תזכיר של עמוד אחד - יעיל אך פשטני

>> "שלח לי את זה בעמוד אחד", מבקשים לא מעט מנהלים מעובדיהם בעת שאלה מציגים בפניהם רעיון חדש. מדובר במנהג נכון משום שהוא קורא תיגר בפני המציע לצמצם את הרעיון ליסודותיו הבסיסיים ביותר, כדרך לוודא הבנה ולפתח פלטפורמה לתמיכה בהצעה. זה דבר שמנהלים צריכים לדרוש מעובדיהם, כמו גם לאמץ אותו בעצמם. מאידך, כדאי לזכור גם את החיסרון הברור של השיטה: כשאדם מצמצם טיעון למספר קטן של נקודות, הוא מעלים את המורכבות ונמנע מלרדת לדקויות.

השאיפה לבהירות בתזכיר ממוקד היא חיונית, אך מנהלים צריכים לוודא שהם שומעים את כל הסיפור. כשהסוגיות על הפרק משמעותיות מספיק כדי להשפיע על פעילות העסק, פעלו לפי הצעדים הבאים כדי לוודא שתקבלו את התמונה המלאה מהעובדים, ולא זווית חסרה:



קבעו את ההקשר:



הבהירו כי אתם רוצים שאנשי הצוות שלכם יקחו בחשבון את התמונה הגדולה. הבהירו כי אתם רוצים שאנשים יחשבו על מספר גדול של משתנים.



התעקשו על שני צוותים:



לעתים קרובות ייכתב הסיכום מתוך נקודת השקפה שתומכת בהצעה. חלק מהמנהלים משתמשים בטכניקה שבה מבקשים שני תזכירים נפרדים: אחד שתומך בהצעה והשני שמתנגד לה.



קיימו דיונים:



בקשו מאלה ששוקדים על התזכירים להתכונן להציג את רעיונותיהם. הבהירו שאתם רוצים לקיים דו-שיח פתוח. אתם רוצים שידונו בסוגיות האלה. עודדו אותם להביע כל הסתייגות שעשויה להיות להם לגבי ההחלטה והשלכותיה. שמיעת דעות שונות היא דרך טובה להכיר נושא, אך גם לחקור צדדים נוספים. קצב הניהול באווירה הבינלאומית של 24 שעות ביממה, שבעה ימים בשבוע קורא תיגר בפנינו לחשוב ולפעול במהירות, אך לעתים קצב זה מפתה אותנו לנטוש את החשיבה לטובת הפעולה. לתזכירים בני עמוד אחד שמור מקום משלהם, אך למנהלים בכירים מוטב לבחון את התמונה הרחבה בזמן שהם חותרים לבהירות.



הכותב הוא יועץ מנהיגות, מאמן, מרצה ומחבר הספר lead your boss: the subtle art of managing up



***



הסוגיה: מה היתרון והחיסרון בדרישה למקד רעיון לעמוד אחד?



הפתרון: הצמצום מזקק את עקרונותיו הבסיסיים של הרעיון, אך מטשטש את התמונה הגדולה



הדרך: אסור שהחתירה לבהירות והמיקוד יבואו על חשבון זווית הראייה הרחבה. מודעות לנושא היא קריטית לתהליך קבלת ההחלטות



harvard business monday morning



מפרסומי בית הספר למינהל עסקים של אוניברסיטת הרווארד