איך לפקד על הארגון בזמן סערה

>> שמירה על אווירה ארגונית טובה בזמן משבר כלכלי או לאומי דוגמת מלחמה, היא אתגר מורכב אך אפשרי. זו תהיה טעות אם בתקופת מיתון יישברו כל הכלים ועל העובדים יונחתו גזירות חדשות שיכניסו את הארגון לסחרור.



"רק ארגונים שפיתחו אקלים ארגוני נעים במשך שנים רבות יעמדו בלחץ שיוצר המשבר העולמי ויצליחו לשמור על אקלים כזה גם כעת", אומרות חגית לקר ואורית מנקס, יועצות ארגוניות ומומחיות לניהול, ודפנה גרינברגר-נוה, בעבר סמנכ"לית משאבי אנוש במיקרוסופט. "אפשר להקביל זאת לצה"ל, שככל שישמור על רמת אימונים גבוהה במשך השנים, כך יגדלו סיכויי הצלחתו במלחמה".

השלוש גיבשו כמה כללי "עשה ואל תעשה" למנהלים, שמטרתם לשמור על נורמליות בארגון גם כאשר בחוץ משתוללת סערה כלכלית.



לא לשדר קמצנות



אל תנסו לשדר קמצנות כדי להכניס את העובדים ל"אווירה הנכונה" של משבר. מנהלים הנוהגים בקמצנות כלפי הסובבים אותם הם אלה שבדרך כלל חוו קשיים רבים בעת הקמת העסק והשקיעו מאמצים אדירים כדי להשיג את ממונם, ובשנים שלאחר מכן ראו כמטרה את עצם הישרדותם.



מנהל החושב שבאמצעות מדיניות של יד קמוצה הוא יחנך את העובדים לחיסכון בתקופה של מיתון, עושה טעות וישיג את ההיפך. הוא ישרה בארגון אווירה של בית קברות, עובדיו ייהפכו לחרדתיים שראשם שפוף ותרומתם לארגון דווקא תרד. ביטול מוחלט של מסיבה שנתית או של הדרכות מקצועיות אמנם יחסוך סכום כלשהו לחברה, אך דווקא המשך קיומם יבטיח שימור האווירה הטובה בארגון.



לחתוך הוצאות ברגישות



החוכמה היא לשמור על אקלים ארגוני נורמלי, פחות או יותר, גם בתקופה של זעזועים. אחרת, ייווצרו מתחים בקרב עובדים ובינם לבין המנהלים, הדכדוך ישרור בכל, המוטיווציה תרד - והחברה תתקשה להתמודד עם המשבר.



הצורך לקצץ בתנאי העבודה ובהטבות שנופחו בתקופת הצמיחה המשקית שהיתה עד אמצע 2008 הוא אמיתי. ואולם במקום לבטל פעילויות, עדיף לנקוט דרך של התכווצות מרוסנת יותר, שאינה משנה סדרי עולם ולא תזרע בהלה בקרב העובדים. למשל, את הגיבוש במלון באילת, עם כל ארוחות השחיתות המלוות אותו, אפשר להחליף במסיבה עליזה בפאב; ובמקום לבטל את ההסעה המאורגנת, ניתן למזג קווים המשרתים עובדים מעטים עם קווים עמוסי נוסעים. במשפט אחד: לשמור על פרופורציות גם בתקופה קשה.



לחגוג הצלחות קטנות



לא חייבים להמתין לפריצה לשוק הסיני כדי לקיים מסיבה לעובדים, שכן בעידן של משבר כלכלי ברור שפריצה לשוק גדול לא תושג. ואולם רצוי לחגוג הצלחות קטנות שהושגו חרף הקשיים.



באחת מחברות ההיי-טק הישראליות החליטו באחרונה לציין את העובדה שלקוח עסקי החליט שחרף ההרעה במצבו הוא ימשיך את ההתקשרות עם החברה. כאות הוקרה, החליט סמנכ"ל השיווק והמכירות להפתיע את העובדים והניח על שולחנו של כל אחד מהם חפיסת שוקולד משובח.



החברה שבניהולך זכתה במכרז אאוטסורסינג קטן? אולי בזמנים רגילים זה עניין טריוויאלי, אבל בזמנים כאלה כדאי לארגן לעובדים הרמת כוסית עם כיבוד בחדר הישיבות כדי לציין את ההישג.



לא להתנתק



אסור שההנהלה תכניס את הראש מתחת לאדמה בתקופת משבר, אלא להפך - עליה להדק את הקשר עם כל העובדים בארגון, עד האחרון שבהם. תנו לעובדים לפרוק את המתחים המצטברים אצלם בתקופת האי ודאות באמצעות אסיפות בחברה. בפגישות עם העובדים נהלו עמם דיאלוג בתדירות קבועה, שבו דברים יועמדו על דיוקם. הדיאלוג המתמיד הזה יעזור למנהל להילחם בשמועות המתרוצצות במסדרונות החברה, אשר טמון בהן רק נזק.



