עסקים קטנים - הונאות גדולות

רבים נוטים לחשוב כי בעסקים גדולים מתבצעות הונאות גדולות בעוד בעסקים קטנים מתרחשות הונאות קטנות אולם מחקרים שנערכו בארץ ובעולם מצביעים כי במרבית המקרים ההפך הוא הנכון. היקף המעילות ביחס להיקף פעילותם הכספית, גדול בהרבה בעסקים קטנים לעומת העסקים הגדולים. יותר מזאת ניתן לציין כי האפשרות לבצע מעילה בעסק קטן גדולה יותר מהאפשרות בעסק גדול. מנהל חשבונות ראשי בעסק קטן יכול למעול בהיקפים גדולים יחסית לפעילות הארגון ללא איתור מוקדם על ידי בעלי העסק.



ההסבר לתופעה זו נובע משלוש סיבות עיקריות: ראשית, חוסר יכולת או רצון להקצות תקציב לביצוע בקרות נאותות על פעילות הארגון. שנית, חוסר מודעות מספיק לסיכונים שעלולים להיגרם כתוצאה מפעילויות שונות בעסק. ושלישית חשש כי פעילות המניעה תפגע בצביון המשפחתי של הארגון. התוצאה של שלוש הסיבות הינה העדר בקרות נאותות על פעילות הארגון אשר מאפשרות לא אחת כר פורה למועלים המנצלים עד תום מצב זה לביצוע מעילות.



מניעת מעילות בעסקים קטנים



מיון עובדים



תהליך המיון בעסקים קטנים מבוסס בעיקרו על התרשמות מהמועמד. מעטים העסקים אשר מבצעים בדיקות רקע על עובדים כגון: בקשת העדר רישום פלילי מהמועמד, שיחות עם מעסיקים קודמים, בדיקת קורות החיים של המועמד באופן יסודי, משלוח לבדיקות פוליגרף או בדיקות התאמה אחרות. למרות שאחת הדרכים היעילות ביותר לצמצם מעילות הינה פשוט לא להכניס גורמים בעלי עבר פלילי הרי שעסקים קטנים לא עושים שימוש בכלי זה. עלות בדיקות אלו אינו גבוה וניתן לבצע חלק מהפעולות על בעלי תפקידי מפתח כגון מנהלי חשבונות, קופאים ומחסנאים, גם ללא שימוש במומחים חיצונים.



הפרדת תפקידים



אחת מנקודות החולשה של עסקים קטנים היא הפרדת תפקידים לא נאותה. העובדה שבעסק מספר קטן של עובדים מכתיב במקרים רבים מצב בו אותו עובד מבצע שורה של פעולות החושפות את הארגון למעילות לדוגמא: עובד שמקבל שקים מלקוחות, רושם אותם בספרים ואחראי על ההתאמה עם הלקוח.



למרות בעייתיות זו בעסקים קטנים הרי שניתן לפתור בעיות אלו לא באמצעות הגדלת כוח האדם בעסק אלה על ידי שינוי הפעולות המבוצעות על ידי העובדים הקיימים והפרדת הפעולות בצורה טובה יותר בין העובדים. במידה ולא ניתן לפתור את חלוקת התפקידים בין העובדים הרי שיש להעביר אל בעלי העסק את ביצוע הפעולות הרגישות כגון קבלת כספים מלקוחות או ביצוע תשלומים. פתרון אחר יכול להיות ביצוע בדיקות מדגמיות על הפעולות המבוצעות.



יציאה לחופשה



מעילות רבות מתגלות כאשר העובד המועל יוצא לחופשה. עובדים שמבצעים מעילות נוטים שלא להעדר ממקום העבודה מתוך חשש אמיתי שלא יוכלו לתת הסברים לשאלות הנשאלות בעסק או לחשש שמישהו אחר יבצע פעולות בתחום פעילותם שעלול להביא לגילוי המעילה. הקפדה על נוהל מסודר של יציאה לחופשה רצופה של לפחות שבוע עבודה הינו כלי בקרה יעיל בעסקים גדולים כמו גם בקטנים.



