סיכון של מיליון שקל: דירקטור, האם בדקת את עצמך?

>> מה מביא 16 דירקטורים של חברות ציבוריות לשבת בחדר אחד בבוקר יום ראשון למשך שלוש שעות וחצי, בעיצומה של עונת הדו"חות השנתיים? במקרה זה לא מדובר בישיבת דירקטוריון.



מדובר בשני תיקוני רגולציה שמדירים שינה מעיניהם של חברי דירקטוריונים בחברות הציבוריות בימים אלה: תקנות ה-isox - המטילות על הדירקטורים חובת פיקוח על אפקטיביות הבקרה הפנימית שמפעילה החברה על הדיווחים הכספיים שלה - שנכנסו לתוקפן בפעם הראשונה השנה; ובנוסף, מסלול האכיפה המינהלית החדש של רשות ניירות ערך, שחושף כל אחד מהם באופן אישי לקנס של עד מיליון שקל ולעונש של הרחקה ממשרת דירקטוריון, בלי אפשרות לביטוח או שיפוי על עונשים אלה.

השילוב הזה, בין תקנות חדשות בעניין אפקטיביות הבקרה הפנימית לבין חרב האכיפה המינהלית המונחת על צוואריהם של הדירקטורים, הביא את משרד רואי החשבות bdo זיו האפט ליזום יום עיון מיוחד לדירקטורים. מטרת יום העיון היא להכין את חברי הדירקטוריון לישיבות שבהן יאושרו הדו"חות הכספיים השנתיים, הכוללים בתוכם השנה בפעם הראשונה גם פרק העוסק באיכות הבקרה הפנימית של החברה.



לשאול בשביל הפרוטוקול



כדי לעזור לחבר הדירקטוריון למלא את דרישות רשות ני"ע הכינו בזיו האפט רשימה של שאלות שכל חבר דירקטוריון צריך לשאול כדי להיות מכוסה. "גם אם כמה מהמלים ישמעו לך כמו סינית, אל תהסס להשתמש בהן, זה רק ירשים את הנוכחים", המליצו בזיו האפט לדירקטורים. במקרה של אחריות אישית, עדיף לשאול גם אם לא באמת מבינים את התשובות - הכל למען הסדר הטוב והפרוטוקול.



ואכן, יישום התקנות מחייב הבנה של כמה מושגים חדשים עבור דירקטור מהשורה. "השאלה הראשונה שצריך כל דירקטור לשאול, את עצמו ואת הנהלת החברה, נוגעת לתיחום תהליך הבקרה הפנימית של החברה", אומרת רו"ח חופית גוטסדינר, שותפה במשרד רואי החשבון ומי שיזמה וליוותה מבחינה מקצועית את הסדנאות לדירקטורים. "תיחום הוא השלב הראשון בפרויקט ה-isox, בו מגדירים על אילו תהליכים עסקיים בחברה יבוצע מעקב", היא מסבירה. "התיחום נקבע על פי שקלול של פרמטרים כמותיים ואיכותיים, ובסופו קובעת הנהלת החברה אילו תהליכים בחברה מהווים תהליכים 'מהותיים מאוד'. אלו התהליכים שלגביהם מבוצע תהליך ה-isox. מובן שככל שהתהליך משפיע על היקפים גדולים יותר בפעילות החברה, וככל שהוא רגיש יותר לטעויות והונאות, כך חשוב יותר שהוא יוגדר כתהליך מהותי מאוד", אומרת גוטסדינר.



כדי להיות בטוחים ששלב התיחום נעשה כמו שצריך ממליצה גוטסדינר לדירקטורים לוודא כי שלושה כללי אצבע מתקיימים: "ראשית, אם תהליך מסוים כולל בתוכו חשבונות או סעיפים הגבוהים מ-15% מקריטריון הייחוס הרלוונטי לחברה, נניח סך ההכנסות בחברת ריטייל או סך ההשקעות בחברת נדל"ן, הוא צריך להיות מוגדר כמהותי מאוד; שנית, סך כל התהליכים שהוגדרו כמהותיים מאוד צריך לכסות לפחות 80% מזרמי העסקות בכל סעיף מהותי; ולבסוף, על הדירקטור לוודא שה-isox מבוצע על שלושת התהליכים הראשיים של התאגיד: בקרות ברמת התאגיד, סגירת הדו"חות הכספיים שלו ובקרת סביבת מערכות המידע שהוא מפעיל".



