לגבות את מוקדי הידע

>> בימים אלה של חוסר ודאות לגבי התנהלותן העסקית של חברות רבות במשק בוער הצורך בהתייעלות המתורגמת אצל רובנו לקיצוצים במשאב היקר בארגון - כוח אדם. מנהלים רבים מכירים בעובדה כי עדיף לשמר עובדים ותיקים בעלי ניסיון שלעתים קרובות הם מוקדי ידע בארגון. ואולם, עובדים אלה הם לרוב היקרים בארגון, עובדה המובילה להתלבטות לא פשוטה כיצד יש לפעול בתקופה זו.

פיטורים עלולים להביא לאיבוד הזיכרון הארגוני המוחזק על ידי מעטים ומכאן להקשות על הארגון לעמוד ביעדיו ומחויבויותיו ללקוחותיו ולמשקיעיו. ככלל, רצוי לשמר ידע בארגון בעיתות רגיעה ולא בתקופת מתח ולחץ. רצוי לבצע את התהליך בשיתוף העובדים, כדי למנוע התנגדויות ומתח. מומלץ להיעזר בגוף המומחה בתחום ולפעול על פי הכללים הבאים:



חשוב שהנהלת הארגון תבין את החשיבות המכרעת בשימור הידע כתנאי להמשך פעילותו של הארגון, לא רק ככותרת או אימרת אגב, אלא כהכרח קיומי. הפעילות כרוכה בעלויות כספיות אותן הנהלת הארגון צריכה להשקיע במקביל לרצונה לחסוך ולקצץ בעלויות. לרוב נתפסת הפעילות כהשקעה לטווח הרחוק, עם זאת, לעתים קרובות ההשקעה מחזירה עצמה באופן מיידי.



יש לבחור את העובדים המהווים מוקדי ידע בארגון. תעירו כל מנהל באמצע הלילה ותשאלו אותו אם היעדרו של מי מעובדיו יתקשה להשלים, ותקבלו תשובה מיידית. חשוב לרתום את העובדים לסייע להצלחת תהליך התיעוד ושימור הידע, שהרי בלי שיתוף הפעולה שלהם נידון התהליך לכשלון. יש להדגיש ששימור הידע קריטי לחוסנו של הארגון בפני משברים. תלות העובדים בארגון היא כתלות הארגון בעובדיו.



חשוב לבחור בגוף חיצוני לביצוע שימור הידע. גוף, שאינו חלק מהפוליטיקה הפנימית של הארגון, תפקידו לשמר כל פיסת מידע בארגון ודילוג על מידע שנראה לעובד כברור מאליו.



אופן הצגת המידע שנאסף בצורה ברורה ופשוטה ללימוד והטמעה חשוב לפחות כמו איסופו. לעתים קיים חשש לחשוף את "קרביו" של הארגון לגוף חיצוני. זיכרו להחתים את הגוף החיצוני שבו בחרתם על הסכם סודיות זהה לזה שהחתמתם את עובדיכם.



מומלץ לקצר את פרקי הזמן של ביצוע פעולות שגרתיות כמו: ארגון החומר "הקשה" הקיים כרגע בארגון - מידע הנדסי, מסמכי פיתוח, תיקי ייצור, תיקיות מידע, והצעות מחיר. מומלץ לבדוק מתי בפעם האחרונה בוצע גיבוי מלא של המידע בארגון. כדאי לשקול לגבות את המידע ביותר מאמצעי אחד ולאחסן אותו במקום מוגן ושמור.



רצוי לבדוק כי אמצעי הגיבוי נמצאים בשליטה ומעקב ולרענן את הנחיות ביטחון המידע הקיימות בכל הארגונים באשר להכנסת מדיות שונות, דיסק און קי, חיבור מחשבים לאינטרנט ומדיניות שידור המידע מחוץ לארגון למניעת זליגת מידע באופן בלתי מבוקר.



זיכרו כי המידע הארגוני הוא ליבת פעילותו של כל ארגון. הצורך בשימורו ברור לכול, עם זאת, קל לכולנו לדחוק אותו לקרן זווית ולהיזכר בו בעתות משבר. טוב יעשה כל ארגון עם יקדים תרופה למכה.



הכותב הוא מנכ"ל קבוצת אופטימום העוסקת בהנדסת ייצור, תיעוד טכני-אלקטרוני ושימור מידע בארגונים