>> שיעור הכישלון של פרויקטים חדשים גדול מאוד. הסיבה לכך היא שיותר מדי אנשים חוששים לבטא בקול רם את הסתייגויותיהם במהלך שלב התכנון - השלב החשוב ביותר. עידוד מתנגדים, שמבינים את עקרונות הפרויקט החדש וחוששים מחולשותיו, לבטא בקול את הסתייגויותיהם, ישפר את סיכויי הצלחתו. מחקר שנערך ב-1989 על ידי דברה מיטשל מבית הספר למינהל עסקים וורטון, יחד עם ג'יי רוסו מאוניברסיטת קורנל וננסי פנינגטון מאוניברסיטת קולורדו, גילה כי היכולת לנתח התרחשויות עתידיות, כלומר היכולת לדמיין שאירוע עתידי מסוים כבר התרחש, משפרת בכ-30% את היכולת לזהות נכונה את הסיבות לתוצאות בעתיד. השתמשנו בטכניקה זו כדי לפתח שיטה שנקראת "פרה-מורטם", המסייעת לצוותי פרויקטים לזהות את הסיכונים והבעיות של הפרויקט כבר בנקודת הזינוק.
פרה-מורטם היא הניגוד ההיפותטי לפוסט-מורטם, הליך רפואי המאפשר לרופאים ולמשפחתו של המנוח לברר מה גרם למותו. כולם מרוויחים, למעט המנוח, כמובן. בניגוד לפוסט-מורטם, פרה-מורטם מתבצע בתחילת פרויקט ולא בסופו, כך שיהיה ניתן לשפרו במקום לנתחו לאחר שכבר נכשל. בניגוד לישיבת ביקורת טיפוסית, שבה חברי הצוות מתבקשים לשער מה עלול להשתבש, הפרה-מורטם מתבצע על בסיס ההנחה שה"פציינט" מת, ולכן הוא עוסק בשאלה "מה כן השתבש?". משימתם של חברי הצוות היא להעלות סיבות אפשריות לכישלונו.
פרה-מורטם טיפוסי מתחיל לאחר שהצוות תודרך בנוגע להשתלשלות ההליך. מנהל הצוות מתחיל את התרגיל באמצעות יידוע הנוכחים כי הפרויקט נכשל באופן חרוץ. בדקות שלאחר מכן רושמים הנוכחים בחדר, כל אחד לבדו, כל סיבה שהם יכולים להעלות בדעתם לכישלונו של הפרויקט - בייחוד את הדברים שלא היו מזכירים בדרך כלל כבעיות פוטנציאליות, מחשש שאזכורם פוגע ביעילות.
לדוגמה, בפגישה שנערכה באחת מ-50 החברות הגדולות לפי המגזין "פורצ'ן", טען בכיר כי פרויקט סביבתי בשווי מיליוני דולרים "נכשל" משום שהעניין בחברה פחת לאחר פרישתו של המנכ"ל הקודם. בכיר אחר הצביע על דילול אפשרויות הצמיחה של העסק לאחר שסוכנות ממשלתית שינתה את מדיניותה כסיבה פוטנציאלית לכישלון. לאחר שרשמו את הסיבות שלדעתם הוביל לכישלון הפרויקט, מבקש המנהל מכל אחד מחברי הצוות - תחילה ממנהל הפרויקט להקריא סיבה אחת מתוך רשימותיהם. לאחר תום הפגישה, עובר מנהל הפרויקט על הרשימה ומחפש דרכים לחזק את תוכניתו.
במהלך פגישה שעסקה בפרויקט ליצירת אלגוריתמים ממוחשבים עדכניים למתכנני קרבות אוויריים בצבא, למשל, אמר אחד מחברי הצוות ששמר על שקט במהלך הפגישה הקודמת שבה הושק הפרויקט כי אחד מהאלגוריתמים לא יתאים בקלות למחשבים נישאים מסוימים שבהם נעשה שימוש רחב בתחום. כתוצאה מכך, טען, לתוכנה ייקח שעות לפעול, אף שהמשתמשים בה זקוקים לתוצאות מהירות. אם לא יצליח הצוות למצוא פתרון לבעיה, טען, יעילותו של הפרויקט כולו מוטלת בספק. בעקבות הדברים, התברר שמפתחי האלגוריתמים כבר יצרו קיצור דרך הפותר את הבעיה, אך חששו להזכירו. קיצור הדרך שלהם יושם, והפרויקט נהפך להצלחה גדולה.
במהלך פגישה שעסקה בהערכת פרויקט מחקר בארגון אחר, הציע מנהל בכיר את האפשרות שהפרויקט "נכשל" משום שלא היה מספיק זמן להכין תוכנית עסקית לפני בחינה תאגידית של רעיונות למוצרים חדשים.
במהלך הפגישה ההתחלתית בת השעה וחצי, אף אחד לא הזכיר את מגבלות הזמן. בעקבות הדברים, שינה מנהל הפרויקט את לוח הזמנים כך שיתחשב בתהליך קבלת ההחלטות התאגידי.
על אף שצוותי פרויקטים רבים עוסקים בהערכת סיכונים לפני השקת הפרויקט, גישת הפרה-מורטם מציעה יתרונות ששיטות אחרות אינן כוללות. הפרה-מורטם אינו מסייע לצוותים רק לזהות את הבעיות הפוטנציאליות בשלב מוקדם, הוא גם מפחית את גישת ה"לעזאזל עם הסיכונים" שנוקטים לעתים קרובות אנשים המושקעים בפרויקט יתר על המידה. התרגיל גם מחדד את יכולותיו של הצוות לאתר בשלב מוקדם של הפרויקט סימנים ראשונים לקשיים. בסופו של דבר, פרה-מורטם עשוי להיות הדרך הטובה ביותר למנוע את הצורך בתהליך כואב של פוסט-מורטם לפרויקט לאחר כישלונו.
-
הכותב הוא אחד המדענים הראשיים בחברת הטכנולוגיה אפלייד ריסרץ' אסוסייטס
-
הסוגיה: איך לצפות כישלונות עתידיים?
הפתרון: תהליך פרה-מורטם יחסוך במקרים רבים את הפוסט-מורטום
הדרך הנכונה: כנס את אנשיך, הודע שהפרויקט שעדיין לא יצא לדרך נכשל ונתחו יחד סיבות אפשריות
פרה-מורטם יציל לך את הפרויקט
גארי קליין
3.10.2010 / 8:13