הגודל לא קובע

בשעורי מבוא לתואר שני בהתנהגות ארגונית, עסקנו רבות בשאלה כיצד קובעים את גדלו של ארגון. האם על פי כמות העובדים או גודל ההנהלה? האם על פי הפרישה הגיאוגראפית או היקף המחזור החודשי או השנתי? או אולי על פי פרמטרים אחרים? לדברי פרופ' טדי וינשל, שהרצה בתקופת לימודי בשנות השמונים, בין השאר בפקולטה למינהל עסקים באוניברסיטת תל-אביב, גודלו של ארגון אינו נקבע על ידי אף אחד מהפרמטרים האלו, אלא על ידי היקף ההחלטות המתבצעות בארגון.



להערכתי כיום השאלה הרבה פחות רלוונטית. ארגונים קטנים יחסית מוצאים עצמם מתמודדים עם סוגיות דומות לארגוני ענק, ללא שום קשר לכמות העובדים או היקף המחזור. התחומים בהם צריך לבצע החלטות הם אותם תחומים. הסכומים אולי קטנים יותר אבל החשיבות שלהם לעסק דומה. תהליכי הגלובליזציה אשר פותחים את השווקים לחברות מכל העולם המחפשות הזדמנויות עסקיות, והתקשורת האלקטרונית והממוחשבת הקיימת בכל מחשב נישא או טלפון סלולארי, שהגישה לחלק גדול ממנה היא בחינם, מאפשרים ניהול מרחוק- דבר שעד אתמול רק חברות ענק יכלו להרשות לעצמן בגלל העלויות והטכנולוגיות המסובכות שנדרשו לכך בעבר.



כמו רבים מעמיתי היועצים הארגוניים, כבר נתקלתי במקרים כמו אלו: רשת בתי קפה לא גדולה הפותחת רשת מישנה וסניפים במזרח אירופה. עסק קמעונאי לא גדול, המתמודד עם סוגיות זכיינות וניהול איזורי גיאוגרפי. עסקים בתחום הביגוד המתמודדים עם תמהיל פעילות של רכישת מלאי בדים, עיצוב קולקציות, ייצור, תמחור והפעלת רשת שיווק. מסעדות המתמודדות עם בעיות של רמת שרות או חזון לא ממוקד. יצרנים קטנים המנסים לשווק את תוצרתם באמצעות חברות בנות או שלוחות בחו"ל. חברות קטנות המתמודדות עם הצורך לגייס ולשמר עובדים איכותיים. שותפויות המנסות לצמוח ולהתפרש לתחומים אחרים. עסקים המתמודדים עם מכירות באמצעות האינטרנט ועם התחרות המקוונת. התמודדות עם סוגיות של בידול, מיצוב ומיתוג ומגוון סוגיות נוספות. עם כל אלו מתמודדים העסקים הקטנים באופן דומה לחברות הענק המשקיעות בתהליכים ארגוניים אלה סכומי עתק וכמות נכבדת של יח"צנות.



עסקים משפחתיים



עסקים קטנים רבים הינם עסקים משפחתיים המתמודדים עם סוגיות הייחודיות לעסק משפחתי כמו הצורך להפריד בין האסטרטגיה של המשפחה לאסטרטגיה של העסק ובמקביל לשלב ביניהן. עם סוגיות של התמודדות בני משפחה העובדים בעסק מול בני משפחה שאינם עובדים בעסק אך נהנים מפירותיו, וההתמודדות של כל אלו עם מנהלים שהם שכירים. עם סוגיות של העברת המושכות מדור לדור, מקרים בהם מעוניין עדיין המייסד להיות מעורב בעסק אותו הוא הקים ועוד ועוד. לעיתים נדמה כי כל עסק משפחתי קטן מנסה להמציא את הפתרונות בכוחות עצמו מבלי לדעת שיש ביכולתו להעזר ביועצים ארגוניים מנוסים לתהליכים אלה, בדיוק כפי שעושות המשפחות הגדולות במשק.



איך יכולים עסקים קטנים להיעזר ביועץ ארגוני?



