המפתח לגישת עובדים לרשת - איזון

"האם פיקוח על הגישה לרשת ולדואר אלקטרוני הוא הדרך הטובה ביותר להבטיח שעובדים לא ינצלו לרעה את משאבי החברה, ולא יגררו אחריות מצידה למעשיהם?" היא שאלה שעולה לעיתים קרובות. התשובה הקצרה היא "לא", מהסיבה הפשוטה שבפעולה מסוג זה, מסתכנת החברה בהפרת החוק, על ידי פגיעה בזכות העובדים לפרטיות.



אז מה בכל זאת יכולה חברה לעשות? ראשית, חיוני ביותר שלכל חברה תהיה מדיניות ברורה בכל הקשור לגישה לדואר אלקטרוני ולאינטרנט. מדיניות זו חייבת להבהיר האם מותר שימוש פרטי במשאבים של החברה, ולהגדיר אילו שימושים נחשבים לקבילים מבחינת החברה. מלבד זאת, יש להציג בצורה מפורטת מה יהיו התוצאות במקרה של הפרת מדיניות החברה. לבסוף, אם כי לא פחות חשוב, החברות צריכות להיות מסוגלות להוכיח כי כל אחד מעובדיהן - אישר כי הוא מודע למדיניות החברה ומבין אותה.



זה אולי נשמע מובן מאליו, אולם זהו התחום בו מרבית הארגונים נופלים בפח - או שאין להם מדיניות גישה לאינטרנט ודואר אלקטרוני, או שהמדיניות מנוסחת באופן רשלני שהופך אותה למעשה לחסרת משמעות. בנוסף לכך, ארגונים רבים עדיין לא מודעים להשלכות המשפטיות של שימוש עובדיהם בדואר אלקטרוני (בין אם לצרכים עסקיים או לצרכים פרטיים!) והצעדים הנדרשים למזעור החשיפה בהקשר זה.







באשר לשימוש בטכנולוגיה כדי לפקח את הגישה לרשת: כן, הטכנולוגיה קיימת, אך ייתכן שהיא לא תמיד הפתרון הטוב ביותר. ראשית, מי שמבין באינטרנט, יכול בדרך כלל לעקוף חסימות של אתרים, שנית, הדבר עלול למנוע מעובדים לבצע את עבודתם - כמו במקרה של בנק השקעות אמריקאי, אשר בלי משים מנע מאנשי המחקר שלו לעקוב אחר ביצועי החברה הגרמנית FAG Kugelfischer. בסוגיית התקנת תוכנות פיקוח, נדרשת זהירות רבה: ראשית, לעולם אבל לעולם אין לעשות זאת בסודיות. שנית, גם אם העובדים מודעים לכך, יש לבקש ייעוץ משפטי באשר להשלכות האפשריות של צעד זה, במיוחד על רקע אווירת חוסר הוודאות הנוכחית.



עם זאת, אין משמעות הדבר בהכרח כי החברות צריכות להגביל יתר על המידה את שימוש העובדים במשאביהן. כמובן שיש לקבוע פרמטרים מוגדרים; שתי דוגמאות לכך הן איסור על גישה לחומרים גסים או גזענים (במטרה למזער את החשיפה המשפטית) או איסור על הורדת קבצי וידיאו בסטרימינג (במטרה למנוע עומס ברשתות החברה). חברות שמעדיפות להתמקד בפריון העבודה של אנשיהן ובעמידה ביעדים, במקום לספור את הדקות שהעובדים מבלים באינטרנט, עשויות לגלות כי רמה כזו של אמון מגבירה את המוטיבציה של העובדים, מה גם ששווה לזכור כי עובד שמזמין מקומות לחופשה, או משלם חשבון, דרך האינטרנט בזמן העבודה חוסך יותר זמן מאשר אם הוא יוצא ממקום העבודה כדי לעשות זאת.