התמודדות במכרז בישראל מתנהלת על פי נוהל קבוע: תחילה עבודה מייגעת נגד השעון כדי להגיש את ההצעה בזמן תוך עמידה דקדקנית בתנאים, לאחר מכן משא ומתן מתיש עם הרשויות על תנאי המכרז בפועל, ולסיום בילוי ארוך בבית המשפט כי כמעט תמיד יש מפסיד שינסה לסכל את התוצאה הסופית.
גופים רבים במשק מחויבים בפרסום מכרז בעל תנאים אחידים בכל מקרה שבו הם נדרשים לקבל שירותים, למכור או לרכוש נכסים או לבצע התקשרויות שונות. משרדי ממשלה, רשויות מקומיות, צה"ל, קופות חולים ומועצות דתיות הם רק חלק מהגופים הציבוריים החייבים במכרז, כך שכל חברה או בעל עסק שמעוניינים לבצע עסקה עם גוף ציבורי כלשהו, ימצא עצמו קרוב לוודאי משתתף בהליך של מכרז - בין אם רצה בכך ובין אם לאו.
השתתפות במכרז כרוכה בעלויות לא מעטות. במכרזים פשוטים יחסית יכולה עלות ההשתתפות עצמה להסתכם באלפי שקלים ובמכרזים מורכבים, שמחייבים היערכות משמעותית, יכולה עלות ההשתתפות להגיע למיליוני שקלים.
בתי המשפט נוקטים בעמדה נוקשה כשהם דנים במכרזים, וכל טעות או סטייה מהנדרש, גם כזו שנראית כפעוטה וקלת ערך, עלולה להתגלות כקריטית. כדי שלא תמצאו עצמכם מבזבזים זמן עבודה, כסף וכמובן עצבים על מכרז שבסופו של דבר תפסידו בו בגלל טעויות טכניות, מובאות להלן עצות חשובות שכדאי לקרוא לפני שניגשים למכרז. העצות ניתנו על ידי עורך הדין אמיר דולב ממשרד ברגרזון ושות', המלווה מכרזים ומייעץ לוועדות מכרזים, ועורך הדין גיל חגי ממשרד ש.פרידמן ושות' המתמחה בדיני מכרזים.
אל תאחרו בהגשת ההצעה - איחור, אפילו של דקות ספורות, בהגשת הצעתכם למכרז יגרום לפסילת ההצעה. לכן אל תעמידו את עצמכם בניסיון וקחו מספיק זמן מראש בכדי להגיש את ההצעה במועד. תירוצים כגון המונית איחרה, לא מצאתי את החדר או נתקעתי בפקק - לא יועילו. יש מציעים שמנסים להגיש את הצעתם ברגע האחרון בתקווה שהדבר יקנה להם יתרון בכך שיידעו מיהם המתחרים האחרים שניגשו למכרז או שאולי יתגלה שהם המציעים היחידים. זה סיכון שלא כדאי לקחת.
* עמידה בתנאי סף - תנאי סף הם תנאים אחידים להשתתפות במכרז ומטרתם להציב את הדרישות המהותיות ביותר של מפרסם המכרז, בניסיון לתת נקודת פתיחה שוויונית לכל המשתתפים במכרז. אי עמידה בהם תביא לפסילת הצעה על הסף בלא שתיבחן לגופה, וזאת אף אם היתה טובה יותר למפרסם המכרז.
כך למשל, במכרז שעוסק בשירותי בנייה תנאי סף מקובלים יהיו היותו של המציע קבלן רשום ומוכר, ניסיון בבנייה בהיקף כספי ומקצועי דומה, הוכחת איתנות פיננסית וכו'. מציעים שאינם עומדים בתנאים שהוגדרו כתנאי סף לא יוכלו להשתתף במכרז. לכן, בבואכם להגיש הצעה למכרז, עליכם לבדוק היטב שאתם עומדים בתנאי הסף ושהצעתכם משקפת היטב את עמידתכם בכל התנאים, לרבות צירוף כל המסמכים המוכיחים זאת. אם לדוגמה התבקשתם כתנאי סף לצרף רישיון קבלן מוכר בתוקף, כדאי שתוודאו שהרישיון בתוקף במועד הגשת ההצעה. גם אם בשל טעות לא חידשתם את הרישיון - תמצאו עצמכם מחוץ למכרז. אם אינכם בטוחים בקשר לעמידתכם בתנאי הסף, תוכלו לעיין ללא עלות במסמכי המכרז ורק לאחר מכן להחליט אם לרכוש אותם ולהשתתף במכרז.