ראשית, חשוב להבין כי מומלץ להתיחס אל היועץ הארגוני כאל משאב חיוני גם כשהשוק (והפירמות) פועל באופן שגרתי ובמלוא הקצב, ולא רק במצבי חרום או משבר. הייעוץ הארגוני עוסק באיבחון ובשיפור התהליכים הארגוניים הפנימיים ותהליכי המגע- הממשק של הארגון עם השוק כולו, עם לקוחות הפירמה, המתחרים, הספקים, בהווה ובעתיד. זאת במגמה שהארגון יפעל נכון יותר וטוב יותר-וכתוצאה מכך גם ירוויח יותר.



כל עסק קטן ובינוני חייב לקיים תהליכים אסטרטגיים




כן, גם לעסק קטן נדרשת חשיבה אסטרטגית: כמו בחברות גדולות, חשוב אחת לשנתיים-שלוש לבחון את התהליכים האסטרטגיים של העסק בצוות המוביל, קטן ככל שיהיה.
1. יש לבחון את הכיוון אליו מתקדם העסק: להבהיר שוב להיכן מעוניינים להגיע תוך כמה שנים ולחשוב על הדרך לעשות זאת. אולי יש צורך ליזום יותר ולא רק להגיב? מהם המהלכים המרכזיים שחייבים לבצע על מנת להגיע לאן שרוצים? האם המבנה הארגוני מתאים? אילו שינויי מבנה צריך לבצע? האם יש את כח האדם המתאים (עובדים ומנהלים)? האם נדרשות הדרכות נוספות? האם התרבות הארגונית, האווירה ונורמות ההתנהגות מקדמים את העסק לכיוון הרצוי? האם העסק ממותג נכון- מה מרגישים כלפיו הלקוחות? והאם אופן התנהלות הפירמה מתאים לשלב בו היא נמצאת על פני מעגל החיים הארגוני שלה?
2. יש לבחון את תהליכי זרימת המידע בארגון, תהליכי קבלת ההחלטות המרכזיים, צורת עבודת של ההנהלה או הגורמים המרכזיים בעסק, תהליכי בקרה והפקת לקחים. עסקים קטנים רבים צומחים מבלי משים וממשיכים להתנהל בצורה שהתאימה לפירמה בתקופה אחרת. העסק אפילו לא מודע למחירים שהוא משלם על דרך התנהלות הצוות המוביל שלו, לעיתים יהיו אלה שני שותפים, בנות/בני זוגם ומזכירה, לעתים הורים וילדיהם הבוגרים ולעיתים, בפירמות מקצועיות, כמה שותפים שהם אנשי מקצוע בכירים בתחומם אבל אולי מנהלים פחות טובים. אלו חוששים לשנות תהליכים כי יאלצו להתחלק בידע ובסמכויות, ללמוד צורת עבודה אחרת- עבודת צוות, ללמוד להחליט ביחד, להקשיב אחד לשני, לדבר בקיצור ולעניין ולהציג דברים ללקוחות בצורה מקצועית יותר.
3. יועץ ארגוני חיצוני איכותי יציג גישות ניהוליות אפשריות אחרות, אלטרנטיבות נוספות, יסייע לארגון לעצב בתהליכי חשיבה מסודרים חלופות למצב הקיים בתחומים שונים, לבחון יתרונות וחסרונות של כיווני פעולה אחרים ודרך ליישם שינויים בצורה "חלקה" ככל הניתן.



פיתוח ושיפור תהליכים הקשורים לניהול השוטף




חשוב לבחון מעת לעת את נקודות החוזק ולמנף אותן. לזהות את נקודות החולשה של העסק ולשפר אותן. היועץ הארגוני יסייע לפתח תהליך שיטתי, אמין ויסודי של איסוף מידע ושימוש בו, לניהול תהליכי שינוי "מקומיים" בעסק.



