הרשה לי להחניף לך, בוס

>> כמה פעמים רציתם מאוד להגיד למנהל שלכם בדיוק מה שאתם חושבים על הדרך שבה הוא נוהג, אך החלטתם לנצור את לשונכם מחשש שהדברים יזיקו יותר משיועילו? אכן, הדיון הקבוע במשוב מתרכז תמיד בכפיפים, אלא שלמשוב כלפי מעלה - זה המיועד לאדם שלו אתם מדווחים - יש מקום לא פחות חשוב בארגון.



בפוסט שכתבה באחרונה העיתונאית איימי גאלו, כותבת קבועה במגזין "הארוורד ביזנס ריוויו" של בית הספר למינהל עסקים באוניברסיטת הארוורד, טוענת גאלו כי הענקת משוב לבוס הוא אמנם עניין עדין, אך אם עושים את התהליך המורכב הזה כמו שצריך, הוא יכול לא רק להועיל למנהל הבכיר - אלא אף לשפר את יחסי העבודה ביניכם. אלה הם עקרונות המשוב הנכון:

1. אמון - הבסיס הכרחי להענקת משוב למנהל שלך, כך גאלו, הוא אמון. אם אין ביניכם אמון בסיסי אל תטרחו. שום משוב לא יתקבל בהבנה מפיו של עובד שהמנהל לא ממש סומך עליו, או בין שני אנשים שאינם מחבבים האחד את השני. "אם יש ספק - אין ספק", קובעת גאלו. "אין כל סיבה לאבד את מקום עבודתך אם אתה לא בטוח שהמנהל שלך אכן מסוגל להכיל את המשוב, גם אם הוא טוען שכן. במקרים כאלה עדיף לחפש דרך אנונימית להעביר את המשוב".



2. ענייניות ושיקוף המציאות - אם יש ביניכם אמון בסיסי, אפשר לגשת לצעד הבא ולבדוק כיצד ניתן לתת את המשוב באופן היעיל ביותר. בעולם אידיאלי, כפי שאומר ג'ון באלדוני, יועץ מוערך וסופר בתחום, זהו תפקידו של המנהל לבקש משוב מעובדיו ואף לייצר את הסביבה המאפשרת לעשות זאת בביטחון וללא פחד. אלא שמעטים הם המנהלים, בוודאי הבכירים, שאכן פונים אל כפיפיהם ושואלים באופן קבוע מה דעתם.



אם התבקשת לתת משוב - התמזל מזלך. עשה זאת ביושר ובלב שלם, היה ענייני ושקף עבורו את התנהלות העניינים. חשוב מאוד לזכור כי גם כשאתה נותן משוב לא חיובי היה תמיד לצדו של המנהל, ולא נגדו. אתה הרי שם כדי לעזור לו להבין את הסביבה שבתוכה הוא פועל, ולא כדי להעליב ולפגוע.



3. פרואקטיביות - רוב הסיכויים שהמצב הזה יקרה לעתים רחוקות אם בכלל, לכן עובדים שרוצים לתת משוב נאלצים להיות פרואקטיביים. הדרך הנכונה להענקת משוב שלא התבקשת לתת היא פשוט לשאול את המנהל האם ירצה לקבל אותו ממך. שאלה זו נכונה בדרך כלל כשאתם על סוג של פרשת דרכים, בין פרויקטים או רגע לפני שפוגשים לקוח חדש.



גאלו מציעה שאלות מהסוג העדין: "יעזור לך אם אתן משוב בנקודות מסוימות במהלך הפרויקט החדש?" או "יש לי כמה תובנות בנושא הפעילות הזו. היית רוצה לקבל פידבק על מהלך העניינים?"



גם הצעות כמו: "ראיתי את המצגת הקודמת שלך, אם תרצה עוד מישהו שיעיף מבט על המצגת הבאה אשמח לעשות זאת" עשויות להתפתח לשיחת משוב. כל השאלות הללו צריכות להישאל ביושר ומתוך אכפתיות וכוונה אמיתית לעזור לו, או לה, להשתפר.



4. התרכזות בחלק הגלוי - הנטייה האנושית לשים את עצמך בכיסאו של מי שיושב מולך עלולה להפריע מאוד במתן משוב אפקטיבי למנהל. לכן כדאי מאוד להימנע ממשפטים כמו "אם אני הייתי במקומך". הפידבק צריך להתבסס על מה שאתה רואה או שומע, ולא על מה היית עושה אחרת. דווקא משפטים כמו "שמתי לב בפגישה ההיא שדברים שאמרת נשמעו אגרסיביים", עשויים ליפול על אוזניים קשובות.



הסיבה פשוטה: משפט שכזה הופך אותו לאישי ("אני" שמתי לב) ובאותה מידה מגדיר את מגבלותיך. חשוב לזכור כי כפיפים, מטבעם, אינם רואים תמיד את כל התמונה. על מנת שהמשוב יהיה אפקטיבי כדאי להתרכז בחלק הגלוי לשני הצדדים.



5. להתחיל חיובי - גם המשוב למנהל צריך לכלול את כל הקריטריונים הנדרשים משיחת משוב עם כפיף: יש להתחיל בצורה חיובית, להימנע מהאשמות ולהתרכז בביקורת עתידית בונה. מכיוון שאנשים מגיבים טוב יותר לנקודות ספציפיות מאשר להכללות, כדאי להשתמש בנתונים ובעובדות כדי לגבות את דבריך.



6. לדעת מתי לעצור - מה אם המנהל שביקש את המשוב מראה בכל זאת סימני כעס? במקרה זה עצור את השיחה, הזכר בעדינות כי אתה עושה רק מה שהתבקשת, שאל אם יש נושאים שבהם לא יהיה מעוניין לדון לעומת אלה שכן. אם השיחה גולשת למקומות לא חיוביים סיים אותה באלגנטיות, וזכור כי עם המנהל הזה אולי עדיף להימנע ממשוב בפעם הבאה.