לנהל את המנהל

מה חשיבות המנהל הישיר שלנו בחיינו? הזהות העצמית שלנו מושפעת בכ-75% ממצבנו התעסוקתי. לא בכדי כשפוגשים אדם חדש, אחת השאלות הראשונות ששואלים אותו – היא מה הוא עושה. מה שאנחנו לא שואלים, וזו אולי אחת השאלות החשובות ביותר – זה עד כמה הוא מרוצה מהמנהל הישיר שלו. אין דבר שוחק יותר מלהיות תחת ניהול של מנהל שאתה לא מעריך או לא מסתדר איתו. לשחיקה יש תופעה מדבקת, המשפיעה על כל היבטי חיינו. כך שלמנהל הישיר השפעה לא רק על מקום עבודתנו, אלה על מכלול חיינו.

צריך להיזהר מלהביע חוסר הערכה זו. כמו שמומלץ לפנות לאדם בתואר פרופסור, אם אתה מתלבט לגבי היותו פרופסור או דוקטור, מאשר ללכת על ההימור ההפוך – כך עדיף תמיד להביע יותר הערכה מחוסר הערכה. זה מכבד אותך ואת הצד השני, ולכל היותר תיחשד בחנופה קלה. אולם ההשלכות של ההיפך הינן פגיעה חמורה באמון – שיהיה קשה מאוד לשקם. וכל עוד הוא הבוס, מגיע לו לכל הפחות הכבוד על כך.

הרי הוא הבוס, עם התואר והאחריות.
בחיים יש לנו 2 אפשרויות מרכזיות – מיקוד שליטה פנימי או חיצוני. מיקוד שליטה חיצוני פירושו שאנו מאפשרים לגורמים חיצוניים לקבוע את גורלנו. מיקוד שליטה פנימי פירושו לקחת את האושר שלנו בידיים ולהשפיע על מה שבשליטתנו. בנוגע למנהל שלנו, למרות שרובנו מודעים לחשיבותו לגבי הצלחתנו ואושרנו במקום העבודה, אנו בד"כ נוקטים במיקוד שליטה חיצוני. אנו פסיביים, או לכל היותר – פסיביים אגרסיביים, במקום לנסות לעשות משהו בנושא. אני תמיד אומרת לעובדיי איך לנהל אותי –כי זו המטרה של כולנו-אם הם ידעו לנהל אותי, הם ישיגו יותר מהר את מה שהם צריכים כדי להצליח בתפקיד שלהם ולהיות מרוצים ממנו. למעשה התפקיד החשוב ביותר של העובד זה לנהל נכון את המנהל שלו, כמפתח להצלחתו בתפקיד.

א.קבלת הסמכות ותפקידנו במערך הכוחות - להבין שבמובן מסוים מנהל הוא כמו הורים. אנו לא בחרנו למי להיוולד וברוב המקרים גם אין לנו השפעה על מי מנהל אותנו (למעט ההחלטה לא לקחת מקום עבודה מסוים או להישאר בו). ולכן כל עוד אנו בוחרים להישאר במקום עבודה מסוים, חשוב להבין שניהול המנהל אין משמעותו עקיפת סמכות – אלה לשחק בכללי המשחק שהם בראש ובראשונה - קבלת סמכות המנהל. מתוך קבלת סמכות זו יש להבין את תפקידנו במערך הכוחות – לעזור לבוס שלנו להצליח. זהו למעשה גם האינטרס שלנו, שכן המתכון הטוב ביותר להצלחה, זה לעבוד עבור מנהל מצליח.

אבחון נכון - אבחון נכון מתחיל ראשית בהבנה מה זה ניהול – ניהול = תהליכי קבלת החלטות. ולכן מי שרוצה לנהל את המנהל, צריך להבין כיצד הוא מקבל החלטות וזה המפתח לניהולו. סוד ההצלחה באבחון נכון. לפי פרופ' אדיג'ס מנהלים נבדלים באופן קבלת ההחלטות שלהם לפי אופן קבלת ההחלטות שלהם; הקצב מהיר או איטי, והמיקוד - האם הם ממוקדים במשימה לטווח קצר או באנשים ובתהליכים ארוכי טווח. חלוקה זו יוצרת 4 סגנונות ניהול; המנהל המנהלתי (הממוקד במשימה ומקבל החלטות באופן יסודי ולפיכך איטי), הביצועיסט (הממוקד במשימה ומהיר תגובה, גם אם במחיר של חוסר דיוק) , היזם (המקדים את זמנו (מהיר) בראיה ארוכת טווח ויצירתית) ומנהל הצוות המערכתי (הממוקד באנשים ובתהליכים ונכון להשקיע בכך את כל הזמן הדרוש, ולפיכך איטי).