אמיר דולב
גם מפרסמי המכרזים נדרשים לכללים
מפרסמי המכרזים נדרשים מצדם להימנע מהגבלה לא עניינית ולא מידתית, שאחרת יצומצם מספר המשתתפים שלא לצורך והתחרות במכרז תיפגע. כך לדוגמה, לעתים תנאי המכרז הם שכפול של תנאים שפורסמו במכרזים בשנים קודמות ללא התאמתם למכרז הספציפי. במקרה כזה יש לפנות למפרסם המכרז לפני המועד להגשת ההצעות ולדרוש שינוי של תנאי הסף.
מה עושים כשנדמה לכם שתנאי הסף נוסחו על ידי המפרסם כך שיתאימו למציע אחד או למספר מציעים מצומצם, כך שנוצר "מכרז תפור?" בתי המשפט פסלו לא פעם תנאי סף בהיותם בלתי סבירים או מהווים צמצום העולה על הנדרש במספר הגורמים היכולים להשתתף במכרז. לכן, מציע שמבקש להשתתף במכרז ואינו עומד בתנאי הסף צריך לבדוק אם תנאי הסף שנדרשו אינם חורגים ממגבלות החוק.
אם הצעתכם נפסלה עקב אי עמידה בתנאי הסף - יש לכם אפשרות לתקוף את ההחלטה בבית המשפט. תקיפת ההחלטה יכולה להיעשות באמצעות דרישה לבטל אותה בשל שיקול דעת פגום של ועדת המכרזים, או בדרך של תקיפת המכרז כולו ודרישה לעריכתו מחדש בטענה כי גם ההצעה הזוכה אינה עומדת בתנאי הסף.
פגמים בערבות הבנקאית - ככלל, מפרסם המכרז דורש כי הערבות הבנקאית תהיה בנוסח המצורף על ידו למסמכי המכרז, ובנוסח זה בלבד. לכן, חשוב להקפיד להכין את הערבות בדיוק כפי שנדרשה על ידי מזמין המכרז, להכינה מספיק זמן מראש ולא ברגע האחרון וכמובן לבדוק אותה בשבע עיניים. מסירת ערבות בנקאית בנוסח דומה אך לא זהה לדרישות המכרז עלולה להביא לפסילת ההצעה רק מטעם זה, אף אם הדבר נעשה בשוגג.
פגמים מהותיים בערבות יכולים להיות סכום ערבות חסר בהצעה או שינויי נוסח המסייגים את תוקפה של הערבות. ואולם, גם פגמים טכניים כגון: שיבוש בציון שם המציע, החסרת יום אחד מתקופת הערבות. יביאו, לכאורה, לפסילת ההצעה, באחרונה הגיע עד לבית המשפט העליון מקרה בו הצעה נפסלה רק בגלל שבשל טעות קולמוס, במקום לסמן ליד הסכום "ש"ח" סומן בטעות סימן הדומה ל-n. בית המשפט המחוזי אישר את הפסילה והמציעים היו צריכים להגיע עד לבית המשפט העליון כדי להכשיר את ההצעה.
חשוב לדעת כי כשאתם פונים לבנק מסחרי ומבקשים ממנו להנפיק לכם ערבות בנקאית לצורך ההשתתפות במכרז, הבנק בדרך כלל יעביר לכם ערבות בנוסח שנראה דומה לנוסח המבוקש - אך אינו זהה. כך לדוגמה, בנוסח ערבות בנקאית סטנדרטי דורשים הבנקים כי דרישה לחילוט הערבות לא תוגש להם באמצעות הפקס. פעמים רבות אין סעיף כזה בנוסח הערבות הנדרש במכרז, והבנק מנפיק הערבות מוסיף סעיף זה על דעת עצמו. בתי המשפט שנדרשו למקרים אלה בעבר פסלו ערבויות כאלה. גם שינוי בנוסח הערבות מהיותה אוטונומית - כלומר שהבנק מתחייב לשלם למפרסם המכרז על פי דרישה בלבד, ללא צורך בהוכחת העילה. כל נוסח אחר עשוי להביא לפסילת הערבות.
