היענו לקריאה לעזרה של מחלקת טכנולוגיות המידע

>> משהו בלתי שגרתי נחת על שולחנכם היום: דו"ח ה-it השנתי שהנפיקה מחלקת טכנולוגיית המידע בארגונכם. עימדו בפיתוי להשליך אותו לפח. זהו את טיב הדו"ח: זוהי זעקה לעזרה.

במחלקת ה-it שלכם רוצים שתדעו מה הושג עד כה ומה עומד על הפרק. הם רוצים שתבינו את חשיבות ה-it ותקדישו זמן רב יותר למחלקה.



אז מה עליכם לעשות עם הדו"ח? השתמשו בו כנקודת פתיחה לדיאלוג. היכנסו למשרד של האדם הבכיר ביותר שאתם מכירים במחלקת ה-it ועשו כדלהלן:



1. הודו להם והציעו להם לדון בהשלכות הדו"ח. שאלו אותם, "מה אתם רוצים שאדע? מה מתקדם היטב ומה תקוע? מהן ההזדמנויות שעומדות בפנינו ומה הייתם רוצים שאעשה באופן שונה?"



2. הקשיבו. שאלו שאלות פתוחות. חפשו את הסיבות הבסיסיות. נסו לראות דברים מנקודת המבט של אנשי ה-it ואז שתפו אותם במה שמתרחש בעולמכם.



3. הגיעו להסכמות לגבי הדברים שעומדים להשתנות במחלקות הרלוונטיות, תעדו את ההחלטות ואת תוכנית הפעולה, וקיבעו בעוד מועד סדרה של פגישות לדיאלוג רציני, כדי להעריך את התהליכים ולשמור על המיקוד.



הדו"ח שתקראו לא ישנה את האמונות הבסיסיות או יגדיל את ההתחייבויות שלכם. עם זאת, הדו"ח יאשר את ההנחות הקיימות שלכם (לדוגמה, it מצטיינת בכל) או יסתור את הניסיון שלכם (לדוגמה, it פועלת לפי סדרי עדיפויות לא עדכניים).



מנהלים שפועלים בקשר צמוד עם מחלקות ה-it אינם צריכים דו"ח שנתי, ואלה שאינם מעורבים לא יתרגשו יותר מדי. דו"ח שנתי משול לדואר זבל - אלא אם כן מזהים את טיבו, ופועלים בהתאם.



הכותבת היא מייסדת ונשיאת ווליודאנס ומומחית בטכנולוגיות מידע ואימון



***



הסוגיה: מה לעשות עם דו"ח שהגיע ממחלקת it?



הפתרון: במקום להתעלם מהדו"ח הקדישו לו מחשבה ומאמץ - שיתוף פעולה עם המחלקה הזו יסייע לכולם



הדרך: פנו אל האדם הבכיר במחלקה ובררו כיצד ניתן להרחיב את שיתופי הפעולה עם מחלקות אחרות



harvard business monday morning



מפרסומי בית הספר למינהל עסקים של אוניברסיטת הרווארד