איך ליישם נוהלי עבודה מוצלחים

>> לא קל להעביר נוהלי עבודה מוצלחים מארגון אחד לארגון אחר. כל ארגון הוא ייחודי עם שווקים, מבנים, היסטוריות, תרבויות וצוותי מנהיגות שונים. ואולם, כמה חברות יודעות היטב כיצד "לשאול" נהלים מחברות אחרות. חישבו, למשל, על כל החברות שהניבו תועלת ממודל הייצור של טויוטה.

מדוע חלק מהארגונים מצליחים בהטמעת שיטות וכלים שפותחו במקומות אחרים וחלק לא? הנה שתיים מהטעויות הנפוצות ביישום נוהלי עבודה חיצוניים.



1. היעדר התאמה: עקב ההבדלים הקיימים בין חברות, קשה ליישם נהלים שפותחו במקומות אחרים מבלי להתאים אותם קודם לחברה. לשם כך יש צורך לא רק ללמוד את הכלי החדש, אלא גם להבין את העקרונות שעומדים מאחוריו.



לפני כמה שנים ביקר צוות הנהלה בכיר של ג'נרל אלקטריק בוול-מארט כדי ללמוד על גישת "מודיעין השוק המהיר". הם גילו שתריסר מנהלים מהמטה הראשי של וול-מארט יוצאים לשווקים מדי שבוע ונפגשים בימי שישי כדי לנתח את מה שלמדו. בשבתות הם נהגו לחלוק את הממצאים עם מנהלי החנויות, דרך ועידות וידיאו כלל-ארציות.



מכאן לקחה ג'נרל אלקטריק את יתרונות האיסוף וההפצה של מידע מהשטח במהירות ובאופן שיטתי. הם גם הבינו שאין טעם לשלוח את המנהלים לשוטט. כחלופה, פיתחה החברה תהליך של שיחות וידיאו סדירות עם המנהלים שבאים במגע יומיומי עם הלקוחות. התהליך הוטמע לאחר מכן בכל עסקי החברה.



2. היעדר הטמעה: המחסום השני הוא הניסיון להשתמש בתהליך שאול מבלי לספק תמיכה מלאה מצד ההנהלה, כאילו הצגת הכלי לבדה תספיק כדי לייצר תוצאות. מנהלת כוח אדם, שלא היתה מרוצה מתהליכי תכנון המינויים וניהול הכישרונות בחברה שלה, הודתה שאנשי הצוות שלה הם אלה שמניעים את התהליכים, ולא מנהלי התפעול. עבור מרבית האנשים, תכנון המינויים היה רק תרגיל בהגשת מסמכים - ולא השתמשו בו לקבלת החלטות כוח אדם חשובות.



אחד המאפיינים של חברה טובה היא היכולת ללמוד באופן פעיל מאחרים. אך כדי להצליח בכך יש לא רק לזהות את הנהלים המוצלחים ביותר - אלא גם להתאים אותם לארגון באופן מלא ולפעול מתוך מחויבות להטמיען.



הכותב הוא מנהל ושותף בחברת רוברט ה' שפר אנד אסושיאייטס, חברת ייעוץ מקונטיקט



***



הסוגיה: מה החסמים בהטמעת נוהלי עבודה חיצוניים בארגון?



הפתרון: חוסר התאמה וחוסר הטמעה



הדרך: התאמת הנהלים החיצוניים לצורכיה ויכולותיה של החברה, וכן מחויבות של ההנהלה להטמעתם



harvard business monday morning



מפרסומי בית הספר למינהל עסקים של אוניברסיטת הרווארד