1. יש לבחון איך מתנהל העסק מול הלקוחות שלו ולקוחות פוטנציאליים. האם הוא ממצה את האפשרויות מולם? האם מפתחים מוצרים ושירותים חדשים או שדורכים במקום? איך מטפלים בתלונות לקוחות? מה קורה בתחום של הפירמה בארץ ובעולם? מה עושים המתחרים?.
2. יש לבחון את התהליכים הפנימיים בעסק. מי "שותף" ומי נמצא בשוליים? האם הארגון מסודר ויעיל או מבולגן לחלוטין. האם יש תכנית עבודה מסודרת? האם מתייחסים אליה? האם מצטברים מלאים של מוצרים? האם מנהלים נכון את "חיי המדף" של המוצרים?
3. יש לבחון את ההתייחסות לעובדים ולמנהלים: תהליכי גיוס עובדים, תמהיל העובדים, התייחסות לפיתוח / הדרכה / קידום / שכר / פרישה. האם טוב לעבוד אצלנו? האם אנחנו הוגנים?
4. יש לבחון את ניהול משאבי הארגון, וניהול הכספים בארגון. עד כמה הנושא מסודר ומתוכנן? למי יש בכלל מושג איך הדברים מתנהלים בתחום הזה?



שיפור מיומנויות ניהוליות



כפי שרמזתי בסעיפים קודמים, אחת התרומות של תהליך ייעוץ ארגוני הינה שיפור המיומנויות הניהוליות של הבעלים ו/או של המנהלים בעסק. חברות גדולות משקיעות בפיתוח מנהלים משאבי זמן, הדרכה וכסף רבים. בחברה קטנה יש חשיבות לטפח יכולות ניהוליות בקבוצות קטנות, או בתהליכים של אחד על אחד – ותוך כדי עבודה. מיסוד של אלמנטים ניהוליים משלב התכנון ועד לשלב המשוב על ביצוע, ראיית התמונה הכוללת לצד הירידה לפרטים, ניהול אפקטיבי של דיונים, ניהול קשרי לקוחות, טיפוח המנהיגות, יצירת מסלולי התפתחות היכן שאפשר. כל אלה נושאים שניתן ללמוד ולשפר בסיוע היועץ הארגוני.



הייעוץ הארגוני כמשאב חשוב לשרות הבעלים וההנהלה



ליווי ייעוצי לעסק הקטן והבינוני דורש מהיועץ הארגוני שליטה טובה בחלקים נרחבים יותר של מקצוע הייעוץ הארגוני. לא בריא לארגון קטן יחסית להעסיק יועצים ארגוניים אחדים כשלכל אחד מיקוד ומומחיות שונים זה מזה (דבר שחברה של אלפי עובדים בפרישה ארצית יכולה להרשות לעצמה). היועץ לעסק הקטן נדרש להיות רבגוני יותר ולעבוד מול מנהלים בפירמה שגם הם מנהלים לעיתים יותר תחומים מהמקבילים להם בחברה גדולה. זו אינה עבודה במאסות גדולות של עשרות הדרכות דומות לדרגים בכירים, לדרגי ביניים ולעובדים אלא עדינה וממוקדת יותר. העבודה מתבצעת בדרך כלל ישירות מול ההנהלה והמנכ"ל ו/או עם הבעלים.



אז אם אתה בעלים של חברה קטנה, בין אם זה מוסך, מסעדה, משרד אדריכלים, או רשת קמעונאית קטנה עד בינונית, בכל תחום פעילות של המשק- שרותי ייעוץ ארגוני אינם מותרות מיותרות, אלא צורך אמיתי והזדמנות לשיפור ביצועי הפירמה, התפתחותה ורווחיותה.



כדאי לשקול לשכור יועץ ארגוני חבר איפ"א, מאחר וחברי איפ"א נדרשים לעמוד בתנאי קבלה מחמירים לארגון, גם מבחינת הידע האקדמי שלהם וגם במחויבות לקוד אתי של עבודה המעמידה את טובת הלקוח נגד עיניהם.



הכותב הוא יועץ ארגוני בכיר, חבר איפ"א המאוגדת בלהב, עמותה הפועלת למען זכויותיהם של בעלי עסקים עצמאים, לחיזוקו ולקידומו של מגזר העסקים הקטנים והבינוניים בישראל