תוכניות לעתיד, במקום קאט אנד פייסט

>> סוף השנה האזרחית, התקופה שבה רחש מוזר עובר בחברות. עובדים נעים באי נוחות בכיסא, שנתם של המנהלים נודדת ובכבישים נרשמת תנועה ערה של יועצים ארגוניים. זוהי גם שעתם היפה של צמד המלים שגורם לעובדים רבים בארגונים להתעורר בלילה בבהלה שטופי זיעה קרה: "תוכנית עבודה שנתית".

גם אנחנו היינו שותפים לחגיגה. הגענו לחטיבת התפעול בארגון גדול לתהליך בניית תוכניות עבודה. בשיחות המקדימות אמר לנו המנהל שלדעתו לא נותרה הרבה עבודה, שהדברים כתובים היטב, ושאם אפשר, שרק נציץ ונאשר. תוכניות העבודה נראו מרשימות למדי, כולן מוצגות בתוך טבלאות מסודרות וברורות, כוללות את כל הפרמטרים ומושגי המפתח החשובים: יעדים, תפוקות, תוצאות, מדדים, לו"ז לביצוע, תחומי אחריות ועוד.



כשישבנו עם המנהל לשיחה הרגשנו שמשהו בכל זאת מפריע לו. "למרות שהדברים כתובים יפה, ומבחינת ההנהלה אני יכול להגיש את תוכניות העבודה וכולם יהיו מרוצים, אני לא חושב שאלה תוכניות העבודה שיקדמו את החטיבה", אמר. היה לו גם הסבר מעניין: "נראה לי שרוב האנשים עשו קאט אנד פייסט לתוכניות העבודה של השנה שעברה". מסתבר שמאז שלפני שנה הוכנס פורמט חדש של כתיבה, הדגש עבר אל הנראות של התוכניות ופחות אל האופן שבו הן אמנם תומכות בעבודה בפועל. כדי לחלץ אותו מהמצוקה ניסינו לחשוב יחד על כמה עקרונות שיהפכו את תוכניות העבודה למה שהן אמורות להיות - אמצעי ולא מטרה, תהליך תומך משימות ולא משימה בפני עצמה.



כתיבת התוכניות היא הרי ההזדמנות לבדק הבית השנתי שיאפשר התאמת החטיבה למציאות המשתנה במהירות, חיזוק התשתית הארגונית ושיפור ההתנהלות הכוללת. יחד הגענו לכמה החלטות: ברמת המשימות והיעדים הוחלט לדרוש מכל יחידה לציין בתוכניות העבודה שלה לפחות דבר אחד חדש - נושא שלא עסקו בו בשנים קודמות ואותו רוצים לקדם השנה, מעין יעד אחר, קצת שובר שיגרה וחדשני. ידענו, מניסיוננו, כי הכנסת תהליך עבודה כזה יכול לסייע גם בפיתוח הצוות המוביל את החטיבה.



בנוסף, החלטנו לכנס את כל המנהלים כדי שיוכלו להציג אחד לשני את תוכניות העבודה - כך יוכלו לקבל משוב מעמיתיהם, לבחון אם יש כפילויות ברעיונות שהוצעו, ולא פחות חשוב להבהיר ציפיות וממשקים הנדרשים להצלחת מימוש תוכנית העבודה.



עקרון נוסף נובע מהעובדה שבמקרים רבים אנשים נוטים לבחור ביעדים שמרניים, בשל העובדה שברגע שכתבו בתוכנית עבודה את היעד זה מחייב אותם, ויש חשש שלא יעמדו בו. הוחלט כי מנהל החטיבה יעביר למנהליו מסר המעודד אותם לקבוע יעדים שאפתניים ולא לחשוש, מכיוון שאי עמידה ביעדים שהוצבו לא תשמש נגדם לעריפת ראשים. מנגד, הוחלט, כי אי עמידה ביעדים, תוביל לבחינה מחודשת של הסוגיה מדוע לא עמדנו ביעדים, כדי שבהמשך נוכל להצליח לעמוד בהם. בסוף הפגישה מנהל החטיבה הודה לנו וגם אמר שישמח אם גם המסמך שבו נפרט את תוכנית הליווי הייעוצי לשנה הבאה יענה על אותם עקרונות. גם אנחנו הולכים לעבוד.



-



הכותבים הם פסיכולוגים ויועצים ארגוניים במכון למנהיגות