פיקוד העורף הגל השקט

הגדרת ישובים להתרעה
      הגדרת צליל התרעה

      נושאים חמים

      כך תצלחו את עולם העסקים הגלובלי

      מה ההבדל בין רוסים, צרפתים וסינים בשולחן המו"מ, מהי לחיצת היד האידיאלית ובאיזה צבע אסור להשתמש במצגת? מקבץ טיפים חשובים שיעזרו לעסקים שלכם לפרוח מסביב לעולם

      בתחילת הפגישה עם תמי לנצוט ליבוביץ הרגשתי מעט לא בנוח. פתאום נדמה היה לי שאני עושה הכל הפוך. התחלתי לתהות: האם לחצתי יד נכון? האם הושטתי את כרטיס הביקור שלי בזמן, ואיפה הנחתי את שלה? ומה לגבי שפת הגוף, חשבתי ומיד הזדקפתי בכיסא. כעבור חצי שעה של שיחה, שבה העלתה לנצוט ליבוביץ עשרות שאלות שהפנו אליה אנשי עסקים מקומיים, כבר הרגשתי טוב יותר. "הגלובליזציה הביאה אותנו לעולם שטוח, שבו כולם עושים עסקים עם כולם ולכל מקום יש את החוקים שלו", מסבירה לנצוט ליבוביץ. עוד במהלך הפגישה עמה למדתי למי כדאי להביא מתנה בפגישה עסקית בחו"ל, למה מתכוון האמריקאי כשהוא אומר "זה מעניין" ושהסינים אף פעם לא אומרים "לא".

      עם ותק של 28 שנה בתחום ("התחלתי בלימודי תדמית בבריטניה והמשכתי בלימודי שיווק, ניהול ותקשורת") לנצוט ליבוביץ התמודדה עם כל שאלה ששלפתי בתחום הנימוסים וההליכות. "הרושם הראשוני הוא קריטי בעולם העסקי. אנחנו בעולם של קשרים והזדמנויות. מסיבת קוקטייל היא הזדמנות נהדרת ליצור קשרים ועדיין אנשים נמנעים מלגשת. שאני אגש למישהו שאני לא מכיר? בטח שתיגש, אבל תעשה את זה נכון", היא אומרת.

      בארבע השנים האחרונות עמלה לנצוט ליבוביץ על איסוף העצות לספר עב כרס (כ-1,000 עמודים) ושמו "שפת העסקים הבינלאומית" (ibl code). בספרה היא מעניקה לקורא כלים התנהגותיים ותדמיתיים במצבים שונים בישראל ובעולם. מגוון הנושאים הוא אינסופי: איך פונים לאנשים, תורת לחיצת היד, הדרך הנכונה לסמול טוק, הזמן הנכון לנשיקה או לחיוך, איך לדבר מול התקשורת ואיך לבנות הרצאה ולפנות למעסיק.

      הספר (שמחירו 720 שקל) יורד לפרטים ולסיטואציות יום-יומיות, יש בו עניין והוא עשוי לשרת אנשי עסקים בהתנהלותם השוטפת. פרק שלם יציג בפניכם מזונות יוקרה כמו מרק קני ציפורים, סוגים שונים של פטריות כמהין וקוויאר כדי שלא תראו מופתעים בשעת הכושר; פרק נוסף יבהיר לחובבי הז'אנר איך אוכלים שבלולים וקוקי סאן ז'אק (סוג של צדפה); ופרק אחר עוסק בסוגי אלכוהול וסיגרים.

      הפירוט לעתים מעט טרחני ויש כמה אזכורים - כמו כלים לבחירת תכשיטים ואופני השימוש במטרייה - שניתן היה לקצץ. לפניכם מקבץ טיפים מהספר, בתוספת דעתנו עליהם.

      לצלוח בשלום ארוחה עסקית

      בארוחות רשמיות על המארחים לקבוע את סדר הושבת האורחים. במקרה שלא תיכננו זאת מראש - שאלו את המארחים היכן עליכם להתיישב. כשמתיישבים וקמים משולחן האוכל יש לעשות זאת מצד שמאל של הכסא. אין להניח תיק או כל חפץ אחר על השולחן. אין לתלות את התיק על משענת הכיסא אלא להניחו על הרצפה בצד ימין, קרוב ככל האפשר אליכם.

