"מסבך את הדברים? אני?"

>> האם אתם סבורים שמקור המורכבות נמצא בתוך הארגון שלכם? אם תשאלו כל מנהל את השאלה הזאת, תהיה דקה של שתיקה המומה או צחוק נבוך, וייתכן כי הוא יודה בפניכם שהוא בעצמו יוצר קצת מורכבות, אך כמובן שמרבית הסיבוכים נובעים ממחלקות או ממנהלים אחרים. את מקור המורכבות, איש אינו יוצר זאת בכוונה תחילה. אך מבלי משים, כל המנהלים יוצרים מורכבות.

קיימות עשרות דרכים שבהן מנהלים יכולים ליצור מורכבות מבלי אפילו להבין זאת. הנה דוגמה קצרה:



נשיא חברה גדולה מבקש מסמנכ"ל הכספים שלו לערוך דו"ח פעילות שבועי לא-פיננסי כדי שיוכל להתעדכן בהתקדמות המרכזית של כל חלק בארגון. כדי להפיק את הדו"ח, מבקש סמנכ"ל הכספים מראשי החטיבות העסקיות לספק לו בכל שבוע דו"ח לגבי ההתקדמות במחלקותיהם. רוב מנהלי המחלקות מעבירים את ההוראה לכפופים להם - והבקשה יורדת במורד כמה דרגי ניהול. בתוך זמן קצר הקדישו לא מעט אנשים זמן רב להכנת הדו"ח.



קל להאשים את הנשיא בסיבוך תהליכים, אך מנהלים מכל הדרגים חברו אליו בקבלת מטלה פשוטה והפיכתה לנטל כבד. איש מאותם מנהלים לא חש כי הוא מסוגל לערוך את הרשימה בלי לקבל אינפורמציה מהצוותים שלו, מה שהוביל למפל של בקשות מידע. במקביל, איש מהכפופים להם לא הביע התנגדות לבקשה וכך, זכה התהליך לקיום משל עצמו.



למרבה הצער, זוהי דוגמה טיפוסית למדי. מרבית המורכבות שמנהלים מתמודדים עמה נובעת מבקשות בלתי מזיקות וחשובות לכאורה כגון זו, שלאחר מכן צומחות לתהליכים צורכי זמן שמספקים ערך מועט בלבד לחברה.



האתגר שניצב בפני כולנו הוא לחשוף את מקורות המורכבות הסמויים הללו. לשם כך עלינו להכיר בכך שאנו בעצמנו יוצרים מורכבות - בין אם אנו היוזמים הישירים, או בשיתוף פעולה עם אחרים שמנציחים אותה.



הכותב הוא מנכ"ל רוברט ה' שפר אנד אסושיאייטס, חברת ייעוץ מקונטיקט. ספרו האחרון הוא "simply effective" (פשוט יעיל)



***



הסוגיה: מי הם האנשים יוצרי המורכבות בארגון?



הפתרון: פעמים רבות מדובר במנהלים עצמם



הדרך: לעתים בקשות שנראות פשוטות וקלות מחייבות שימוש בכוח אדם רב בארגון כשהתוצר אינו מרכזי מספיק יחסית לבזבוז הזמן



harvard business monday morning



מפרסומי בית הספר למינהל עסקים של אוניברסיטת הרווארד