על פי נתונים שאספו בזיו האפט, מספר התהליכים שהחברות הגדירו כמהותיים אינו גבוה. כך למשך, בקרב חברות השקעות ואחזקות וחברות נדל"ן, שיעור החברות שהגדירו שלושה תהליכים או יותר כמהותיים נמוך מ-20%. בקרב חברות התעשייה 53% מהחברות הגדירו שני תהליכים בלבד כמהותיים, ובקרב חברות מסחר ושירותים היה שיעור זה 45%. שיעור החברות שהגדירו תהליך אחד בלבד כמהותי היה 28% בחברות נדל"ן, 26% בחברות השקעות ואחזקות ו-17% בחברות מסחר ושירותים.



זיהוי סיכונים אפשריים



על פי ה-isox, לאחר שנקבע התיחום והוחלט אילו תהליכים יהיו נתונים לפיקוח, צריכה הנהלת החברה ליישם את שלב התיעוד לגבי כל אחד מהתהליכים. "שלב התיעוד כולל זיהוי ותיעוד בכתב של אופן זרימת המידע בתהליכים שנבחרו", מסבירה גוטסדינר. "שלב זה כולל זיהוי סיכונים אפשריים, זיהוי הבקרות שמטרתן למזער את הסיכון להטיות בדיווח, ניתוח האפקטיביות של הבקרות הקיימות והמלצות לשיפור. השאיפה היא להגיע למודל עבודה שיספק ביטחון סביר לגבי מהימנות הדיווח הכספי".



השאלות שצריכות להטריד ביותר את חברי הדירקטוריון נוגעות לבקרות שקבעה הנהלת החברה לכל תהליך. "באחריות הדירקטור לוודא שההנהלה קבעה מספיק בקרות ובמקומות הנכונים. ככלל אצבע, בחברה בינונית אמורות להיות בין 30 ל-50 בקרות בכל תהליך, חצי מהן בקרות מפתח. בקרות מפתח קלאסיות הן למשל הפרדת תפקידים, אישור שני גורמים המפקחים על תשלומים וכיוצא באלה".



שאלה נוספת שחברי הדירקטוריון צריכים להתעכב עליה נוגעת לבקרות הנמצאות באחריותם הישירה. "הדירקטוריון הוא גוף הפיקוח העליון. לכן ישנה חשיבות לתיעוד ולמיסוד אופן הפיקוח שלו על המתרחש בחברה, ובפרט על תהליך הכנת הדו"חות הכספיים", אומרת גוטסדינר.



ולבסוף, בשורה התחתונה, צריך כל דירקטור לחקור ולשאול על הממצאים העולים מניתוח תהליכי הבקרה שקבעה החברה במסגרת ה-isox. "הנהלת החברה צריכה, על סמך בדיקה מדגמית לאורך השנה, להעריך את האפקטיביות של הבקרה הפנימית ולדווח לדירקטוריון ולרואי החשבון על כל ליקוי משמעותי או חולשה מהותית שנמצאו בתכנון הבקרות או ביישומן", אומרת גוטסדינר. "כאשר הנהלת החברה לא מדווחת על חולשה מהותית, משמעות הדבר היא שתהליכי הבקרה כל כך משוכללים שהם שוללים אפשרות סבירה לטעות בדו"חות".



"דירקטוריונים בחברות הציבוריות אמורים היו לדון ולאשר במהלך 2010 תהליך להקמת מערך הבקרה הפנימית על פי ה-isox. בשלב שני הדירקטוריון אמור היה גם לפקח באופן פעיל על יישום העקרונות וביצוע התהליך. בשלב הנוכחי, לקראת הגשת הדו"חות השנתיים, מצופה מהדירקטוריון לדון בתוצאות הליך ההערכה", אומר עו"ד עמית לוי, שותף במשרד עורכי הדין גולדפרב, שהרצה לדירקטורים על הפן המשפטי של החידושים האחרונים בתקנות הממשל התאגידי. "הדירקטוריון צריך לקבוע באופן חד משמעי, וללא הסתייגויות, אם הבקרה הפנימית על הדיווח הכספי ועל הגילוי היא אפקטיבית או לא.



"עד היום, אם נתגלו כשלים בדיווחי החברה, הטיפול (לרוב על ידי רשות ניירות ערך) היה מכוון לתוצאות הישירות של הכשל", מסביר לוי. "כיום, נוסף לבירור הנקודתי, אם יתגלו כשלים וטעויות, למשל בדו"חות הכספיים, הבדיקה עשויה לכלול את מערך הבקרה הפנימית של החברה ואת נאותות הליך הערכת האפקטיביות שלו. זהו כשל מסדר שני שצריך להימנע ממנו, כי כמו שהניסיון מלמד, כמעט כל בודק מוצא תקלות - בפרט כשהוא נהנה מהיתרון של 'חוכמה שבדיעבד'".