לאחר שבחנו את קצב וסוג קבלת ההחלטות של המנהל כפי שתיארנו עד כה. ניתן לאושש את אבחוננו באמצעים הבאים:

א.תוקף נראה – במבט חטוף ניתן לראות שמנהל מנהלתי מאופיין במראה מוקפד, בעוד שהביצועיסט כלל לא מקפיד על המראה שלו כי כל זמנו מושקע בעשייה ובתנועה – ועל כן הוא רוב הזמן בתזוזה. היזם תמיד יהיה בולט לעיין במשהו ייחודי במראה שלו ומנהל הצוות בולט במבט המתעניין –חוקר שלו.

ב.תוקף התפקיד - יש לנו נטייה לבחור מקצוע / תפקיד לפי הכישורים המובילים שלנו. כך למשל בתחומים הדורשים דיוק ומיקוד כגון פיננסים, בקרת איכות ובטיחות יצליח מנהל מינהלתי, בתחומים הדורשים תוצאות כגון מכירות יצליח מנהל ביצועיסטי, בתחומים הדורשים יצירתיות כגון יזמות, שיווק ואומנות יצליח מנהל יזמי, ובתחומים הדורשים יחסי אנוש או תכלול אינטגרטיבי, יצליח מנהל צוות מערכתי.

ג.תיקוף עם המנהל עצמו - לפחות פעם בשנה, נדאג לתיאום ציפיות ונשאל את המנהל שלנו, מה חשוב לו בעבודה איתנו ומה אנו יכולים לשנות כדי להתאים עצמנו לדרישות. בהתאם לתשובתו, קודם כל נקבל את המידע החשוב שעלינו לקדם, ונוכל לוודא שהוא יודע מה לצפות מאיתנו. מעבר לכך, נוכל לחזק את האבחון לפי מה שחשוב לכל מנהל; המנהלתי– סדר ודיוק, היצירתי– רעיונות ומהירות תגובה, הביצועיסט – תכלס תוצאות ועבודה קשה, מנהל הצוות המערכתי – שביעות רצון של הצוות ושימור עובדים לטווח ארוך.

דיבור עם כל מנהל בשפה שלו. כך נדאג לתקשורת מיטבית ונוכל לקדם את המטרות שלנו. למשל למנהלן צריך להגיש דוחות מפורטים עם ראשי פרקים ורצוי בתיק נאה עם חוצצים, לביצועיסט צריך לומר את השורה התחתונה, ובדיווח חשוב שיהיה תקציר מנהלים לכל היותר דף 1. מנהל הצוות צריך לדעת את ההשלכות על הצוות והמערכת בכללותה – כך שאם יש לנו קואליציה תומכת, מה טוב. והיזם צריך להבין רק את המהות, החדשנות והתרומה של הדיווח.

האם יהיה חכם להפתיע את המנהל היזם? למעשה כלל חשוב בניהול כל מנהל הוא שאסור להפתיע אותו. לא את היזם ולא אף אחד אחר – וגם לא בהפתעות טובות. המנהל צריך להרגיש שהוא יכול לסמוך עליך ושלא ימצא את עצמו במצב שבו לא ידע על המתרחש במחלקתו. לגבי מידת ההכנה, זה שוב משתנה ממנהל למנהל – יש הרוצים רק אזהרה ויש שמבקשים את כל פירוט ניהול הסיכונים האפשרי, אך בכל מקרה יש לדאוג להכנה, אלה אם כן אתה נשוי לבוס ומארגן לה עם חברים מסיבת הפתעה...

מה רמת המודעות לגבי חשיבות ניהול המנהל? למרות חשיבות הנושא, רוב ספרי הניהול עוסקים בניהול העובדים, אך רק מעט נכתב ניהול המנהלים. אולי בזכות כתבות כגון זו, יותר ויותר עובדים יהיו מודעים ויתחילו לקחת את האושר שלהם בידיים ולהפסיק לראות במערכת יחסים טובה עם המנהל עניין של מזל.

הטיפ האחרון בניהול המנהל הוא לזכור שכולם בני אדם. לא לצפות מהמנהל שיהיה מושלם על פי ספרי הניהול, אלה להבין שהוא אדם ככל בני האדם. אם הוא היה מושלם כנראה לא היה צריך אותנו עזר כנגדו. לכן לנסות לתת לו מענה ולהשלים אותו, בכדי להפוך ביחד ליחידה מנצחת.