ביקורות פתע



אחד מכלי הבקרה הטובים ביותר הינו ביקורת פתע. הביקורת צריכות להתבצע בתחומים רגישים כגון מלאי, קופה, או אמצעי תשלום. ספירות פתע של מלאי, ספירת מזומנים, לקוח סמוי, בדיקת רציפות צ'קים ומסירת צ'קים ללא שם העסק הן בקרות יעילות מאוד לצמצום חשיפות והגברת הבקרה על פעילות העובדים בעסק.



מבקר פנימי



מנהלים רבים בעסקים קטנים נוטים לחשוב כי עלות מבקר פנימי הינה יקרה מידי עבורם. עם זאת יש לציין כי ניתן להשתמש בידע הרב שנצבר אצל מבקרים פנימיים לשיפור תהליכי העבודה ולשיפור הבקרות כל זאת בצורה של ביצוע סקרים ולא ביקורות נרחבות. סקר המבוסס בעיקרו על שיחות ולא על בדיקות מעמיקות יכול לתרום ערך מוסף רב לארגון בעלות נמוכה יחסית.



שימוש בדוחות חכמים



כלי בקרה נוסף בעסקים קטנים כגדולים הוא שימוש בדוחות חכמים. לדוגמה צ'קים מסדרות עתידיות או שינוים חריגים במלאי ביחס לקניות ומכירות, יכולים להיות מזוהים בקלות על ידי המנהלים ולסייע באיתור מעילות. עסקים קטנים נוטים להיעזר פחות בכלים אלו אשר יכולים לסייע רבות לכל מנהל בעסק. כיום קיימים מומחים רבים אשר מסייעים לארגונים להפיק דוחות בעלות נמוכה ובתמורה גבוהה לעסק.



מידע מעובדים, לקוחות וספקים



מעילות רבות מתגלות כתוצאה מהלשנה או מידע שמגיע למנהלים. בעסקים קטנים זרימת המידע אולי קלה יותר אולם הקשרים החבריים בין העובדים מונעים בחלק מהמקרים דיווח על חשדות לאי סדרים. פתיחת ערוץ תקשורת דיסקרטי יכול לסייע לעובדים להעביר מידע אנונימי ללא חשש כי יחשבו כמלשינים.



רוטציה



בדומה להפרדת תפקידים גם רוטציה יכולה להיות בעייתית בעסקים קטנים. עם זאת בקרה זו חשובה לכל עסק. האפשרות להעסיק שני עובדים באותו תפקיד מסייעת במצבי חירום ומעלה את הרמה המקצועית של העובדים באמצעות הרחבת ההבנה שלהם את העסק.



שיפור המודעות לנזקי המעילות



דרך יעילה להתמודד עם מעילות היא באמצעות הדרכת העובדים בדבר הסכנה לעסק ולמקומות העבודה של כל העובדים במקרה של מעילה על ידי אחד העובדים. הדרכה יכולה לעזור להגדיל את כמות המידע שמועבר למנהלים במקרים של חשדות. היא יכולה גם לסייע בכך שהיא מכניסה את נושא הפיטורין של עמית לעבודה לתוך השיקולים של מי שחושב לבצע מעילה.



שיפור ההרתעה



דרך נוספת לצמצם חשיפות היא באמצעות שידור מסר תקיף של טיפול בלתי מתפשר במקרים של מעילות. לעובדים צריך להיות ברור כי כל מקרה יועבר לטיפול משטרתי ולתביעה אזרחית. הידיעה כי עובד שנתפס פוטר ונדרש להחזיר את הכסף, יוצרת את ההרתעה מלבצע מעילה בכספי העסק.



הכותב הוא רו"ח, מתמחה באיתור ומניעת הונאות ומעילות, שותף במשרד אלקלעי- מונרוב, העוסק בבקרה ובניהול סיכונים