בשיטת המשרד החם

>> כשעו"ד טל מייק מהרצליה עורך אסיפת בעלי מניות רבת-משתתפים הוא שוכר לפי שעה את חדרי הישיבות הגדולים במגדל הפרקליטים של אופיס פלוס בתל אביב או בהרצליה. למייק, המתמחה במשפט מסחרי ובהקמות ופירוקים של חברות, יש אמנם משרד קבוע בהרצליה פיתוח, אך הוא קטן מכדי לאכלס אנשים רבים לישיבה גדולה.

"רכשתי בנק של כ-50 שעות מהחברה. אני משתמש בחדרי הישיבות שלה פעם-פעמיים בשבוע, כל פעם לשעה-שעתיים", מספר מייק. "השירות מצוין, האווירה קורקטית, הם מטפלים עבורי בכל האדמיניסטרציה וגם בקבלת הלקוחות שמגיעים לישיבה. הציוד חדיש ונוח, יש אפשרות נוחה לערוך מצגות, יש כיבוד - ואם צריך הדפסה של מסמכים, יש מי שמטפל בכך והכל מוכן בעבורי כדי שאוכל לנהל את הישיבה. שמעתי על השירות מחבר, ואני משתמש בו כבר כשלושה חודשים".



לא מעט אנשי עסקים עובדים כיום ממשרד פרטי בבית, או מסתובבים מפגישה לפגישה ונעזרים במחשב הנייד או בסלולר. אלא שגם העזרים הטכנולוגיים לא מונעים מאנשי עסקים את הצורך להיפגש עם קולגות, עם לקוחות פוטנציאליים או עם שותפים עסקיים. לשם כך צריך משרד, ועם כל הכבוד, המשרד הביתי או בית הקפה השכונתי לא תמיד מתאימים לכך.



יותר ויותר מוסדות משכירים כיום חדרי ישיבות וחללים משרדיים לאנשי עסקים על בסיס יומי, ואפילו שעתי, כדי לקיים ישיבות ולפגוש לקוחות. בדרך כלל אפשר לצרף לכך "שירותי משרד וירטואלי" - שמשמעו כתובת עסקית עם מענה טלפוני ומען לדואר.



עלייה בביקוש לקראת סוף השנה



חברת אופיס פלוס (לשעבר טופ אופיס) היא אחת הקבוצות הגדולות המתמחות בתחום, ומציעה השכרת משרדים בליסינג, חדרי ישיבות ומשרדים וירטואליים. החברה מציעה את השירות זה חמש שנים, ומחזיקה מתחמים ברחוב ברקוביץ' וברחוב יגאל אלון בתל אביב, ברחוב החושלים בהרצליה פיתוח וברחוב פל-ים בחיפה. באופיס פלוס מדווחים על 40-50 שוכרים לחודש בכל בניין. כתוספת לשירותי ההשכרה ניתן לקבל שירותי הקלדה, הדפסה ומזכירה אישית.



"קהל הלקוחות מגוון מאוד, ומטרות ההשכרה מגוונת גם הן", מסבירה יהודית פרוכט, סמנכ"לית השיווק והמכירות של אופיס פלוס. "רוב השוכרים הם בעלי מקצועות חופשיים, פרילנסרים בתחומים שונים, יועצי ביטוח, יועצי השקעות, אדריכלים, בוררים, מגשרים, פרסומאים ועורכי דין - שרובם לא בהכרח מחזיקים משרדים גדולים שבהם חדרי ישיבות.



"לקראת סוף השנה יש הרבה ישיבות סיכום ופרזנטציות של רואי חשבון, מנכ"לים וחברות גדולות. במהלך השנה מתקיימות עשרות ישיבות חשיבה של חברות פרסום ותקשורת. יש כאלה ששוכרים את החדרים לטובת ישיבות חסויות, שלא אמורים לדעת עליהן במשרדי החברה עצמה, וגם פוליטיקאים בוחרים להשתמש בשירות זה".



באופיס פלוס מעניקים גם שירותי משרד וירטואליים - שירותי משרד ללא משרד אמיתי, שמיועדים בעיקר לבעלי עסקים קטנים ובינוניים, תושבי חוץ ובעלי מקצועות חופשיים מהפריפריות שצריכים כתובת בלב העיר.



שירותי המשרד הווירטואלי כוללים שימוש בשירותי מזכירות מלאים, קבלת טלפונים, קביעת פגישות, קבלת פקסים ודואר, כריכת חומרים, צילומים ומתן כתובת עסקית במרכזים אסטרטגיים ויוקרתיים בלב מרכזי העסקים. בנוסף ניתן לרכוש חבילות השכרה לחדרי ישיבות מאובזרים בגדלים שונים על פי צרכיו האישיים של הלקוח.