יש לספר לעובדים על צעדי ההבראה המתוכננים, בלי להיכנס לפירוט רב מדי, העלול לחשוף נתונים סודיים של החברה. בפגישות עם העובדים ההנהלה תציין שהיא תשתדל ככל הניתן להימנע מפיטורי עובדים באמצעות הקטנת ההוצאות בסעיפים אחרים, אך היא גם תבקש מהעובדים את התייחסותם לצורך לשמור על איתנות של החברה. בימים אלה נדרשת הפגנת נוכחות של חברי ההנהלה ברצפת הייצור ובכל יתר המחלקות, כדי לקבל משוב מעובדים. חשוב לגשת לעובד הוותיק שאשתו עברה ניתוח, לשאול אותו לשלומה ולהציע עזרה. זו העת לתת במה להצעות ייעול של עובדים ומנגד - לשדר מסרים מרגיעים במידת האפשר.



יש ארגונים שמבטלים את הצורך בתקשורת הפתוחה, מכיוון שהם משוכנעים שלא יזיק קצת לחץ על העובדים בתקופת של אי ודאות וכי נכון לנצל את המצב החדש כדי לשלוט בהם. אלא שרק לחץ על העובדים לא ישיג כלום. יש לשמור על מינון נכון שיכלול גם ערוצי תקשורת פתוחים בין העובדים למנהלים.



חשיבה משותפת ודוגמה אישית



בשעת משבר מתבקשת הובלה של המנכ"ל וכל צוות ההנהלה כדי להתמודד באמצעות חשיבה משותפת עם מצב החברה. הימנעו מפעולות איפולסיוויות (כמו החלטה פתאומית על סגירת מחלקה) ותנו דוגמה אישית באמצעות הורדת שכר משמעותית לבכירים לפני הורדת שכר (מתונה יותר) לכלל העובדים.



אסור שהמשבר ינוהל על ידי ההנהלה באמצעות גופים חיצוניים כמו העיתונות או השותפים העסקיים בחו"ל.



הרחבת תחומי אחריות למעוניינים



כדאי לשקול הרחבה של תחומי האחריות המוטלים על העובדים. נכון, לא כולם מוכנים לקבל על עצמם תפקידים נוספים, אך יש עובדים שהדבר משמח אותם: הם אוהבים להיות מאותגרים, או שהם מאסו בעשייה השגרתית. זו ההזדמנות להעשיר את תחום עיסוקם בחברה. פעולות אלה יכולות לתרום לרווחיות החברה ולהיות תחליף לפיטורי עובדים.



כשהעובדים רואים שההנהלה עושה שמיניות באוויר כדי שהחברה תשרוד ואף תצליח, האקלים הארגוני הטוב יישמר, והוא יבוא לביטוי בהגדלת המוטיווציה והמחויבות של העובדים לחברה ולבעליה.



אם לפטר, אז ברגישות



אם כבר צריך לפטר עובדים, יש לעשות זאת ברגישות. אין לפטר עובדים לפי הכלל ההסתדרותי הנושן של "אחרון נכנס - ראשון יוצא", אלא לפי תרומת העובד לארגון. יש לקבוע קריטריון מקצועי אחיד לפיטורים, כדי שעובדים לא יסתובבו בהרגשה שהם עומדים להיזרק בגלל טינה אישית.



כשבכל זאת מפטרים עובד, יש לשמור על כבודו. לקיים לו שימוע מכובד ולא סתם כדי לצאת ידי חובה, כי לעתים המועמד לפיטורים רוצה להעלות טיעונים שהמנהל כלל אינו מודע להם. יש לנסות ולסייע למפוטרים להיקלט במקומות עבודה אחרים, למשל, על ידי כך שהמנהל יפנה אישית לחברת השמה בענף וימליץ על העובד. התייחסות חיובית למפוטרים תאפשר לשמור על האווירה הטובה בחברה, הדרושה כדי לשמר את הלהט והיצירתיות בקרב העובדים, ותעזור למנוע אווירה של דכדוך. חשוב לא להזניח גם את האנשים שנשארו בעבודה לאחר גל הפיטורים.



תמיד לחייך



חיוך הוא אמצעי בדוק לשמירה על אקלים ארגוני משופר, גם בעת משבר. "כל אחד יכול לחייך או לצחוק", אומרות לקר, גרינברגר-נוה ומנקס. "אם מישהו מחייך אלינו, תמיד נחזיר לו חיוך. באותה מידה שפרצוף חמוץ אף הוא מדבק ומשרה אווירת נכאים. אז חייכו, כי זו פעולה פשוטה".



לדבריהן, אפילו משוב שלילי הניתן לעובד בפנים מחייכות משרה אווירה טובה יותר מאשר מתן משוב חיובי בפנים זועפות.