      יש לשבת זקוף: כתפיים פתוחות ומתוחות לצדדים, על המותניים לגעת קלות במשענת הכיסא ועל הגב לנטות בזווית קלה לפנים. אין לרכון מעל השולחן.

      מקומם של המרפקים במהלך הארוחה אינו על השולחן, אך גם אין להחביא את הידיים מתחת לשולחן. מקובל להשעין את גב הזרוע הקדמית על דופן השולחן.

      יש להימנע מכל אקט של טיפוח ואסתטיקה שאינו קשור לארוחה.

      תאונות קורות: נפלה הכוס ונשפך היין על השולחן? אולי גם על השכן לארוחה? קודם כל התנצלו, ואל תעשו מכך עניין גדול יותר מכפי שהוא באמת. כשמתעטשים יש לכסות את הפה בכף היד ולמלמל "סליחה" מבין השפתיים. חשוב לזכור שאין זה מנומס לומר "לבריאות" למי שהתעטש, ולכן אל תצפו לשמוע זאת.

      דבר המערכת: חתיכת נייר אינה קיסם, ואת קולות הרקע השאירו לארוחות בבית.

      איך לוחצים ידיים?

      החשוב או הבכיר הוא זה שמושיט את ידו, והשני נענה רק לאחר שנשלחה אליו היד. אם הבכיר אינו מושיט את ידו, גם הזוטר לא יושיט את שלו, אלא יסתפק בחיוך ובניד ראש. ייתכן ולבכיר יש איזו בעיה ביד (פריחה, זיעה, מחלת פרקים) ומשום כך הוא נמנע ממגע. אשה לא תושיט ידה ראשונה לאיש דתי.

      לחיצת היד צריכה להיות יציבה וחזקה, לא במטרה לפצח עצמות, אלא כדי לשדר יציבות וביטחון עצמי. אין צורך לנער את הידיים יותר מפעם אחת. אם ההתרגשות גדולה מאוד, אפשר עוד פעם קצרה נוספת. לחיצה נעימה והחלטית היא זו שבה שני הצדדים מושיטים את יד ימינם עם אגודל זקוף, לופתים זה את כף ידו של זה, מהדקים להרף קצר ונפרדים. משך הלחיצה נע בין שתיים לשלוש שניות, או עד שמספיקים לומר "נעים מאוד להכיר אותך".

      לחיצת היד המושלמת מלווה במבט ישיר, בחיוך ובקומה זקופה ככל האפשר, והיא עדיפה על פני כל גרסה אחרת. אם אתם סובלים מידיים קרות או מזיעות באופן מיוחד, ולכן באים במבוכה בעת לחיצת היד, חפשו שיטות שיעזרו לכם להתמודד עם בעייתכם בלי לוותר על לחיצת יד אמיצה. למשל: אפשר להחזיק את יד ימין בכיס המעיל או המכנסיים ולחמם אותה שם עד הרגע שיהיה צורך לשלוף אותה החוצה, או לסגל תנועת ניגוב מהירה בבגד בדרך אל הושטת היד, כדי להיפטר מעודפי זיעה לפני הלחיצה. בעלי בעיה זו נוטים לפתח תסביך מוגזם מדי סביב העניין.

      דבר המערכת: אל תגישו ללחיצה יד שכרגע החזיקה טורטיה נוזלת או עוגה דביקה.

      כוח המצגת

      המצגת היא חלק בלתי נפרד מכל פרזנטציה כיום. המצגת משפיעה על ההתרשמות מכם, על מה שיזכרו מכם ועל האופן שבו יגיבו לרעיונות שלכם. יותר מזה, כשהמצגת שלכם מגובשת היטב, יצירתית ומושקעת - משחק לכם קלף מנצח.

