לנהל את החמצן

הדרכים הנפוצות להמחשת חשיבותו של המזומן לעסק כוללות דימויים כדוגמת "החמצן של העסק" או "מחזור הדם של החברה". עסק יכול לשרוד תקופה מסוימת ללא מכירות או רווחים, אך ללא מזומן – הוא יקרוס. ניהול זרימת המזומן לתוך העסק ומחוצה לו נקרא "ניהול תזרים מזומנים". במאמר זה ננסה להמחיש מהו תזרים המזומנים ומדוע מייחסים לו חשיבות רבה כל כך, נפרט את העקרונות המרכזיים בניהול תזרים מזומנים נכון, וניתן מספר טיפים להתמודדות עם מצבים של מחסור במזומן.



מהו תזרים מזומנים?



הפעילות היומיומית של כל עסק מכילה תקבולים ותשלומים מסוגים שונים. בצד התקבולים ניתן למצוא כספים המתקבלים מהלקוחות בעבור מוצר או שירות, הלוואות מגופים פיננסיים ופרטיים, ריביות ודיבידנדים על השקעות וחסכונות. בצד התשלומים ניצבים הכספים המועברים לספקים, הוצאות תפעוליות כגון שכר עובדים, עלויות שכירות, מיסים וכו', רכישות והשקעות (מכונות חדשות, הקמת מפעל וכו') והחזרי חובות.



התשלומים והתקבולים מהווים יחד את תזרים המזומנים הכולל של החברה. ניהול תזרים מזומנים נכון נועד לסנכרן בין מועדי התשלומים והתקבולים השונים ולמנוע מצב שבו אין בקופת החברה מספיק מזומן בכדי לעמוד בהתחייבויותיה השוטפות.



מה ההבדל בין תזרים המזומנים והרווח?



חשוב שלא לבלבל בין תזרים המזומנים השוטף ורווחי החברה כתוצאה מפעילותה. רווח הינו ההפרש בין סך כל הכנסות החברה ובין סך כל הוצאותיה, והוא מחושב על פני תקופה הנעה לרוב בין חודש לשנה. עסק יכול להיות רווחי בסיכום השנתי ועדיין לחוות במהלך אותה שנה תקופות של מחסור משמעותי במזומנים אשר עלולות לאיים על קיומו. במרבית המקרים עסקים נסגרים בגלל בעיית נזילות ולאו דווקא בעקבות חוסר רווחיות.



למה תזרים המזומנים חשוב כל כך?



רוב העסקים נדרשים לייצר מוצרים או שירותים ללקוח לפני שיקבלו בעבורם תמורה כספית. עסקה יכולה להיות רווחית מאוד, אך אם אין לחברה את המזומנים הנדרשים על מנת לשלם לספקים ולעובדים שלה בטרם תקבל את התמורה בעבורה, היא לא תהיה מסוגלת להוציא אותה לפועל.



על מנת להשלים עסקאות ולהגדיל את היקפי הפעילות של החברה, נדרשים מנהליה לתזמן את כניסת ויציאת המזומנים בצורה כזו שתמיד יהיה בקופת החברה הסכום הנדרש להשלמת הפעילות העסקית. מצד שני, אין הגיון פיננסי בהחזקת סכומים גדולים זמינים בחשבון הבנק אם אין בכוונת החברה להשתמש בהם בעתיד הנראה לעין.



השליטה השוטפת בתזרים המזומנים נועדה לאפשר לחברה לשמור על רמת מזומנים מספקת לפעילותה, תוך שימוש מיטבי ביתרות המזומנים ובמסגרות האשראי שלה. בנוסף לכך, ניהול תזרים מזומנים ברמת דיוק גבוהה מסייע לביסוס קשר טוב עם הגורמים הבנקאיים, ולנכונות גבוהה יותר שלהם לסייע בעת הצורך במתן כלים לגישור על פערים בתזרים.



כיצד מנהלים תזרים מזומנים?



ניתן לנהל תחזית תזרים מזומנים לטווחי זמן שונים, הנעים בין מספר שבועות למספר שנים קדימה. במרבית החברות, ניהול תחזית תזרים מזומנים לחצי השנה הקרובה הינו הטווח האידיאלי מבחינה של עלות-תועלת. תחזית התזרים תפרט את כלל התשלומים והתקבולים הצפויים במשך התקופה, בהתאם למועדים בהם הם צפויים להתרחש.



