קביעת נהלים - כלי להתמודדות עם משברים

אחת משיטות ניהול הסיכונים הטובה ביותר וההכנה להתמודדות עם משברים הינה קביעת ויישום נהלי חברה מושכלים ומותאמים. כוחם של נהלים אינו מוגבל לחברות גדולות ותאגידים ולמעשה עומד בבסיסו של כל עסק, בין אם מדובר בחברת ענק ובין אם מדובר בחברה קטנה או עסק מצומצם.



חשיבותו של תיק נהלים בארגון, כחלק בלתי נפרד מתרבות ארגונית וניהולית תקינה מחד, וככלי לצמצום חשיפה לסיכונים מאידך, הינה גבוהה ביותר. קביעת נהלים ברורים ועמידה בהם הינה אחת משיטות המניעה הטובות והיעילות ביותר אשר מונעת בעיקר טעויות אנוש, הסט וחוסר תשומת לב, שרירותיות ופעולה בלתי מושכלת על ידי בעל התפקיד.



מעבר לכך, קביעת נהלים מראש מאפשרת למנהלים לבחון מבעוד מועד כשלים והכנת דרכי פעולה יעילות באמצעות אנשי מקצוע תוך שקילת הנוהל וצרכי החברה במצב של רוגע ושקט והפעלת מיטב שיקול הדעת ללא הצורך במתן פתרון מיידי לבעיה קיימת.



נהלי חברה מחולקים, באופן רחב, לשני סוגים עיקריים: נהלי שגרה ופרוטוקולים להתמודדות עם משברים. בעוד שמטרתם של נהלי השגרה לפקח ולאפשר את פעילותה התקינה של החברה תוך צמצום גורם טעויות האנוש למינימום, הרי שהפרוטוקולים להתמודדות עם משבר הינם "תוכניות מגירה". מטרתם להבטיח את התמודדותה ושרידותה של החברה בשעת המשבר תוך "הפעלה עיוורת" של הפעולות המיידיות ופינוי זמנם של מקבלי ההחלטות ומנהלי החברה להתמודד עם ההיבטים הבלתי צפויים שיתעוררו לאור המשבר.



הגדרתו של משבר תלויה באופי החברה ובאופי הפעילות שלה ומוגדר לפי צרכיה והחלטתה בעקרונות ויסודות החברה. כך ולשם משל משבר יכול להיות: משבר אשראי, התמודדות עם תביעת ענק, אובדן לקוח מרכזי או חטיבת פעילות, פגיעה במוניטין החברה, אסון חיצוני (נזקים המשביתים את הפעילות), שביתה או השבתה.



לפרוטוקולים: נהלי התמודדות עם משבר ישנם מספר יתרונות בולטים כגון:
• עלויות התארגנות נמוכות. נהלים אינם נכתבים תחת לחץ ועריכתם אינה באה על חשבון ההפעלה והצמיחה של העסק.
• תהליך עריכת הנהלים מאפשר פעולה מושכלת אשר ניתנת לויסות ותעדוף בין המשימות השותפות העומדות בפני החברה ובהכרח מאפשר יתר מחשבה ותכנון.
• בניגוד לזמן משבר בו לא ניתן לבחון את ההחלטות והנהלים, הרי שלנוהל שנכתב מראש ניתן לבצע סימולציות, לבקר אותו ולהעביר אותו לביקורת גורמים מקצועיים ובכך למנוע טעויות שהיו נגרמות בזמן אמת.
• יכולת התמודדות עם המשבר בזמן אמת גם כאשר חלק מנושאי התפקידים אינם זמינים או שנדרשת תשומת לבם להיבטים אחרים בפעילות החברה או בהתמודדות עם המשבר.
• התמודדות עם משבר באמצעות נהלים מצריכה כוח אדם מצומצם יותר להתמודדות עם המשבר מזה שהיה נדרש אלמלא היו נקבעים הנהלים ולכן מאפשרת יעילות גבוהה יותר.



קביעת נהלים מבעוד מועד, הטמעתם במערכת וקיום ביקורת מקטין את הזמן המוקדש לכיבוי שריפות ומעניק למנהלים אפשרויות לשיפור וקידום החברה. בזמן משבר הנהלים מעלים באופן משמעותי את סיכויי החברה לצלוח את המשבר בהצלחה יחסית ומגביר בעשרות מונים את סיכויי שרידותה של החברה וצמצום נזקיה, הריאליים והפוטנציאליים הן בטווח המיידי והן בתקופה שלאחר המשבר.



בניגוד לדעה הרווחת נהלים אינם נחלתם של תאגיד הענק והחברות הגדולות אלא לחם חוקו וטבורו של כל עסק המבקש להבטיח עצמו ולהתנהל בחוכמה. אמנם חברות גדולות ותאגידים עושים שימוש בגופי תקינה שונים (כדוגמת ארגון התקינה הבינלאומי המוסך להעניק תקני iso) ואולם התקינה הינה למעשה איתות חיצוני לגבי תקינות ההליך ולא אסמכתא מהותית לעצם קיומו.



על כל חברה להגדיר נהלים ברורים ולוודא הפנמתם, אכיפתם והתאמתם לצרכי החברה. למרבה הצער אנשים רבים מקשרים את המונח "נהלים" בבירוקרטיה מיותרת ומסורבלת שמפריעה לעבודה. גישה זו לא רק שאינה נכונה אלא עלולה להביא למצב של "נבואה המגשימה את עצמה". כאשר הגישה הכללית לנהלי עבודה סדורים הינה של "מטלה" ו"בירוקרטיה", הרי שכך גם יראו הנהלים וברוח זו גם הפנמתם ויישומם בחברה.



חשוב לציין כי עריכתם של נהלים הינה אחד מתפקידי היסוד של המנהל וכי אין מדובר בפעולת פלסטר שתבצע החברה אלא בפעולה ממשית ומכוננת, שתלווה בהקמת ממונה בחברה, פנימי או חיצוני, אשר יהיה אמון על עניין זה ובכלל זה:
• יהיה אמון על קביעת ואישור ניסוח הנהלים.
• בחינת המתודות לקביעת הנהלים והעברתם מנגנוני בחינה ופיקוח.
• יהיה אמון על ההדרכות והפנמת הנהלים בחברה ובקרב בעלי התפקידים המתאימים.
• יהיה אמון על פיקוח ובקרה בעמידה בנהלים.
• יהיה אמון על עדכון הנהלים ובחינתם לאור השינויים בדין ובצרכי החברה.
• יהיה אמון על ביקרת הנהלים ובחינתם, לרבות בדרך של סימולציה, על מנת להבטיח שלמותם והתאמתם.
• בזמן אמת יהיה אמון על הפעלת הנהלים ופיקוח על ההתמודדות עם המשבר.



עריכה נכונה ומושכלת של הנהלים תוביל, בהכרח, לניהול ובקרה טובים יותר בחברה בשגרה ולהתנהלות יעילה וממוקדת במשברים. בעצם ההכנה המוקדמת נעשה הצעד הראשון והחשוב ביותר להתמודדות עם המשבר העתידי ולצמצום הנזק שהוא טומן בחובו.



הכותב הוא עו"ד המתמחה במשפט מונע ומשפט מסחרי