      כשעומדים לפני קהל קטן וגדול ומעבירים מסר, יש לדאוג שהמצגת לא תשתלט על המרצה, אלא תשרת את צרכיו ותשתלב באופן הרמוני עם נוכחותו המקצועית. לפני הכנת המצגת, בררו מיהו הקהל שאליו מופנית ההרצאה, למשל, בדקו אם יש רקע מקצועי המאחד את המשתתפים, מהי צורת הישיבה וכן קבעו מהו המסר המקצועי שברצונכם להעביר.

      לרוב, נהוג להציג 12 שקופיות לכ-20 דקות של פרזנטציה. הוסיפו דברי פתיחה וסיום. בכל הנוגע לצבעי רקע, פונטים ואנימציה, הכלל השולט הוא "less is more". הקפידו על ניגודיות בין הרקע לפונט (רקע כהה, אותיות בהירות או ההפך), וכן הקפידו שלא יימצאו יותר מארבעה צבעים לשקופית.

      לא מומלץ להשתמש בצבע האדום לפונטים, היות שיש קושי לקרוא אותם ולהבינם; בשימוש ברקע שלא בצבע אחיד הקפידו לעבור מכהה לבהיר - בתחתית רקע כהה ומתבהר כלפי מעלה. בסוגיית הפונטים, הקפידו על פונטים ברורים ונקיים, כך שיראו טוב על המסכים השונים. עדיף כי בכל שקופית תימצא כמות מינימלית של טקסט, וכן הימנעו מאנימציות ומסרטונים שלא לצורך. שמרו על עקביות בעיצוב ובמבנה. הכינו דפי מידע לחלוקה, ודאו שיש בידכם כלי כתיבה לחלוקה. כלל חשוב לסיום: "אם זה לא יהיה פשוט - זה פשוט לא יהיה".

      דבר המערכת: שימו לב לתגובות הקהל תוך כדי הצגת הדברים. אם המאזינים נרדמים, נסו לספר בדיחה. אם זה לא עוזר, עדיף לקצר ולמהר לסיים. אין סיבה שאנשים יסבלו, רק מכיוון שעבדתם קשה.

      להגיע לאירועים למטרות נטוורקינג

      הכינו עצמכם עוד לפני האירוע: שאלו את עצמכם מדוע אתם הולכים לשם, מה אתם רוצים להשיג וכן אם ישנם קשרים או משימות שאתם רוצים ליצור או לבצע. תכננו כיצד להציג את עצמכם, במשך שבע שניות לכל היותר: הביאו לידיעת אנשים מי אתם, וצרו אצלם תפישה חיובית לגבי אישיותכם. ציינו את שמכם הפרטי ואת שם המשפחה בבירור ובביטחון. עליכם להשתמש ב"סלוגן" שיפרסם את המותג שהוא אתם, ושיגרום לאחרים להתעניין ב"מותג" החדש.

      הכינו כרטיסי ביקור מבעוד מועד. שימו לב שהשם, כתובת המייל והטלפון כתובים באופן ברור. הכינו שיעורי בית לפני היציאה לאירוע: חשבו על שלושה נושאים אקטואליים שניתן להעלות בשיחה, והימנעו מאלה השנויים במחלוקת.

      דבר המערכת: לא את כולם מעניינות תמונות של הילדים שלכם.

      משא ומתן מסביב לעולם

      סגנון הדיבור של האמריקאים הוא ישיר מאוד. עם זאת, הם נוטים להימנע מהצעות חצופות ויגיבו בחוסר נוחות לנוכח תגובות רגשניות בולטות כמו בכי או כעס ולנוכח דממה ממושכת המשתררת בחדר. כמו כן, אמריקאים שונאים להודות כי אינם יודעים דבר מה. הם נוטים לצפות לרווחים בטווח הקצר ומייחסים פחות חשיבות לבניית יחסים ארוכי טווח.

      אנגלים הם עם דייקן, לכן קבעו עמם פגישות מראש. מצד שני, לעולם אל תקדימו לאירועים חברתיים. רבים מהם שומרים על פרטיותם בקנאות, ולכן אין לשאול אותם שאלות אישיות. בנוסף, אנגלים לעתים מתקשים לדבר עם זרים, ולכן עבורם הדרך המקובלת לפתוח בשיחה היא לדבר על מזג האוויר. תוכלו לוותר על תה או על קפה המוצעים לכם.