מבדיקת דו"חותיהן של 60 חברות ציבוריות שכבר הגישו דו"חות שנתיים ל-2010 עולה כי אף אחת מהן לא דיווחה לציבור על ליקוי מהותי או חולשה מהותית בתהליך הבקרה הפנימי. מנהליהן של חברות ענק כמו הוט, שופרסל ודלתא הצהירו בעצם כי תהליכי הבקרה הפנימית שלהן מונעים אפשרות סבירה להצגה מוטעית בדו"חותיהם הכספיים, והדירקטוריונים של אותן חברות אישרו זאת. במצב העניינים הנוכחי, להצהרה זו יכולות להיות השלכות רחבות יותר מבעבר.



אף אחד לא רוצה להיות זה שיחטוף



"בחודש הקרוב יידרשו דירקטורים בחברות ציבוריות לדון ולאשר את אפקטיביות הבקרות הפנימיות בחברות", כתבו לאחרונה ברשות ני"ע, ואותתו כי הם אינם מתכוונים להרפות מהעניין. "רשות ניירות ערך רואה חשיבות רבה בביצוע נכון של התהליך ומצפה מהדירקטוריון של החברה להיות מעורב באופן פעיל בתהליך יישום התקנות, לפקח באופן אקטיבי, לדון בתוצאות ולאשר את הדו"ח בדבר האפקטיביות של הבקרה הפנימית".



לדירקטורים שהשתתפו בסדנה היתה כמובן ביקורת רבה על התקנות החדשות, המטילות עליהם אחריות רבה מבעבר. אחד המשתתפים בסדנה, יו"ר דירקטוריון של חברה ציבורית בגודל בינוני שכיהן כמנכ"ל החברה במשך 22 שנה, ביקש להביע את דעתו על התקנות: "יש תחושה שברשויות מנסים ללמד אותנו איך לנהל את החברות שלנו", אמר. "רוב הפקידים שקובעים את התקנות הללו לא ניהלו חברות ציבוריות מימיהם.



"משנת 2010 נעשית עבודה עצומה בחברות כדי להעביר את תהליך ה-isox, שגוזל משאבי ניהול ומטיל עלות כספית על החברות. כל זאת, כשברור לכולם שהתוכנית נועדה לכסות את התחת של כולם ולפרנס רואי חשבון ועורכי דין.



"ברור שה-isox יגן על הציבור, אבל צריך להבין שלכל דבר יש מחיר. ה-isox התחיל מהשחיתות שגילו האמריקאים ב-enron, וזה מעלה שאלה עקרונית: האם פרי אחד רקוב אומר שצריך להטביע את העץ כולו באנטיביוטיקה?", הוסיף אותו יו"ר. "לא נכון להטיל על חברי דירקטוריון של החברה כזו אחריות כאשר הם לא עובדים של החברה, לא נהנים מבונוסים שלה ומגיעים לישיבת דירקטוריון פעם בכמה חודשים".



מאיר יעקובסון, המשמש זה עשרות שנים כדירקטור בחברות ציבוריות, ושייעץ לכמה מהחברות הציבוריות הגדולות במשק, אמר שמדובר בנסיבות מאתגרות לשוק ההון: "מצד אחד אנחנו עדים לתהליך של משפטיזציה של הזירה, ומצד שני האכיפה המינהלית נותנת מרחב עצום לשיקול דעת של הרגולטור. צריך להבין, הפרקטיקה תיבנה תוך כדי תנועה. רק שנים של ניסיון ייצרו את הנורמות המקובלות, ובתקופת הביניים יהיו כאלה שיופתעו לגלות שאפשר לפעול נגדם אישית, עד שהשוק ילמד מה לא עושים. הדירקטורים שהפנימו את המשמעות של התקנות נערכים לאכיפה פנימית אפקטיבית. אף אחד לא רוצה להיות זה שיחטוף".



מיכאל אבנימלך, דירקטור ותיק עם ניסיון ביותר מ-30 חברות ציבוריות, השתתף אף הוא בסדנה. לדבריו, התקנות החדשות בתחום הממשל התאגידי הן חיוביות בסך הכל אך לאו דווקא מספיקות. "לא אחזו את השור בקרניו", אומר אבנימלך. "הדבר המרכזי הוא אופן מינוי הדירקטורים החיצוניים. השיטה שלפיה הם ממונים על ידי בעלי השליטה הופכת אותם למסורסים במידה רבה".