הצרכנים הכבדים של השירות הם בעלי עסקים קטנים עד בינוניים שנמצאים בשלבים הראשונים של פיתוח העסק ולא תמיד זקוקים למשרד יקר שיישאר ריק במהלך היום, או כאלה שלא מגיעים מדי יום לאזור המרכז או מעדיפים להגיע לפגישות בימים מסוימים - ולא משתלם להם לשכור משרד על בסיס חודשי. את שירות המשרד הווירטואלי ניתן לשכור לתקופה גמישה, מחודש אחד ועד לתקופות ארוכות, על פי קצב התפתחותו של העסק וצרכיו האישיים של הלקוח.



חברה גדולה נוספת בתחום השכרת משרדים וחדרי ישיבות לפי שעות היא חברה בינלאומית בשם regus מרכזי עסקים, שמפעילה יותר מ-1,100 מרכזי עסקים ב-500 ערים ב-85 מדינות, בהן סן פרנסיסקו, ניו יורק ושיקגו בארה"ב ובכל הערים הגדולות באירופה.



בישראל היא מפעילה משרדים כאלה ברחוב המנופים בהרצליה פיתוח וברחוב אבא הלל ברמת גן. בין לקוחותיה בעולם נמנות חברות טכנולוגיה, תקשורת וגופים פיננסיים גדולים. היא החלה את פעילותה ב-1989, ובישראל החלה לפעול ב-1999, בראשות המנכ"ל נורית פרנקו.



המשרדים שהיא מציעה מרוהטים ומאובזרים ומוכנים לכניסה מיידית בשיטת plug&play, פשוט מחברים את המחשב הנייד ומתחילים לעבוד. הם כוללים חיבור לתשתיות טלפון ואינטרנט ושירותי תמיכה עסקיים. החברה מציעה משרד פרטי להשכרה לפי שעה או יום, חדרי ישיבות להשכרה לפי שעה או יום, ושירותי משרד וירטואלי הכוללים, בין השאר, כתובת עסקית, מענה טלפוני וטיפול בהודעות בכל הערוצים.



חברה קטנה יותר שפועלת בתחום השכרת משרדים וחדרי ישיבות לפי שעות נקראת "משרד לפי שעות". היא נמצאת בבני ברק, בקרבה גדולה למרכזי העסקים של הבורסה ותל אביב. לטענת המפעילים, המשרד פועל לפי שעות ומשחרר את הלקוח מתשלומי ארנונה, ועד בית, חשמל, טלפון, אינטרנט, תחזוקה וניקיון.



במקום ניתן לקיים ישיבות ל-12 איש, ויש בו ציוד משרדי, פינת שתייה חמה, מים קרים וסוכריות על השולחן, שילוט אישי על דלת המשרד שניתן להחלפה לפי הצורך, מסך גדול להקרנת מצגות, פינת המתנה ושיחות חינם לטלפונים נייחים. לקוחות המקום מגיעים ממגוון מקצועות: עורכי דין הזקוקים לחדרי ישיבות, מנהלי משאבי אנוש המנהלים פגישות מיון עובדים, עובדים סוציאליים ויועצי נישואים.



לסגור עסקה על ארוחת צהריים



גופים נוספים שגילו את הפוטנציאל הטמון באנשי העסקים שמחפשים משרדים זמניים הם מסעדות באזורי העסקים של תל אביב. בשדרות רוטשילד, בלב הסיטי של תל אביב - שם מרוכזים אנשי שוק ההון ובנקאות, חברות השקעות, משרדי עורכי דין ורואי חשבון - מפעילות המסעדות רוטשילד'ס קיטשן ובר שמפינה חדרים פרטיים המתאימים לישיבות בשעות היום עבור אנשי עסקים.



ברוטשילד'ס קיטשן מדווחים כי הלקוחות העסקיים מקיימים שם ישיבות חברה במקרים של אירועים כמו החלפת מנהל והרמת כוסית, או ישיבות מן המניין, ושהחדר שלהם מוזמן לאירועים עסקיים שלוש-ארבע פעמים בשבוע. היתרון העיקרי במקום כזה הוא האפשרות להוסיף ארוחת בוקר או צהריים לשירות.



בית הקפה טאטי, שנמצא במתחם העסקים בית הוורד, על גבול גבעתיים-תל אביב, פתח ממש לאחרונה חדר ישיבות פרטי עבור לקוחותיו - ובמקום מתרכזים אנשי ביטוח, אנשי תעשיית הטלוויזיה ואנשי שירות לקוחות של חברות שונות. החדר כולל את כל עזרי הטכנולוגיה הנדרשים לישיבת עסקים מן המניין, כמו מקרן, מסך וחיבור אינטרנט למחשבים ניידים.