קיימות מערכות מידע התומכות בניהול תזרים המזומנים, אולם חברות רבות, בדגש על חברות קטנות-בינוניות מנהלות את תזרים המזומנים שלהם באמצעות קובץ אקסל. קובץ אקסל סטנדרטי לניהול תזרים המזומנים כולל 6 עמודות עיקריות: תאריך, יתרת פתיחה, תקבולים צפויים, תשלומים צפויים, סה"כ תזרים לתקופה ויתרת סגירה.



תשלומים רבים מתבצעים בתאריכים קבועים (שכר דירה, מע"מ, משכורות וכו') ולכן קל לחזות אותם. לעומתם, תחזית התקבולים מורכבת יותר ומחייבת לבצע הערכה מושכלת המתבססת על ביצועי העבר והציפיות מהעתיד. כלל האצבע אומר שבעוד התשלומים הצפויים יתממשו לרוב במועד, לתקבולים קיימת נטייה תמידית להידחות, ולכן יש לנקוט בעקרון השמרנות בעת הערכת מועדיהם והיקפיהם הצפויים. בכל יום יש להתאים את תחזיות יתרת הפתיחה והסגירה בתזרים המזומנים למצב הממשי בחשבונות הבנק, ולעדכן במידת הצורך את מועדי התקבולים והתשלומים הצפויים.



הבקרה השוטפת של מנכ"ל החברה על ניהול התזרים היא בעלת חשיבות מכרעת – אין להשאיר את התזרים בידי חשב החברה בלבד.



מהן התועלות העיקריות בניהול תזרים מזומנים?



* הימנעות ממצבים של מחסור במזומנים - איתור סיטואציות עתידיות של מחסור במזומנים מבעוד מועד, המאפשר למנהלים לפעול בזמן למניעת סיטואציות אלה על ידי פעילויות כגון הגברת מאמצי הגבייה, פתיחה מחדש של הסכמים מול הספקים, קבלת קווי אשראי חדשים וכו'.



* תכנון השקעות – באמצעות תזרים המזומנים יכול המנהל להיות בטוח ברמת ודאות גבוהה שההשקעה שהוא מתעתד לבצע לא תפגע ביכולתה לבצע את פעילותה השוטפת.



* צמצום התלות בבנקים – תכנון נכון של תזרים המזומנים מאפשר תשלום בזמן (ולעתים אפילו מבעוד מועד) של החזרי ההלוואות לבנקים, תוך צמצום עלויות המימון והתלות בבנקים.



* ניצול יתרות מזומנים – איתור מבעוד מועד של יתרות מזומנים משמעותיות מאפשר לתכנן את האופן בו הן יושקעו ובכך לשפר את התשואה שהן יכולות להניב.



* תחושת ביטחון – תחזית תזרים מזומנים מסודרת מחזקת את הביטחון בחוסנה של החברה בקרב הבנקאים, המשקיעים, הלקוחות והספקים של החברה, כמו גם אצל מנהליה. תזרים המזומנים נחשב בעיני רבים לאינדיקטור אמין יותר למצב החברה מאשר דו"ח רווח והפסד עקב היותו חשוף פחות למניפולציות חשבונאיות.



* יכולת חיזוי שוטפת - בעוד דו"ח רווח והפסד של חברה מתאר תמונת מצב נוכחית, תזרים המזומנים מספק גם תחזית עתידית של ביצועי החברה.



מה ניתן לעשות אם תחזית תזרים המזומנים של העסק מראה כי הוא עומד בפני תקופה של מחסור במזומנים?



על מנת לשפר את תזרים המזומנים של החברה ניתן לפעול בשני אפיקים מרכזיים: הגדלת התקבולים הצפויים ו/או הקדמתם, הקטנת התשלומים הצפויים ו/או דחייתם.



פעילויות אפשריות להגדלת היקף התקבולים ולהקדמתם:



* ביצוע פעילויות ממוקדות להגדלת היקף המכירות (בכסף) – מבצעים, שיווק, קידום מכירות, העלאת מחירים וכו'.



