>> חשבו על חברה שמעוניינת להטמיע חבילת תוכנה אשר תסייע לה לשפר את הפעילויות הפיננסיות. החברה מחליטה להעביר את העבודה למיקור חוץ. לאחר קבלת כמה הצעות, הערכת הספקים ומשא ומתן לגבי החוזה, שוכרת החברה את שירותיה של חברת ייעוץ מוכרת. נראה כי הפרויקט מתקדם כשורה, עד שההנהלה הבכירה מבינה כי המשתמשים שונאים את התוכנה. בשמונה החודשים שלאחר מכן, יורד הפרויקט לרמת המנהלים הזוטרים, שנאלצים לעודד את המשתמשים לקבל את התוכנה. הפרויקט מושלם בסופו של דבר, רק לאחר שיצר חרדה שתהדהד בחברה עוד זמן רב.
התוכנה בעייתית, המשתמשים מתקשים לקבל אותה והאשמה מוטלת על הספק החיצוני. כולם נחושים לבחור בפעם הבאה בחברת ייעוץ טובה יותר. העובדים סבורים כי עליהם להבהיר טוב יותר את היקף העבודה ואת תחומי האחריות. בכל מקרה, הספק החיצוני הוא האחראי לכל.
צריך לשאול אם הלקח נלמד? המקרה סגור? לא ממש. זו דוגמה טיפוסית לקשיים הטמונים במיקור חוץ. יהיה הספק החיצוני מיומן ככל שיהיה - זה אף פעם לא מושלם.
מנהל שמעביר עבודה למיקור חוץ חייב לפעול גם מעבר למסגרת החוזית - עליו לנהל את האנשים. האצלת הסמכות לספק חיצוני אינה שונה מהאצלת סמכות בתוך הארגון. הניהול צריך להיות צמוד בשלבים ההתחלתיים כדי לוודא שמדדי הביצוע וההצלחה מובנים היטב, שהגישה הגיונית, שתחומי האחריות והתפקידים מובנים ושהצוות מגובש. לאחר מכן יש לפקח על הפרויקט כדי לזהות מראש דברים שאחרים אינם רואים, לסייע לפתח את הרעיונות הטובים ולוודא שמתקיים דיון בעוד התהליך מתקדם.
במקרה זה, המנהלים הבכירים סבורים כי העבודה הסתיימה ברגע שהספק משלים את תפקידו. הם הניחו שהספק יודע את מה שהם אינם יודעים - כיצד פועלת הפלטפורמה הטכנולוגית החדשה. אז כשהמשתמשים התמרדו נגד התוכנה, המנהלים היו מופתעים לגמרי. במיקור חוץ של העבודה, ההנהלה שגתה בכך שהעבירה גם את תפקיד הפיקוח על העבודה.
יש צורך לזהות זאת כטעות נפוצה של מיקור חוץ משום שהיא הובילה רבים לחשוב שאין צורך שהמנהלים הבכירים יתמכו בטכנולוגיות מידע. אמנם ארגוני טכנולוגיות מידע, שפועלים בעזרת רשת של ספקים חיצוניים, מעסיקים מספר קטן יותר של עובדים, אך העובדים הנותרים צריכים לשמור על יכולתם להשפיע באופן לא ישיר על העבודה.
-
הכותבת היא מחברת הספר "eight things we hate about it"
-
הסוגיה: כיצד מונעים קריסה של שירותי מיקור חוץ?
הפתרון: האצלת הסמכות לספק חיצוני אינה שונה מהאצלת סמכות בתוך הארגון
הדרך: ניהול צמוד בשלבים ההתחלתיים כדי לוודא שמדדי הביצוע וההצלחה מובנים היטב. בשלב הבא אסור לוותר על פיקוח צמוד
אל תתנערו מניהול פרויקט במיקור חוץ
מאת סוזאן קראם
16.8.2010 / 7:00