>> כל המנהלים רוצים שהעובדים שלהם יהיו פרודוקטיוויים יותר, שישתפו פעולה באופן אנרגטי יותר ושיעבדו ביעילות רבה יותר. אך במרדף אחר הפרודוקטיוויות, מנהלים רבים וטובים שועטים בנתיבים מלאי סכנות.
כן, אנחנו מדברים על מיקרו-ניהול. נטיית הלב הטבעית, הן בקרב מנהלים חדשים והן בקרב הוותיקים, היא לחשוב שמעקב צמוד אחר עבודתם של הכפופים להם יניב שיפור. אין ספק, ייתכן שבחינה מדוקדקת אכן תחשוף הזדמנויות לשיפור: תהליכים שאפשר לקצר, קיצורי דרך שנעשים ופוגמים באיכות, קיצורי דרך שאינם נעשים אך היו יכולים לשפר את העבודה.
אך כשפוסעים בנתיב זה לעתים קרובות מדי, מחבלים בהישגים שהיו יכולים להתקבל מתהליכי שיפור על ידי ההשפעות המזיקות של הריחוק.
מהו ריחוק? באופן בסיסי, זהו מצב שבו אדם נמצא בריחוק ומתנתק מעבודתו. עובד מרוחק משקיע מזמנו אך לא הרבה מעבר לכך, והאדישות שלו משפיעה לא רק על התפוקה שלו אלא גם על זו של עמיתיו.
זאת, היות שנתיב של מיקרו-ניהול מתמשך מעביר לעובד מסר שאינכם סומכים על השיפוט שלו, וזהו גורם משמעותי ביצירת הריחוק. והריחוק גובה מחיר יקר.
בנה את נקודות החוזק לפי הספר "the 12 elements of great managing" שראה אור באחרונה, ההיעדרויות מהעבודה שנגרמות בגלל ריחוק העובדים עולות לחברה בת 10,000 עובדים כ-600 אלף דולר בשנה על משכורות לימים שבהם העובדים אינם מתפקדים, ו"עלויות חילופי עובדים עקב ריחוק מגיעות למיליוני דולרים בכל שנה בעסקים גדולים".
לעומת זאת, עובדים המעורבים בעבודתם צפויים להגיע באופן סדיר יותר לעבודה, להישאר בחברה זמן רב יותר ולהיות פרודוקטיוויים יותר.
בסקר של גאלופ שנזכר בספר עולה כי התפוקה בצוותים שבהם יש מעורבות גבוהה עולה ב-18% בממוצע, והרווחיות עולה ב-12%, לעומת צוותים שאינם מעורבים.
החדשות הטובות הן כי לכם, כמנהלים, יש השפעה אדירה על רמות המעורבות של הכפופים הישירים לכם. אז מה תוכלו לעשות כדי להגביר את המעורבות ובכך את הפרודוקטיוויות?
ראשית, תוכלו לקחת דוגמה מגאלופ ולעסוק באופן פעיל בבניית הכישורים של העובדים שלכם. נאמר שיש לכם עובד שלעתים קרובות אינו מגיש את דו"חות המכירות בזמן או שאינו ממלא אותם נכונה. שאלו את עצמכם: "באילו מטלות האדם הזה מצטיין?" אולי הוא טוב בטיפול בתלונות של לקוחות, ואולי הוא מהווה מקור יציב לרעיונות יצירתיים לשיווק?
יהיו נקודות החוזק שלו אשר יהיו, חישבו על דרכים לבנות אותן כך שיוכלו להשיג ערך רב יותר עבור הארגון שלכם. בה בעת, בידקו אם ביכולתכם להפחית או להעביר לעובדים אחרים חלק מהעבודה שבה הוא מוצלח פחות.
התקציבים, הקיבולת ומגבלות אחרות גורמים לכך שלפעמים הדבר אינו אפשרי, והאפשרות הטובה ביותר היא פשוט לפטר את העובד. אך לאור העלויות הגבוהות של החלפת עובדים והמחסור בעובדים טובים, כדאי לחפש דרכים להפוך את נקודות החוזק של העובד ליתרון שלכם.
צעדים נוספים שאפשר לעשות:
1. הביעו את ציפיות הביצועים שלכם באופן ברור בפני המגויסים החדשים. כשהם יתחילו להרגיש יותר בנוח עם תפקידם, הפחיתו את הפיקוח הישיר שלכם על עבודתם.
2. אם אתם מגלים שאתם חשים לא בנוח עם ביצועים של אחד העובדים, בידקו שאינכם נופלים לתסמין "המועד לכישלון" שמתואר על ידי חוקרי הניהול ז'אן פרנסיס מנזוני וז'אן-לואי ברסו. תסמין זה מתואר על ידי ספירלת ביצועים פוחתת. המנהל, שמצפה לביצועים גרועים מהעובד, מתחיל להבחין רק בטעויות ומתעלם או מפחית מההצלחות. כדי להימנע מדפוס זה, בחנו באופן מתמיד את התפישה שלכם לגבי אותו עובד בכך שתשאלו את עצמכם: "מהן העובדות בנוגע לעבודה שלו? האם זה גרוע כמו שחשבתי?" כמובן, ייתכן שביצועיו כה גרועים עד שתהיו חייבים לפטר אותו. ואולם בחלק מהמקרים, התאמת העדשות שלכם עשויה לגלות שהוא בעצם עושה עבודה רבת ערך.
3. אינכם רוצים ליצור תרבות שבה אתם תמיד צודקים, והעובדים בדרך כלל או תמיד טועים. לכן, הזמינו את העובדים לקרוא תיגר על הדעות שלכם. עם הזמן, כשהם יתחילו להרגיש בטוחים יותר בתפקיד זה, הם ירגישו חופשיים יותר לדון עמכם בסוגיות הקשורות לביצועים.
4. כשהעובדים שלכם חשים שאתם מעריכים את החוזקות ואת השיפוט שלהם, כולם מרוויחים. כאשר המעורבות שלהם תלך ותגדל, סביר להניח שהביצועים שלהם יעלו בהתאמה, ותוכלו להפנות את הזמן שאתם מקצים למיקרו-ניהול לאפיקים פרודוקטיוויים יותר.
***
הסוגיה: איך להימנע ממיקרו-ניהול מעיק ופוגעני?
הפתרון: זיכרו כי עובד מרגיש שלא סומכים עליו כאשר עוקבים אחריו באופן צמוד מדי, מה שיוצר אצלו חוסר מוטיווציה וריחוק
הדרך: הביעו ציפיות ברורות בזמן גיוס עובדים חדשים, הימנעו מיצירת נבואת כישלון שמגשימה את עצמה, עודדו את העובדים לקרוא תיגר על עמדותיכם, עודדו נקודות חוזק, הקפידו להעריך את השיפוט שלהם
harvard business monday morning
מפרסומי בית הספר למינהל עסקים של אוניברסיטת הרווארד
מנהל טוב יודע לתפוס מרחק
מאת כריסטינה ביילסזקה-דוברניי
13.7.2009 / 7:10