שינוי תנאי המכרז, רק בפנייה מוקדמת - אם השתתפתם במכרז על יסוד תנאי המכרז שפורסמו, לא תוכלו לאחר מכן לדרוש לשנות במכרז תנאים ודרישות, אפילו אם לטענתכם נכלל בהם פגם מהותי ואפילו אם טענותיכם צודקות ביותר. לכן, אם נראה לכם שתנאי מסוים במכרז לקוי, עליכם לדרוש את תיקון המכרז מראש, עוד לפני הגשת ההצעה, ובמקרה של סירוב מצד הגוף המזמין, תאלצו לפנות לערכאות, גם כן לפני הגשת ההצעה. אם לא תעשו כן - לא תוכלו להישמע לאחר שכבר הגשתם את מסמכי המכרז.
הגשת שאלות הבהרה - אם אינכם מבינים סעיף או דרישה כלשהם בתנאי המכרז, מומלץ לכם להגיש לגוף המציע שאלות הבהרה, שבאמצעותן תוכלו להבהיר נושאים לא מובנים וכך להגיש הצעה מתאימה יותר ובעלת סיכויים טובים יותר לזכייה. אל תמתינו לרגע האחרון - שכן לרוב נקבע מועד אחרון להגשת שאלות. בנוסף, לא כדאי להסתמך על אמירות בעל פה של פקיד כזה או אחר אצל מפרסם המכרז. רק הודעה רשמית לכלל המציעים תחייב את מפרסם המכרז.
אל תתחכמו ואל תכללו הסתייגויות בהצעה - ההצעה שלכם חייבת, כאמור, להתאים ובאופן מלא לדרישות במכרז; הגשת הצעה הכוללת הסתייגויות והתניות בנושאים מהותיים, או הצעה לא ברורה או כזו הניתנת לפירושים, עשויה להיפסל. ניסיון שלכם להתחכם או לנצל פירצה שגיליתם בתנאי המכרז עלול להוביל לפסילת הצעתם. בנוסף, לא מומלץ לנסות לזכות ביתרון על ידי מתן מחירים לא ריאליים לעבודות מסוימות בפרויקט במטרה להציג את ההצעה הזולה ביותר. בעת הביצוע בפועל יתגלה שאין באפשרותכם לעמוד בתנאי ההצעה, ובית המשפט עלול לחייב אתכם בפיצוי לבעל המכרז.
צרפו את כל המסמכים שנדרשו - חובה לצרף להצעה את כל ההמלצות, האישורים והרישיונות שנדרשו במכרז. אל תסמכו על טוב לבו של בעל המכרז שיאפשר לכם את הצירוף לאחר מכן. יש אף סוגי מסמכים שבכל מקרה לא ניתן יהיה לצרף בשלב מאוחר. זכרו כי בכל מקרה, הצעה מוקפדת ומסודרת הכוללת את כל המסמכים, מלמדת על רצינות ומקצועיות שלכם כמציעים ועשויה לפעול לטובתכם אצל מפרסם המכרז.
הפסדתם במכרז? לא הכל אבוד - אם הפסדתם במכרז הנכם רשאים להשתמש בזכות לעיין במסמכי המכרז ובהצעה הזוכה. אל תשתהו בעמידה על זכויותכם גם אם הפסדתם. זכרו כי פרק הזמן העומד לרשות מי שמבקש לערער על החלטת ועדת המכרזים מצומצם ביותר, שכן אם לא יעלה בידו לעצור את ההתקשרות עם הזוכה לפני שתצא לדרך הוא עשוי למצוא את עצמו עומד מול טענה של מעשה עשוי.
במקרים רבים מדובר בלוחות זמנים של ימים בודדים שבהם על עורך הדין של המציע להספיק ללמוד את מסמכי המכרז, את החלטת ועדת המכרזים, לעיין במסמכי ההצעה הזוכה ולהגיש עתירה לבית המשפט. בבית המשפט יצטרך המפסיד להוכיח מדוע יש לבטל את המכרז ולעורכו מחדש. בכל מקרה, העלאת הטענות באיחור תגרום לכך שגם טענה צודקת תידחה.
זכרו לשמור את הערבות בתוקף - אם החלטתם לערער על תוצאות המכרז, דאגו לשמור את ערבות ההצעה בתוקף. ללא ערבות בתוקף לא ניתן יהיה לדרוש לזכות במכרז.
מתמודדים במכרז? כך תגדילו את סיכוייכם לזכות
מאת נורית רוט ועידו באום
4.3.2010 / 7:06