Outsourcing - In

מאת אלון שוורץ
מתברר, שכשאנחנו מדברים מיקור חוץ (Outsourcing) ישנו חוסר הבנה מהותי ביחס למשמעות האמיתית. ההתייחסות בארץ נוטה יותר לקבלנות ברמת כוח אדם, בעוד שהמשמעות האמיתית היא שירותים באחריות כוללת של ספק השירות, או למעשה התייחסות שאינה מתכוונת לתשומות אלא לתפוקות השירותים.



בעשור האחרון חל בעולם גידול מאסיווי בשימוש בשירותי מיקור חוץ, כשהתחום כולו עבר שינוי משמעותי, בעיקר ברמת הבנתו ותפיסתו בקרב הארגונים. ככל שההבנה הניהולית לגבי השימוש במיקור חוץ גברה, כך התרבו גם התחומים בהם הופעלה השיטה, ואתם כמובן, גדלו גם המחזורים הכספיים.



מכלי טקטי-תפעולי לטווח הקצר, הפך תחום מיקור החוץ לגורם אסטרטגי לטווח הארוך, המשמש כשותף של ממש המסייע בקידום הארגון ומהווה נכס אסטרטגי המאפשר הרבה מעבר לחיסכון בעלויות או מיקוד בתחום העיסוק. השימוש באנשי מיקור החוץ כגורם חיצוני, אסטרטגי, מאפשר לקבל חוות דעת אובייקטיווית לבעיות קריטיות בארגון, ומשתלב בפעילות הארגונית כחלק אינטגרלי של שיפור התהליכים העסקיים והתאמתם לצורכי הארגון במהירות וביעילות.



מיקור חוץ היום הוא לא מה שהיה פעם. בסוף שנות השמונים (תחילת השימוש במיקור החוץ), היו המחזורים הכספיים אפסיים, אולם משנת 1990 חל גידול משמעותי. בשנת 1996 כבר דובר על ענף שמגלגל מחזור כספי של כ-100 מיליארד דולר, עד לסכומים מוערכים של 318 מיליארד דולר בשנת 2001 (לפי נתוני Harvard Business Review).



גם לעסקים קטנים ובינוניים
בעוד שארגונים גדולים בעולם וגם בישראל, עושים שימוש מושכל במיקור חוץ (ראו דוגמת ECI שהוציאה את כל פעילות מערכות המידע שלה לגוף חיצוני, במטרה לייעל תהליכים ארגוניים-עסקיים) הארגונים הקטנים והבינוניים טרם הפנימו את חיוניותם לעסק ואינם עושים שימוש בשירותים אלה באופן משמעותי.



הסיבה היא ככל הנראה חשש מפני "איבוד שליטה", והיצע מצומצם של שירותים וגמישות שספק השירות מסוגל להציע. חשוב להבין כי במיוחד לעסקים בינוניים, השימוש במיקור חוץ מאפשר צמיחה מהירה ללא השקעות כבדות בתחומים שאינם מהווים חלק מהליבה העסקית שלהם.



מיקור חוץ הוא כבר לא עסק לגדולים בלבד. לקטנים הוא מאפשר בעיקר שליטה, בקרה וניצול של המשאבים להם הוא נזקק בדיוק. הארגון לא חייב עובד במשרה מלאה, אך הוא כן נזקק לתמיכה במערכות המידע. לארגון כזה ניתן להתאים מסגרת שירות הכוללת תמיכה בהיקף אותו הוא צריך.



לארגונים בינוניים מאפשר מיקור החוץ צמיחה מהירה, תוך חלוקת התקציב לאורך זמן, בצורה מבוקרת ומסודרת ללא צורך בהשקעות מאסיוויות במערכות מידע, תשתיות ואפילו בחומרה. ניתן להשוות זאת לליסינג לרכבים - הוצאה חודשית קבועה המכסה את כל הצרכים.



לדוגמה, ארגון שצריך לפתח מערכת אינטרנט עסקית בעלות של 100 אלף דולר, יתקשה בימים אלה לגייס את הסכום כולו, ולמעשה, אין לו צורך בכך. שיטת מיקור החוץ מעניקה לו בראש ובראשונה פריסה של העלויות למשך זמן ארוך, בו ההשקעה כבר מחזירה את עצמה.



