כך תכתבו רשימת מטלות יעילה

>> לכולנו יש מטלות איומות שנשארות ברשימת המטלות שלנו לנצח: "לנקות את חדר האורחים". אתם יודעים שבסופו של דבר תיאלצו לעשות זאת, אך נוח יותר לדלג על המטלה ולעשות משהו קל יותר: "לתכנן ארוחת צהריים לוועד". וכך הן נשארות לרחף בתחתית הרשימה שלכם ונשארות שם במשך שבועות.

אם רשימת המטלות שלכם הדביקה אתכם בשיתוק הסחבת, או שאבק כבר מכסה את הרשימה משום שעברו עידנים מאז התקדמתם בה - פתחו דף חדש. שכתבו כל פריט ברשימה הישנה שלכם בזמן שאתם מקפידים על שני העקרונות הבאים:



1. פרקו את המטלות לשלבים - ואז המשיכו לחלק אותן לשלבים קטנים יותר. אל תבלבלו בין מטלות ובין יעדים או פרויקטים. מטלה היא פעולה יחידה וספציפית שתניע את הפרויקט שלכם לעבר הסיום, זהו רק שלב אחד: "לתכנן ארוחת צהריים לוועד" - זה פרויקט; "לשלוח מייל לקארן כדי לסגור חוזה קטרינג" - זו מטלה. שליחת שואר אלקטרוני לקארן היא פעולה פשוטה, שלוקחת שתי דקות - משהו קטן וזניח שאפשר לעשות בלי לחשוב.פירוק המטלה לפעולות קלות ופשוטות מאלץ אתכם לחשוב על כל שלב מראש. כשאינכם נדרשים לחשוב על כל שלב, קל יותר לשלוח את המייל, לבצע את שיחת הטלפון או לתייק את הדו"ח.



2. השתמשו בפעלים מפורשים והוסיפו פרטים רבים ככל שתצטרכו - אתם צריכים לקבוע תור אצל השיננית אבל המטלה "לקבוע תור אצל רופא השיניים" לא סייעה לכם להגיע לשם? כשאתם מנסחים את המטלה, השתמשו בפעלים מדויקים (להתקשר? לשלוח מייל?) והוסיפו את כל הפרטים להם תזדקקו כדי להשלים אותה.



רשימת המטלות שלכם היא דרך לארגן לעצמכם את המטלות, אז עשו זאת באופן שיסייע לכם כמו עוזר אישי. נסחו מטלות קטנות וספציפיות כדי להתקדם אט-אט אל הרגע המופלא שבו תשלימו את הרשימה כולה.



-



הכותבת היא מייסדת ועורכת lifehacker.com, בלוג יומי בנושאי תוכנה ויעילות אישית, ומחברת הספר "upgrade your life: the lifehacker guide to working "smarter, faster, better



-



הסוגיה: איך להתקדם בקלות ברשימת המטלות שלכם?



הפתרון: לשכתב את הרשימה הישנה על פי שני עקרונות בסיס: פירוק ושימוש במלים מפורשות



הדרך: פרקו את המטלות להרבה שלבי ביניים ופעלו על פיהם. במקביל צרו תוכנית פעולה מפורשת במיוחד (להתקשר ל..., לשלוח מייל ל....) של הדרך בה תבצעו את המטלות