      בניהול משא ומתן עם צרפתים, המשמעות של "כן" היא "אולי". כשהם אומרים "לא" הם מתכוונים ל"בואו ננהל משא ומתן". כמו כן, הם מעדיפים את ההיגיון על פני הרגש. במגע עסקי עמם, הקפידו על דייקנות: איחורים מעליבים אותם. כמו כן, הקפידו על לחיצת ידיים בתחילת הפגישה. נשיקה על הלחי מקובלת בין ידידים קרובים בלבד.

      גם גרמנים מייחסים חשיבות ללחיצת ידיים: הקפידו ללחוץ את ידם בחוזקה, והימנעו מהחזקת ידיים בכיסים. הגרמנים מקפידים על רשמיות, ומדגישים את תואריהם של אנשים. דרוש להם זמן רב עד שהם מתחילים להרגיש בנוח בקרב אנשים זרים. כאשר אתם נפגשים עם דוקטור או עם פרופסור, פנו אליו בציון התואר.

      בני דרום מזרח אסיה (אינדונזיה, וייטנאם, לאוס, בורמה, סינגפור, סרי לנקה, פיליפינים, קמבודיה, תאילנד) מאמינים בבן שיחם הרבה יותר מאשר בחוזה עליו הם חותמים. כאשר הם מברכים אתכם בקידה קלה ומפנים אליכם את שתי כפות הידיים, חקו אותם. הקפידו להחזיק את ידיכם באותו גובה או גבוה יותר - הדבר מעיד על מידת הכבוד שאתם רוחשים להם. אנשי עסקים ממוצא זה רואים בהסכם הנחתם עמם נקודת פתיחה למערכת היחסים. אל תצפו לקשר עין, מכיוון שהדבר נתפש כלא מנומס בעיניהם.

      אם אתם מנהלים משא ומתן מול רוסים, זיכרו כי חלקם עדיין רואים נכונות לפשרה כסימן לחולשה, ולעתים מסרבים לסגת. עם זאת, "הצעה סופית" היא לא בהכרח סימן לסיומו של משא ומתן. דיון ממושך וסבלנות עשויים להביא לתוצאות טובות בסופו של יום. חשוב להביא עמכם מסמכים כתובים, המהווים את פרוטוקול העסקה. הרוסים מתייחסים ברצינות רבה לפרוטוקול זה, ולעתים הם דנים במה שיש לעשות על פי הפרוטוקול, ובסיום הפגישה מקריאים אותו ומחתימים את כל הנוכחים.

      שמרו על סבר פנים יפות ביחסים עסקיים עם יפנים. הקפידו על שקט, על רגיעה ועל נימוסים ראויים, במיוחד בעת מצגות ובמהלך הדיונים. אל תציינו לשבח אדם אחד מתוך הקבוצה. הזדהותם של יפנים עם הקבוצה אליה הם משתייכים היא מלאה, ולכן עליכם לשבח את הקבוצה כולה. כמו כן, צפו לדקדקנות בפרטים. כל משפט ייקרא שוב ושוב עד שההצעה כולה תהיה מובנת על כל פרטיה. ההחלטות מתבצעות רק בתוך הקבוצה; וזר יכול להשפיע על קבלת החלטות רק לאחר שהתקבל לקבוצה.

      חכו בסבלנות עד שיתקבלו החלטות ואל תאיצו באנשים לסיים את התהליך. לעתים קבלת החלטה תימשך זמן ממושך, אפילו שנים. בנוסף, יפנים מעדיפים הסכמים בעל-פה. הסכם כזה יאושר בהינד ראש או בקידה קלה, ולאו דווקא בלחיצת יד. אין זה כדאי לנסות ולשכנע יפנים לחתום על הסכמים כתובים: גם עסקות שנחתמו פתוחות תמיד למשא ומתן.

      בתרבות העסקים היפנית לא קיים המושג "עסקה סגורה".