שבשיטה זו מגולמים גם יתרונות נוספים משמעותיים, בהם אולי המשמעותי מכולם: חסכון ב"כאבי ראש" - גוף מתמחה מטפל בכל הפרוייקט, הביטחון שכל הצרכים מטופלים לתקופה ארוכה (לרוב מדובר על טווח של בין שנה לחמש שנים) ופתרון מלא - חומרה, תקשורת, תשתיות, פיתוח, תחזוקה ואחריות למשך כל התקופה.



ההיבטים הפיננסיים
אחד מהגורמים הקריטיים במעבר למיקור חוץ הוא הגורם הכספי שאינו מושפע רק מעלות השירות, אלא מורכב משלושה גורמי השפעה:



עלויות



הפחתת עלויות תפעוליות תוך ניצול נכון של המשאבים הנדרשים בלבד ולא של המשאבים הקיימים בארגון (תשלום עבור תפוקות לעומת תשומות).



שינויים מבניים בארגון - הוצאת הפעילויות הממוחשבות לחברה חיצונית מאפשרת ניהול נכון יותר של המבנה הארגוני ואף מאפשרת שינויים מבניים.



פתרון בעיות תפעוליות - שימוש בידע חיצוני, מאפשר קבלת פתרונות מתקדמים לבעיות תפעוליות יומיומיות בארגון, בעיות שאין זמן ו/או ידע לטפל בהם במסגרת השוטפת של הארגון.



נכסים



שימוש בנכסים כמקור הכנסה - בעסקות מול ארגונים גדולים, פעילות מערכות המידע של הארגון נמכרת למעשה לגורם המספק את השירותים (כולל קליטת עובדי הארגון אצל ספק שירותי מיקור החוץ), עובדה שיכולה להכניס סכומים משמעותיים מאוד לארגון כמו בדוגמה הבאה:



כשחברת McDonnell Douglas הוציאה ב-1993 את פעילות מערכות המידע שלה למיקור חוץ, היא מכרה כמה מנכסיה בתחום לספק השירות ומימשה כתוצאה מכך נכסים כספיים שהתבטאו ב"עירוי" כספים מיידי לחברה. עבור McDonnell Douglas, הכסף לא יכול היה להגיע בזמן טוב יותר - היא המירה נכסים למזומנים שנוצלו במקומות אחרים בארגון.



יתרונות כאלה קיימים רק כאשר ישנם נכסים רבים בתמונה. צריך לזכור כי כנכסים ניתן להתייחס לחומרה, תוכנות וגם לנכסים רוחניים (Intellectual Property), ולכוח אדם.



פיזור סיכונים - הסיכונים משותפים למעשה בין הארגון לבין ספק השירותים.



הכנסות



שיפור מיקוד עסקי - העובדה כי אין התעסקות בנושאי מערכות המידע, מאפשרת לארגון למקד את הפעילויות שלו ולהמשיך לפתח אותם בצורה חזקה.



שימוש במומחיות ומשאבים חיצוניים לצורך צמיחה והגדלת הפעילות העסקית - השימוש בידע ובכלים של גופים מקצועיים מאפשר לארגון לשפר ולעשות שימוש בידע חיצוני על מנת לקדם את עסקיו. תחום זה מתאים במיוחד במקרים של חברות בינוניות, שאינן נחשפות ביום-יום לטכנולוגיות חדשות ולאפשרויות שהן מציעות.



יישום נכון של השיטה
יתרונות השירות ברורים, השאלה היא איך עושים זאת בצורה מושכלת שתביא לתוצאות חיוביות:



מעורבות הנהלה ? יש חשיבות מכרעת במעורבות ההנהלה בחברה המעוניינת להוציא פעילויות למיקור חוץ.



בחירה בספק המתאים לארגון בהתאם לניסיון שלו, התאמתו לגודל הארגון וההתמחות שלו (ברמה הטכנולוגית) בתחומי הפעילות הנדרשים.



תכנון קפדני - בחינת תהליכים ארגוניים והפרדת הליבה העסקית משירותים נלווים.



ניתוח כלכלי שיכריע אוד