וואלה
וואלה
וואלה
וואלה

וואלה האתר המוביל בישראל - עדכונים מסביב לשעון

כיצד להפחית מעצמכם עומס

מאת רון אשכנז

28.6.2010 / 7:01

Harvard Business Monday Morning



>> התלונה הנפוצה ביותר שאני שומע ממנהלים בימים אלה היא שיש להם יותר מדי לעשות. כמובן, הסבר אחד לכך הוא שהקיצוצים שביצעו חברות רבות ב-18 החודשים האחרונים הותירו אותן במשאבים מצומצמים. הסבר אחר הוא שעקב המיתון חברות רבות חושבות מחדש על הדרך שבה הן עושות עסקים, והשינויים האלה דורשים מאמץ נוסף.

אמנם יש ארגונים שיכולים להרשות לעצמם להעסיק עובדים חדשים, או יועצים חיצוניים, כדי להקל את הלחץ, אולם רוב הארגונים לא רוצים להגדיל את הוצאותיהם. אם זה המצב שבו אתם נמצאים, כדאי לחשוב על דרכים חלופיות לנהל את העומס. הנה כמה אפשרויות:



1. בחנו מחדש את העדפותיכם האסטרטגיות. אם אתם מנהלים במקביל כמה פרויקטים בעדיפות גבוהה, בחנו היטב את הסעיפים של אותם פרויקטים. לעתים קרובות מנהלים בוחנים כל פרויקט אסטרטגי בנפרד. במקום זאת, נקטו גישה מקיפה יותר וזהו הזדמנויות לשלב, לדחות או לתכנן מחדש את הסעיפים.



2.חסלו פרויקטים מתים. בארגונים גדולים הרבה פעמים אנשים ממשיכים לעבוד על פרויקטים ש"חוסלו", או שלא אושרו באופן רשמי. פרויקטים אלה גובים משאבים ויש להפסיקם.



3.נהלו פרויקטים קיימים בצורה יעילה יותר. לעתים קרובות הדרך שבה מתנהלים פרויקטים דורשת יותר משאבים משנחוץ באמת. לדוגמה, מנהלים רבים מבקשים מאנשי הצוות שלהם להכין מצגות פאוור-פוינט ארוכות. לאחר מכן, הם עורכים פגישות כדי לחדד את המצגות לפני שיוצגו בפני המנהל הבכיר. הגבלת סקירתם של פרויקטים לכמה שקופיות והפחתת פגישות ההכנה יוכלו לפנות זמן יקר, הן למנהלים והן למשתתפים בפרויקט. באופן דומה, ארגונים רבים משיקים פרויקטים בלי להגדיר תנאים, מטרות ממוקדות או ציוני דרך מוסכמים מראש. בהיעדרם, פרויקטים עשויים לסטות מהמסלול שהותווה להם ולקחת זמן רב מהדרוש.



באווירה הכלכלית הנוכחית, כמעט כל המנהלים מרגישים שהם סובלים מעומס רב. מאחר שמשאבים נוספים לרוב אינם בנמצא, הגישה הטובה ביותר היא לא רק להתמקד בהפחתת היקף העבודה, אלא גם לארגן מחדש את התהליכים שבאמצעותם היא נעשית.



-



הכותב הוא שותף מנהל בחברת הייעוץ רוברט שייפר אנד אסושיאייטס



-



הסוגיה: האם המשבר הפך את העומס לרעה חולה אך הכרחית?



הפתרון: מתברר שלא. אפשר להפחית עומס בארגון



הדרך: בדקו שוב את סדר העדיפויות האסטרטגי, חסלו פרויקטים מתים וקצצו במצגות ובפגישות הכנה

טרם התפרסמו תגובות

הוסף תגובה חדשה

+
בשליחת תגובה אני מסכים/ה
    0
    walla_ssr_page_has_been_loaded_successfully