשר להזמין את כל הלקוחות שקנו פריט אדום בשנה האחרונה. חשוב מאוד להיות בקשר הדוק עם הלקוחות. לעדכן אותם על מבצעים שונים, על מוצרים חדשים. בדרך כלל לקוח שהיה מרוצה מהקנייה יחזור שוב.

כדאי לשמור עם הלקוחות על קשר אישי, כמו ברכות מזל טוב ליום הולדת, שנה טובה ועוד. את זה אפשר לעשות בשליחה אוטומטית מתוכנה למייל או לנייד.

חנויות רבות נוהגות להזמין את הלקוחות הקבועים ולתת רק להם הנחה מיוחדת באופן אישי.

חשוב לדעת לזהות פריטים הנמכרים יותר מאחרים. איזה פריטים זקוקים למבצעים מיוחדים. כמה זמן מדף יש לכל פריט. יש פריטים שיכולים לשכב בחנות יום עד יומיים ויש פריטים ששוכבים על המדף מספר חודשים, ועדיין החנות צריכה להחזיק את הפריטים האלה.

לדעת לזהות פריטים "בעיתיים" ולהוציאם למכירה מיוחדת לפני שיהפכו למלאי מת.

כדאי לעקוב אחר טווח המחירים של רוב הפריטים שנמכרים.

רצוי לערוך מעקב קבוע אחרי העובדים: מי מוכר הכי הרבה, איזה עובד באיזה חנות, כמה שעות, כמה מכר, כמה קנה. לדעת את התרומה של כל עובד למערכת.

אף עסק לא יכול להתקיים בלי הנהלת חשבונות. בדרך כלל עסקים מתייעצים עם רואה חשבון מומחה, אך הבעיה העיקרית בתלות ברואה חשבון היא הזמינות. לעיתים קרובות יש צורך בעדכון פרטים באופן מיידי, וכדאי מאוד שתהיה גישה פשוטה לכל הנתונים מבלי להיות תלוי באדם חיצוני.
תזרים מזומנים ודו"ח אובליגו הם כלים קריטיים לניהול כספי של כל עסק.