* צמצום טווחי הזמן של האשראי הניתן ללקוחות- לדוגמא מעבר משוטף+120 לשוטף+90.



* הקפדה על הוצאת חשבוניות בזמן – הוצאת חשבוניות מאוחרת משדרת ללקוח שניתן להשהות גם את מועד התשלום. ככל שתוציא את החשבוניות ללקוח מוקדם יותר ותשמור עימו על קשר שוטף עד להשלמת התשלום, תגדיל את הסבירות לגבות את החוב באופן מהיר.



* שיפור תהליכי הגבייה בחברה – בחברות רבות תהליכי העבודה הקיימים לביצוע הגבייה אינם מיטביים. הצבת העובדים המתאימים לתפקיד, פיקוח הדוק על הלקוחות החייבים תוך שימוש בדו"ח גיול חובות, והעברת הטיפול בלקוחות בעייתיים לידי הנהלת החברה ובמקרים קיצוניים – לידי עו"ד או בא כוח החברה, מגבירים את יעילות הגבייה ומשפרים את התזרים.



* טיפול בחובות אבודים – העברה לטיפול עו"ד, ביצוע מו"מ עם חייבים להסדרת החוב וכו'.



* הגדלת מסגרות האשראי – הגדלת המסגרות בבנקים או השגת הלוואה נוספת מגורמים בנקאיים או חוץ-בנקאיים.



* ביצוע פקטורינג להקדמת התקבולים – ביצוע פקטורינג בבנקים ובחברות הייעודיות מאפשר את הקדמת התקבולים העתידיים, תמורת עמלה משתנה.



* מכירת נכסים שאינם מהותיים לפעילות השוטפת.



* מכירת נכסים מהותיים לפעילות ושכירתם מהקונה – בדגש על מבנים, כלי תחבורה ומכונות.



פעילויות אפשריות להקטנת היקף התשלומים ולדחייתם:



* צמצום ההשקעות במכונות, במבנים ובציוד.



* דחיית מועדי התשלום לספקים – תוך מו"מ מולם או באופן חד צדדי. חשוב לציין כי לדחיית מועד התשלום לספקים באופן חד צדדי עלולות להיות השלכות שליליות על הקשר העתידי מול הספק ומול ספקים אחרים בענף ובמקרים קיצוניים – אף להביא לקריסת ספקים.



* צמצום היקפי הרכש ורמות המלאי - מעבר למספר גדול של הזמנות רכש קטנות במקום מספר קטן של הזמנות גדולות.



* צמצום עלויות שוטפות – הקטנת הוצאות השכר על ידי פיטורי עובדים, הוזלת עלויות חומרי הגלם וכו'.



* גלגול הלוואות.



סיכום



בניהול תזרים המזומנים של החברה יש לזכור את הקווים המנחים הבאים:



1. המזומן אינו מובן מאליו- אל תצפו שהמזומן יגיע לחשבון הבנק שלך באופן טבעי כתוצאה מהפעילות העסקית שלכם. אם לא תעקבו אחריו, תבקרו אותו ותדאגו לאסוף אותו הוא פשוט לא יגיע בזמן (אם בכלל).



2. ניהול התזרים חייב להיות מובן מאליו- ניהול תזרים המזומנים הינו אבן יסוד בפעילות העסקית, ברמת חשיבות זהה לפעילות הייצור או המכירה.



3. מידע- על מנת לנהל נכון את תזרים המזומנים יש עליכם לאסוף באופן שוטף ומסודר את כל המידע הרלוונטי ובכללו: סטאטוס החשבוניות הצפויות, תנאי התשלום של הספקים, מוסר התשלומים של לקוחותיכם, תחזיות מכירות וכו'.



4. מקצוענות- ניהול תזרים המזומנים העתידי אינו פשוט. הוא דורש זמן, יכולת ניתוח ושימת לב לפרטים. עם הזמן יהפוך ניהול התזרים לטבע שני שלכם כמנהלים, אולם עד אז – חשוב לא להקל ראש ולהשקיע את הזמן הדרוש כדי לתחזק אותו כראוי.



רונן נורני הוא שותף מנהל ורני שחר הוא יועץ עסקי בכיר בחברת אובליסק השבחה עסקית- פתרונות ניהול ומימון