      רוב העסקות בסין, כמו גם אופן פתרון הבעיות במסגרתן, ייקבעו על סמך רגשות וניסיון אישי. הסינים לוקחים את זמנם עד לרגע האחרון, כדי להגיע ליתרון אפשרי. גם ביום הביקור האחרון הדיון עשוי להיפתח שוב. היו סבלניים ואל תקרינו עצבנות או מתח.

      קבלו את העיכוב בקור רוח ואל תזכירו מושגים כמו דד-ליין. גם לאחר שנחתם הסכם עשויה לבוא פנייה להטבת התנאים שנחתמו. זיכרו כי בסופם של הדיונים אתם מצופים לעזוב את החדר לפני המאחרים. יש סיכוי גדול שתזדקקו לכמה ביקורים עד להשלמת העסקה. הסינים מעדיפים לבסס מערכת יחסים לפני החתימה. אל תמהרו להבין שהמשא ומתן הוא לקראת סיום: המלה "כן" לא מייצגת תמיד הסכמה, ובמקום המלה "לא" ייטו הסינים להשתמש במלים כמו נראה ואולי.

      דבר המערכת: אל תהיו ישראלים. הכינויים "גבר" ו"אח שלו" לא יהיו בהכרח ברורים בכל תרבות. את הסחבקיות תשמרו לחבר'ה מהצבא. ועוד דבר - תנו לאיש שמולכם לסיים משפט לפני שאתם מתחילים לדבר.

      וידאו קונפרנס - עסקים מול מצלמה

      הווידאו קונפרנס (ועידת וידאו), נהפך למדיום נפוץ ופופולרי שמספק פתרון כמעט אידיאלי לעולם העסקים התחרותי והדינמי. על אף כל היתרונות, יש שיקולים נוספים לשימוש בווידאו קונפרנס. זהו מדיום יקר מאוד, ולכן הוא מחייב תקשורת קצרה ועניינית. יתר על כן, לעתים התקשורת היא אמנם סינכרונית, אך כל משפט עשוי להגיע אל השומע באיחור של כמה רגעים. יש צורך להיות מרוכז וסבלני בכדי להתגבר על קשיי תקשורת.

      כדי לנהל וידאו קונפרנס מיטבית, יש לפתח כמה מיומנויות. הקפידו על עבודת הכנה: בדקו את ממצאי הציוד ואת תקינותו מראש. ארגנו תוכנית גיבוי במקרה של כשלים טכניים וצרו היכרות קצרה לשאר הצוות עם העזרים הטכניים. נהלו וידאו קונפרנס בהתאם לאג'נדה (סדר יום) מאורגנת ומסודרת של נושאים. בנוסף להיכרות הטכנית, הנחו את הצוות לגבי מה שצפוי בפגישה, קבעו מטרות ברורות והסבירו אותן לצוות - מה אתם רוצים שיושג במפגש זה?

      דבר חשוב נוסף הוא להנחות את הצוות בנושאי הופעה, לבוש ואביזרים נוספים. בנוסף, התלבשו כפי שהייתם מתלבשים לפני פגישה זהה פנים מול פנים. הציגו את כל המשתתפים, צרו קשר עין עם המצלמה ועם משתתפים אחרים בחדר. דברו בבירור ובקול רם דיו. התנועעו והביעו מחוות גופניות באופן טבעי ככל האפשר. כמו כן, השתמשו בשמות כשאתם מפנים שאלות ישירות לאנשים. טיפ אפשרי הוא שימוש בתגיות שם.

      כדי להבטיח וידאו קונפרנס מוצלח, הימנעו מרעשים מסיחים לרבות טלפונים סלולריים, וכן הימנעו מהסתרת המיקרופון ומקטיעת דוברים אחרים. אל תנהלו שיחות צדדיות בזמן הקונפרנס. הקפידו שלא להתקרב למצלמה יתר על המידה, והשתדלו שלא לצאת מהחדר - אלא אם אין ברירה.

      דבר המערכת: הכי חשוב לוודא שהמכשיר פועל.